Проверка наличия и состояния документов

7.1. Проверка наличия и состояния документов проводится в целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих профилактической обработке.

7.2. Проверка проводится:

- не реже, чем один раз в 5 лет;

- после перемещения дел в другое помещение;

- после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилище посторонних лиц;

- при упразднении судебного участка.

При смене мирового судьи, работников его аппарата, ответственных за судебное делопроизводство и архив, результаты соответствующей проверки отражаются в акте приема-передачи дел.

Проверки и прием-передача документов проводятся комиссией, назначаемой мировым судьей или (при смене мировых судей) председателем Комитета.

7.3. В ходе проверки осуществляется:

- установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;

- выявление и устранение недостатков в учете документов;

- выявление отсутствующих документов и организация их розыска;

- выявление неучтенных документов и их учет;

- выявление и учет документов, требующих профилактической и технической обработки (просушки, машинного копирования и т.п.).

7.4. При проверке необходимо:

- сохранять порядок расположения на стеллажах и первичных средствах хранения;

- подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела;

- изымать дела, не внесенные в опись;

- изымать и изолировать дела, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями.

7.5. Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается. Неучтенные дела помещаются вслед за учтенными делами для последующей обработки и описания.

7.6. Проверка наличия и состояния дел проводится путем сверки описательных статей описей с описанием дел на обложках, актами об обнаружении документов (в том числе неучтенных), актами о технических ошибках в учетных документах, актами о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, книгой учета выдачи документов из архива во временное пользование, актами о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, актами о неисправимых повреждениях документов, а при необходимости – с материалами соответствующих нарядов. Дела, выданные во временное пользование, считаются имеющимися в наличии.

Физическое состояние дел определяется путем их визуального осмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки.

7.7. Делать какие-либо пометки или записи в ходе проверки в описях дел и других учетных документов запрещается. По разрешению мирового судьи для проведения проверки могут использоваться дополнительные экземпляры архивных описей (хранящихся в отдельной папке), в которых возможно производство записей карандашом без излишнего надавливания им на бумагу.

7.8. По окончании проверки наличия и состояния документов по каждой описи в конце описи после заверительной надписи делается запись «проверено», проставляется дата проверки; запись подписывается проводившими проверку сотрудниками с указанием их должностей.

7.9. Если проверкой обнаружена недостача дел и документов, то организуется их розыск. В этих целях рекомендуется дополнительное изучение учетных документов, в том числе по переписке, проверка рабочих мест в суде, опрос сотрудников суда и т.д.

Найденные в итоге розыска дела подкладываются на места, о чем делаются заверенные подписью судьи отметки в документах, в которых учтена недостача. После рассмотрения результатов розыска не обнаруженные документы снимаются с учета.

7.10. Указанные выше акты хранятся в соответствующем наряде согласно номенклатуре дел судебного участка. При приеме-передаче архива (хранилища) необходимо проверить наличие не только архивных документов, но документации по их учету, штампов (при их наличии), оборудования хранилища и т.п.

7.11. Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме архивного фонда, включаются в дело архивного фонда и в соответствующий наряд только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива судебного участка. Акты нумеруются по видам актов в валовом порядке (номер акта состоит, через дробь, из его порядкового номера, номера фонда или наряда и года составления), помещаются в дело архивного фонда или соответствующий наряд в хронологической последовательности их поступления. Дело архивного фонда и соответствующего наряда оформляются как дела постоянного хранения.

7.12. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого архива (хранилища) и представления соответствующих сведений председателю комитета.

 

Заключительные положения

8.1. Не урегулированные настоящей Инструкцией вопросы архивного дела мировым судьёй разрешаются самостоятельно в соответствии с действующим законодательством.