2020-08-05
89
Опись дел, документов – это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, /единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета. Каждая опись дел состоит из следующих элементов:
-описательных статьей;
-итоговая записи;
-листа - заверителя;
-справочного аппарата к описи;
| Состав элементов описи | Содержание элементов описи |
| 1 Описательная статья | Порядковый номер единицы хранения; делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер; заголовок единицы хранения, крайние даты документов, количество листов в единице хранения |
| 2 Итоговая запись | Учетный элемент описи, в котором указывается количество находящихся на хранение единиц хранения. Не всегда совпадает с количеством включенных в опись единиц хранения. |
| 3 Лист - заверитель | Учетный элемент описи для учета количества листов в описи. |
| 4 Справочный аппарат к описи | Титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, указатели. |
Описательная статья описи дел.
Описательная статья описи на уровне единицы хранения включает:
1)порядковый номер единицы хранении;
2)старый инвентарный номер;
3)заголовок единицы хранения;
4)Справочные данные об единице хранения;
5)указание на подлинность/копийность,
6)вид носителя (или способ воспроизведения),
7)язык внешние особенности, условия доступа и использования архивных документов.
Из перечисленных в Правилах 2007 г. Элементов описательной статьи описи дел, элементы 1 – 5 употребляются при описании управленческой документации и документы личного происхождения, остальные элементы применяются при описании документов на спецносителях.
Описательная статья описи
| № п/п | Индекс дела/ Делопроизводственные Индексы или номера по старой описи | Заголовок дела | Крайние даты | Кол – во листов | Примеча-ние |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
В структурированных организациях, в каждом структурном подразделении описи дел должны составляться каждым структурным подразделением. Эти описи дел служат основой для подготовки свободной описи дел организации. Описательная статья описи структурного подразделения включает в себя те же элементы, что и свободная опись дел организации.
Заголовок дела
Заголовок единицы хранения управленческой документации, еденицы хранения архивных документов личного происхождения включает:
1)наименование вида архивных документов;
2)автора(ов) архивных документов;
3)адресата(ов) или корреспондента(ов), которым направлены или от которых получены документы;
4)вопрос или предмет, названия события, факта, местности, фамилии инициалов лица, к которым относятся содержание указанных документов;
5)даты событий.
Зоголовки дел, включенные в описи, нумеруются в валовом порядке в графе № 1 «№ п/п». каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела описи.
В графе № 2 «Индекс дела/Делопроизводственные индексы или номера по старой описи» в обязательном порядке указываются делопроизводственные индексы дел по индивидуальной номенклатуре организации или при описании/переработке описей дел в архивах делопроизводственные индексы или номера дел по старой, переработанной описи.
В главе № 3 «Заголовок дела» указывается заголовок в точном соответствии с тем, как он вынесен на обложку дела. Исключения составляют однородные заголовки дел. В этом случае в описи полностью указываются заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же» (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью). Составлению конкретных заголовков дел посвящена глава III «Составление заголовков единиц хранения» настоящих рекомендаций.
Графа № 4 служит для внесения в ней крайних дат документов. Подробно о датировке дел излагается в главе IV «Датировка единиц хранения управленческих документов и по личному составу» настоящих рекомендаций.
В графе № 5 «Количество листов» указывается общее число листов в деле в соответствии с числом листов, указанных в листе-заверителе и на обложке дела.
Заголовок и аннотация фотодокумента в описях
Заголовок фотодокумента включает описание изображения или название фотоальбома, фамилию и инициалы автора, место и дату съемки. Заголовок фотодокумента располагается в нескольких графах
Заголовок фотодокумента
(в описи фотодокумента)
| Аннотация фотодокумент | Автор съемки | Дата съемки | Место съемки |
| 2 | 3 | 4 | 5 |
Аннотация фотодокумента включает краткие сведения о предмете, событии, факте, лице(ах), изображенных на документе. Перечисление изображенных на фотодокументе лиц проводится в последовательности их размещения слева направо, сверху вниз. При необходимости выделения одного лица из всей группы или при наличии сведений только о нескольких лицах их расположение на документе указывается: «второй слева…» или «в центре группы…». Подробно о правилах составления аннотация на фотодокументы».
Заголовок фотоальбома включает собственно заголовок или название фотоальбома, фамилию автора(ов), крайние даты фотоотпечатков и место съемки.
Заголовок фотоальбома
(в описи фотоальбомов)
| Заголовок (название) альбома | Автор съемки | Крайние даты фотоотпечатков | Место съемки |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
