Формы описей дел и документов

    Для описания управленческой документации в соответствии с Правилами 2007 г. Употребляются 3 формы описей.

1. Форма описи дел постоянного, составленной в архиве (Приложение № 1) Она приведена в приложение № «Правил 2007г.» Разновидность этой формы описи для описания в архиве дел по личному составу, отличающаяся дополнительной графой № 5 «Срок хранения (тома, части)» приведена в Приложение № 2. Эту форму описи следует использовать при усовершенствовании и переработке описей в архивах. Официальное название организации, сведения о номерах фонда и описи, категории дел (постоянного хранения или по личному составу), годе(ах), за который включены дела в опись, указывается на титульном листе к описи.

   2. Форма годового раздела описи дел постоянного хранения организации. Она находится в приложение № …. «Правил 2007 г.» и № 1 «Основных правил работы архивов организаций» (М.,2002) (Приложение №3 ).

   3. Форма раздела описи дел по личному составу, составленная в организации, приведена в приложениях № … «Правил 2007 г.» и приложении № 3 «Основных правил работы архивов организации» (М.,2002) (Приложение №4 ).

   Описи дел постоянного хранения и по личному составу должны составляться строго по установленным формам, отступление от которых недопустимо. Все реквизиты описи следует располагать на определенных для них местах.

   При описании документов постоянного хранения и по личному составу, поступивших в архивы неописанными, а также при усовершенствовании и переработке описей, используется формы описи, в которой название фонда, его номер, номер описи и крайние даты документов указываются на титульном листе. На первом листе раздела описи в верхнем правом углу помещается гриф утверждения эскпертно - проверочной методической комиссии Агентства по делам архивов. Описи подписывается составителем и указывается дата составления. Эта форма не предусматривает согласования с экспертной комиссией администрации и утверждения управляющим делами (руководителем аппарата) администрации.

   В заголовке описей постоянного хранения и по личному составу, составляемых в организациях, официальное название организации указывается в верхнем левом углу, под ним располагаются сведения о номерах фонда и описи, категории дел (постоянного хранения или по личному составу), годе, за который включены дела в опись. Все разделы в свободной описи должны составляться без нарушения хронологии. Если предыдущий годовой раздел описи составлен на 2005 год, то следующий составляется на 2005 год, то следующий составляется на 2006 год и т.д.

   В соответствии с пунктом 3.7.9. «Основных правил работы архивов организации» (М., 2002) заголовок дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела.

   В «Правилах 2007 г.» в приложениях №…. И …. Приведены соответственно формы описей фотодокументов и фотоальбомов, предусматривающие их составление в организациях. Но описи фотодокументов составляются, как правило, в муниципальных архивах. Поэтому в данных рекомендациях приведены адаптированные формы описей фотодокументов и фотоальбомов (Приложения № 5 и № 6). В них опущены грифы утверждения руководителем организации и согласования с экспертной комиссией, подпись заведующего архивом организации.

   В форме описи фотодокументов понятие «кадров панорамной съемки» означает наличие фотодокументов, изображающих один и тот же предмет, событие, факт, лицо (а) на документе с разных точек.