2020-08-05
123
ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ № 8
Имени дважды Героя Советского Союза И.Ф. Павлова
(ГАОУ СПО ПК № 8 им. И.Ф. Павлова)
«К защите допущен (а)» УТВЕРЖДЕНО
____________________ Предметно-цикловой комиссией
ПЦК ДОУ
Заместитель директора __________ О.И. Огородникова
«___» _________ 2014 г. «___» ________ 2014 г.
КУРСОВАЯ РАБОТА
Дисциплина: ____ Организация и нормативно-правове основы архивного дела_________________________________________________________________________________
Тема ______ Современные основы работы архива__________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
СПЕЦИАЛЬНОСТЬ: 034702 «Документационное обеспечение управления и архивоведение» _______________________________________________________________________
ГРУППА: 34 ДОУ
ИСПОЛНИТЕЛЬ: Михальченко Надежда Сергеевна
СОГЛАСОВАНО
Руководитель курсового проекта:
_____________ О.И. Огородникова
«___» __________ 2014 г.
| Архив: | Организация или ее структурное подразделение, осуществляющее приме и хранение архивных документов с целью использования. |
| Архивохранилище: | Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов. |
| Профиль архива: | Установленный для архива состав для документов, подлежащих хранению. |
| Архивный документ: | Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника. |
| Архивный фонд: | Совокупность архивных документов, исторических или логически связанных между собой документов. |
| Государственная часть Архивного фонда Российской Федерации: | Совокупность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации. |
| Негосударственная часть Архивного фонда Российской Федерации: | Архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной или муниципальной собственностью. |
| Объединенный архивный фонд: | Архивные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью негосударственных юридических лиц, собственностью физических лиц и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании соглашения (договора) с собственником после экспертиза их ценности. |
| Архивный фонд личного происхождения: | Архивный фонд, сформированный из документов двух или более фондообразователей, имеющих между собой исторически обусловленные связи. |
| Архивная коллекция: | Архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в жизни и деятельности физического лица, семьи, рода. |
| Комплектование архива: | Совокупность документов, образовавшаяся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам. |
| Источник комплектования: | Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. |
СОДЕРЖАНИЕ
| Стр. | ||
| Глоссарий | 3 | |
| Введение | 4 | |
| Раздел 1. 1.1. 1.2. 1.3. | Подготовка к передаче дел архива организаций в государственный архив Требования к оформлению дел, принимаемых в архив Составление и оформление описей дел Порядок передачи документов архива на постоянное хранение Вывод по первой главе | 8 9 14 23 26 |
| Раздел 2. | Информационные характеристики документов и дел | 29 |
| 2.1. 2.2. | Описи на документы по личному составу Справочный аппарат к описи | 36 37 |
| 2.3. | Составление сопроводительной документации | 40 |
| Заключение | 42 | |
| Раздел 3. Список используемой литературы Раздел 4. Приложение | 43 45-47 | |
ВВЕДЕНИЕ
Архивный документ. Вспомним, что подразумевают под словом документ. Документ - это результат закрепления информации о предметах объективной действительности и о мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, фотографии или другим способом на любых носителях.
Это определение взято из Словаря современной архивной терминологии социалистических стран (1982).
Есть и другие трактовки понятия документ, например в ГОСТ 16487 - 83: [1]«Документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве». Особенность данной трактовки понятия в том, что в данном случае под документом понимается материальный объект, специально созданный для передачи информации.
Так, например, белая стена не является документом. Но как только на ней появляется надпись «Здесь был Вася» - это уже документ, призванный пронести имя Васи сквозь века. Историкам известно немало случаев, когда настенные или даже наскальные надписи становились ценным источником по истории культуры народов.
Последняя трактовка понятия документ звучит следующим образом: «Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» (ГОСТ Р51141-98[2]).
Архивный документ - это ценный материальный носитель информации, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества или собственника. Весь вопрос в том, для кого он представляет ценность: если для общества в целом как памятник истории, культуры, научной мысли, то он хранится в историческом архиве, если же только для человека, то он хранится в личном, семейном архиве.
Архив. Слово архив (от греч. archeion и лат. archivum) означает присутственное место. Под архивом понимается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей. В архивоведческой литературе термин архив употребляется в разных значениях. Слова архив и архивариус проникли в русский ЯЗЫК вместе с другими иностранными понятиями и обычаями в эпоху Петра I. Во всяком случае они употребляются в российском законодательстве с первой четверти XVIП в., например в Генеральном регламенте 1720 г.: «Книги, документы, дела, учиненные регистратуры, когда оные три года в канцелярии и в конторе лежали, потом в архив с распискою архивариусу отдаются».
В XVIП в. слово архив (ж. р. - архива) означал как собрание документов лица, рода, так и структурное подразделение учреждения, занимающееся хранением документов. В первой половине XVПI в. архивами стали называться и специальные учреждения, хранящие «старые дела».
В XIX в. термин архив стал употребляться для обозначения изданий исторических документов: «Архив князя Воронцова» (М., 1870-1895. Т.I-40); «Архив графов Мордвиновых (СПб, 1901-1903. Т. 1-10); «Русский архив»[3].
Кроме того, согласно словарю Даля, под архивом понимали здание, помещение, где хранятся документы, т. е. архивохранилище.
В современной архивной терминологии социалистических стран (М.,: вып. 1-2, 1982, 1988) была сделана попытка покончить с многозначностью термина архив. Архивом предлагалось считать только учреждение или структурное подразделение, осуществляющее хранение документов в целях их оптимального использования. Поэтому ГОСТ 16487 - 83 [4]запрещал употреблять термин личный архив. ПОНЯТИЕ архив было тесно связано с государственным хранением. Однако ныне исторически сложившаяся двузначность термина архив снова закреплена в законе.
Таким образом, в современной трактовке архив - это не только многоэтажные хранилища с десятками сотрудников и километрами стеллажей. Архивом можно назвать скромную пока кучку конспектов, хранящуюся в вашем письменном столе. Архивы, в зависимости от их функций и подчиненности, можно разделить на две группы: государственные и ведомственные. Государственные архивы - учреждения, которые осуществляют собирание, хранение и организацию архивных документов в целях их всестороннего использования. Государственные архивы хранят постоянно (т. е. вечно) наиболее ценные архивные документы. Главная задача государственных архивов - служение исторической науке. Поэтому государственные архивы иногда называют историческими.
Ведомственные архивы - структурные подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организyющиe их использование для информационного обеспечения их работы. Наиболее ценная часть документов архива по истечении срока хранения в ведомстве передается на постоянное хранение в государственный архив.
Все архивные документы страны образуют Архивный фонд Российской Федерации.
Архивный фонд Российской Федерации
Архивный фонд Российской Федерации - совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации. В состав Архивного фонда РФ включены все документы, представляющие ценность для общества независимо от формы собственности. Напомним, что в состав ГАФ СССР входили документы, находящиеся только в государственной собственности. Все ценные документы по Положению о ГАФ СССР, изданному в 1980 г., могли быть национализированы. Работа по распределению документов между архивами и упорядочению документальных комплексов внутри каждого архива называется организацией документов Архивного фонда РФ. При организации архивных фондов и архивных документов учитывается принадлежность документов к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации, а также другие факторы. От рациональной организации документов Архивного фонда Российской Федерации зависит успех поиска документов.
В архивоведческой литературе синонимами термина «организацию» являются термины «классификация» и «систематизация» документов и дел.
Подготовка к передаче дел архива организаций в государственный архив
Этапом, предшествующим передаче дел в государственный архив является создание и пополнение архива организации, и в этой связи необходимо знать правила комплектования архива, хранения документов, номенклатуры дел, правил оформления документов перед передачей в архив.
Комплектование архива организации - это систематическое пополнение архива документами структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива.
Комплектование архива включает:
· определение источников комплектования архива;
· определение состава документов, подлежащих приему в архив;
· организация передачи документов в архив.
Основными источниками комплектования архива организации являются:
· структурные подразделения организации;
· подведомственные организации;
· физические лица.
Архив организации в соответствии с положением о нем комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу.
Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат.
Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.
Документы личного происхождения в архив организации передаются на временное хранение по заявлению их владельца (собственника) с последующей передачей в государственный архив на постоянное хранение.
