За что отвечает служба кадров

Документационное обеспечение управления персоналом

1. Понятие и определение процесса документационного обеспечения управления персоналом организации.
2. Место кадровой службы в структуре управления организацией.
3. Роль и задачи кадровой службы, регламентация ее деятельности.
4. Подразделения кадровой службы, их типовые задачи и функции.
5. Виды, назначение и состав кадровой документации.
6. Документы, регламентирующие деятельность кадровой службы и процессы управления персоналом.
7. Документы, создаваемые при документировании функций, выполняемых кадровой службы.

8. Правила внутреннего трудового распорядка: понятие, основы для разработки, содержание
9. Документы по защите персональных данных работника: основы для разработки, содержание
10. Коллективный договор: понятие, основы для разработки, содержание
11. Должностная инструкция: основы для разработки, содержание
12. Положение о структурном подразделении: основы для разработки, содержание
13. Штатное расписание: порядок разработки, содержание
14. Трудовой договор: обязательные и дополнительные условия трудового договора, срок действия трудового договора.
15. Особенности заключения трудовых договоров с отдельными категориями работников.

16. Создание приказов по личному составу, виды приказов и требования к их оформлению.
17. Порядок оформления документов при приеме на работу
18. Порядок оформления документов при переводе работника на другую работу, виды переводов.
19. Порядок оформления документов при командировании работников
20. Порядок оформления поощрения работников
21. Порядок оформления дисциплинарного взыскания. Виды дисциплинарных взысканий
22. Порядок предоставления отпусков, предусмотренных трудовым законодательством Российской Федерации, виды отпусков. Понятие графика отпусков
23. Порядок оформления документов при прекращении трудового договора: основания прекращения трудовых договоров, особенности оформления документов.
24. Трудовые книжки: порядок и особенности заполнения.

 

Ответы

1) Понятие и определение процесса документационного обеспечения управления персоналом организации.

Документационное обеспечение управления является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения состоит из: получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения. Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления.

Документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Термин "документационное обеспечение управления" вошел в научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий. Однако, новый термин менее удобен в употреблении, так как он является словосочетанием из трех слов. Скорее всего, из-за сложности его употребления не произошла замена терминов ("делопроизводства" на "документационное обеспечение управления"), которые употребляются сегодня как синонимы.

Тем не менее между данными терминами все-таки существуют некоторые различия.

Термин "документационное обеспечение управления" подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.

 

 

 

2) Место кадровой службы в структуре управления организацией.

Кадровая политика охватывает широчайший круг вопросов жизнедеятельности предприятия – это и система оплаты труда, и система материального поощрения, привлечения и продвижения по службе, и оценка эффективности, и оценка трудовой мотивации.

Кадровая служба предприятия – это совокупность специализированных структурных подразделений в сфере управления предприятием вместе с занятыми в них должностными лицами (руководители, специалисты, исполнители), призванными управлять персоналом в рамках избранной кадровой политики.

Главное назначение кадровой службы состоит в том, чтобы не только руководствоваться в осуществлении кадровой политики интересами предприятия, но и действовать с учетом трудового законодательства, реализации социальных программ, принятых как на федеральном, так и на территориальном уровне. Функции, структура и задачи кадровой службы тесно связаны с характером развития экономики, пониманием руководством предприятия (организации) роли персонала в выполнении целей и задач, стоящих перед производством (организацией).

Назначение кадровой службы не только в осуществлении и стратегии развития кадров, но и использования трудового законодательства, реализация социальных программ, как федерального, так и не федерального уровня. Таким образом, кадровая служба является основным структурным подразделением компании по управлению кадрами, на которую возложены функции по приему и увольнению работников, а также по организации их обучения, повышения квалификации и переподготовки. При определении круга задач по управлению персоналом условно выделяются основные и дополнительные задачи. В числе её основных задач можно выделить такие как: социально-психологическая диагностика; анализ и регулирование групповых и межличностных взаимоотношений, отношения руководителя и подчиненных; управление производственными и социальными конфликтами и стрессами; информационное обеспечение кадрового управления; управление занятостью; оценка и подбор кандидатов на вакантные должности; анализ кадрового потенциала и потребности в персонале; маркетинг кадров; планирование и контроль деловой карьеры; профессиональная и социально-психологическая адаптация работников; управление трудовой мотивации; регулирование правовых вопросов трудовых отношений; соблюдение требований психофизиологии, эргономики и эстетики труда. К дополнительным следует отнести задачи, которые могут выполняться совместно с основными, но, как правило, управленческое распорядительство по ним осуществляют внешние (по отношению к службе персонала) подразделения. К такого рода задачам относятся: охрана труда и техники безопасности; расчет и выплата заработной платы; оказание различного рода услуг (например, организация информационной связи, услуги в области социальной инфраструктуры).

Кадровая служба в современных условиях должна быть организатором и координатором всей работы с кадрами на предприятии. Она призвана выполнять функцию контроля за реализацией кадровой политики в структурных подразделениях, осуществлять надзор за оплатой труда, медицинским обслуживанием работников, социально-психологическим климатом в коллективе, социальной защитой работников.

 

3. Роль и задачи кадровой службы, регламентация ее деятельности.

Кадровая служба (также HR, произносится эйч-ар, от англ. Human Resources — человеческие ресурсы) предприятия — совокупность специализированных подразделений в структуре предприятия (с занятыми в них должностными лицами — руководителями, специалистами, техническим персоналом), призванных управлять персоналом предприятия в рамках избранной кадровой политики.

Задачи кадровой службы 1. Планирование и учет кадров. Одна из основных задач кадровых служб — разработка плана потребности организации в кадрах. Ниже мы более детально остановимся на проблемах кадрового планирования. В число задач кадровых служб входят также учет поступивших на работу, вплоть до выбытия, учет служебных перемещений, отпусков, болезней, результаты аттестаций и т. д. 2. Поиск кадров. При расширении кадрового состава организации кадровые службы осуществляют поиск специалистов для замещения вакантных рабочих мест. Чтобы поиск был эффективным, необходимо хорошее знание рынка труда. Своевременному и эффективному решению проблемы поиска кадров служит создание резерва по наиболее "критичным" должностям и рабочим местам. 3. Отбор кадров. Чтобы вакантные места на предприятии заняли работники, действительно соответствующие предъявляемым предприятием требованиям, необходима специальная работа по отбору кадров: проведение собеседований, тестирования, оценка кадров по профессиональным и личностным качествам. Если имеется несколько претендентов на одно рабочее место, необходимо произвести среди них отбор наиболее подходящих. В ряде случаев проблема может быть решена за счет подбора кандидата на занятие вакантной должности из заранее сформированного кадрового резерва. 4. Определение зарплаты и льгот. Производительная работа персонала на предприятии во многом зависит от проводимой руководством предприятия политики мотивации и стимулирования работников. Большое значение имеет при этом формирование структуры заработной платы, позволяющей учитывать реальный вклад работника в производственный процесс, в обеспечение эффективного функционирования предприятия. Специально устанавливаемые денежные премии и льготы за хорошее качество работы способствуют ориентации работников на достижение целей, стоящих перед предприятием. 5. Профессиональная адаптация. Среди задач, стоящих перед кадровой службой предприятия, не последнее место занимает способствование созданию благоприятной рабочей обстановки, удобного рабочего места, доброжелательного психологического климата в коллективе. Успешная адаптация (а значит, в будущем и высокая производительность труда) вновь принятых работников к новым условиям работы и коллективу во многом зависит от качества работы на этом важном направлении кадровой службы предприятия. 6. Обучение и продвижение персонала. В связи с ужесточением конкуренции, повышением требований, предъявляемых к качеству продукции и услуг, с увеличением сложности характера работы, усложнением технологий производства продукции или оказываемых услуг повышаются и требования к уровню профессиональной подготовки работников. Поэтому на каждом предприятии, стремящемся производить конкурентоспособную продукцию или услуги, постоянное внимание должно уделяться повышению квалификации работников, их подготовке и переподготовке, обучению новых специалистов. Кадровыми службами готовятся также рекомендации по изменению служебного положения работников. 7. Аттестация кадров. Аттестация является основным инструментом оценки профессионального уровня специалиста, его соответствия требованиям, предъявляемым руководством предприятия. Для проведения аттестации необходима разработка или использование специальных методик. В состав таких методик должна входить разработка критериев, шкал для оценки соответствия работника рабочему месту, результативности его работы, определения уровня квалификации. Результатом проведения аттестации должен стать анализ оценки работников, обобщение итогов и подготовка рекомендаций о целесообразности кадровых изменений в соответствии с кадровой политикой предприятия. 8. Перестановка кадров по результатам аттестации. Подготовленные по результатам аттестации работников. предприятия рекомендации, как правило, содержат предложения о повышении, понижении, переводе, об увольнении работников. Они могут также содержать предложения о дополнительном стимулировании работников, о целесообразности их профессиональной переподготовки и т. д. На основе представленных аттестационной комиссией предложений кадровая служба предприятия готовит структуру перемещения работников внутри предприятия, а также готовит предложения руководству о целесообразности увольнения сотрудников, не соответствующих предъявляемым к ним требованиям. 9. Подготовка руководящих кадров. Одной из наиболее важных задач, стоящих перед кадровой службой предприятия, является проведение работ по обеспечению эффективности труда руководящего состава за счет укрепления его профессиональными управленческими кадрами. Естественно, что решения по укреплению руководящего состава управленческими кадрами принимаются руководством предприятия, однако подготовка своевременных предложений осуществляется кадровой службой и службой безопасности предприятия. Чтобы эта задача решалась своевременно и эффективно, на предприятии должна существовать система подготовки резерва управленческих кадров, в том числе из контингента молодых специалистов, что в значительной степени обеспечивает преемственность в системе управления предприятием. 10. Социальная защита персонала. Предметом постоянного внимания руководства предприятия должны быть социальные условия, созданные для его работников, поскольку производительность труда и их отношение к труду во многом определяются именно социальными условиями. Кадровая служба предприятия должна отслеживать условия труда и быта работников и членов их семей, иметь четкое представление о среднем уровне социальных условий, о социальных условиях, созданных для работников предприятиями-конкурентами. Кадровая служба должна готовить рекомендации по улучшению условий труда и быта работников, по развитию социальной инфраструктуры. Кадровая служба по мере возможности должна способствовать обеспечению работников и членов их семей нормальными условиями проживания, решению проблем, связанных со здоровьем, отдыхом, питанием. 11. Юридические и дисциплинарные аспекты. В обязанности кадровой службы предприятия входят разработка форм и заключение трудовых договоров, контрактов с вновь принимаемыми работниками или перевод всех работников предприятия на новые договорные условия, если решение об этом принимает руководство предприятия

По мере ослабления централизованной системы управления экономикой и развитием рыночных отношений перед предприятиями начали вставать принципиально новые задачи, связанные с управлением человеческими ресурсами. А именно: - задачи определения текущей и перспективной потребности в персонале; - изучение и анализ рынка труда; - вопросы стимулирования труда и кадровой политики, выражающиеся в процессе и форме найма; - разработка индивидуальных планов карьеры. Решение этих задач требует совершенно иных навыков, чем те, которые были достаточны для ведения документации и составления отчетов. Для эффективного управления персоналом и обеспечения нормальных условий его работы необходимо уметь делать социально-психологическую диагностику, анализ и регулирование групповых и личных взаимоотношений, отношений руководителя и подчиненных, управлять производственными и социальными конфликтами и стрессами, планировать потребности в персонале и их деловой карьеры, управлять трудовой мотивацией.

 

4) Подразделения кадровой службы, их типовые задачи и функции.

кадровая служба - обобщенное понятие, применяемое для обозначения структурного подразделения, которое отвечает за оформление трудовых отношений, учет кадров, создание и хранение документации по личному составу, а нередко и осуществляет функции в области управления персоналом. В некоторых современных компаниях такого структурного подразделения нет, а всю необходимую работу выполняет один или несколько сотрудников. В штате небольших организаций может вообще не быть специалиста этого профиля.

Как же следует организовать кадровую работу в организации? Официальных рекомендаций и типовых решений здесь нет. Каждый работодатель выбирает наиболее подходящий для него вариант. Посмотрим, какие факторы могут повлиять на этот выбор.

ЗА ЧТО ОТВЕЧАЕТ СЛУЖБА КАДРОВ?

В идеальном варианте перед кадровой службой стоят следующие глобальные задачи:

1. Осуществлять эффективный подбор и расстановку персонала.

2. Сформировать трудовой коллектив и поддерживать его стабильную работу.

3. Организовать систему кадрового делопроизводства и кадрового учета.

4. Обеспечить грамотное ведение кадровой документации и хранение документов по личному составу, содержащих персональные данные.

5. Эффективно взаимодействовать с остальными подразделениями организации.

Функции, которые выполняют «кадровики», достаточно разноплановые. Мы назовем самые «популярные», которые в той или иной комбинации могут составлять содержание работы отдельных кадровых служб:

· организация и ведение кадрового делопроизводства;

· обеспечение защиты персональных данных сотрудников;

· организация хранения кадровой документации;

· учет кадров, ведение статистической отчетности;

· подбор персонала (рекрутинг), оформление приема на работу;

· адаптация персонала, организация испытания при приеме на работу;

· обучение персонала, планирование карьеры, оформление переводов на другую работу;

· аттестация персонала;

· мотивация персонала, разработка системы стимулирования и премирования;

· развитие персонала, внедрение корпоративной культуры;

· оформление увольнения;

· разрешение трудовых споров, представление интересов работодателя в суде;

· взаимодействие по кадровым вопросам с различными государственными органами и фондами.

 

Функции управления персоналом - это конкретные виды уп­равленческих работ, которые образуют циклический процесс уп­равления персоналом. Функции службы управления персоналом определяют ее орга­низационную структуру. Имеет место несколько подходов к классификации функций управления персоналом. По направленности работы с персоналом: 1. Социальная функция. Отражается в обеспечении занятости, безопасных условий труда, охраны труда. 2. Нормативная или регулятивная. Выражается в установлении условий труда, соблюдении трудового законодательства, правил охраны труда, разрешении трудовых споров. Эта функция вытекает из положения службы персонала как системы урегулирования кон­фликта между интересами организации и интересами работников и иных субъектов управления персоналом. 3. Воспитательная. Отражается в способах мотивации работ­ников. 4. Информационно-аналитическая. Заключается в информаци­онном обеспечении деятельности организации. 5. Контрольная. Позволяет службе персонала отслеживать складывающуюся ситуацию как внутри организации, так и на рын­ке труда. По характеру выполняемой работы: Функция делопроизводства (подготовка приказов по личному составу, ведение табельного учета и иные функции). Административная деятельность (принятие основных за­конодательных положений в области организации и оплаты труда, заключение коллективных договоров). Трудоустройство (прием на работу, ознакомление с рабочим местом, перевод). Функции развития персонала (подготовка, оценка кадров, управление карьерой сотрудников). Функции поддержания и стабилизации персонала (матери­альное вознаграждение, социальные вопросы). Группа разнородных функций - управление дисциплиной, ус­ловия труда и ТБ, контроль за трудовыми отношениями. Обычно называют следующие основные функции кадровой службы среднего и крупного предприятия: - обеспечение кадрами; подготовку, переподготовку и повышение квалификации кадров; - оформление трудовых правоотношений; организацию оплаты труда; выявление социальной напряженности в коллективе и сня­тие ее; - развитие отношений с органами рабочего самоуправления; координацию работы по стабилизации условий труда и соблюде­нию техники безопасности; обеспечение каждого подразделения организации квалифицированными кадрами. В таблице приведены основные типичные функции и задачи службы управления персоналом. Функции Содержание задач в функциональном блоке Определение потребности в персонале Планирование качественной потребности в персо­нале. Выбор методов расчета количественной по­требности в персонале. Планирование количест­венной потребности в персонале. Обеспечение персоналом Получение и анализ маркетинговой (в области персонала) информации. Разработка и исполь­зование инструментария обеспечения потреб­ности в персонале. Отбор персонала, его деловая оценка. Развитие персонала Планирование и реализация карьеры и служебных перемещений. Организация и проведение обучения. Использование персонала Определение содержания и результатов труда на рабочих местах. Производственная социализа­ция. Введение персонала, его адаптация к трудо­вой деятельности. Упорядочение рабочих мест. Обеспечение безопасности труда. Высвобождение персонала. Мотивация результатов труда и поведение персонала Управление содержанием и процессом мотивации трудового поведения. Управление конфликтами. Использование монетарных побудительных систем: оплата труда, участие персонала в прибы­лях и капитале предприятия. Использование немо­нетарных побудительных систем: групповая организация и социальные коммуникации, стиль и методы руководства, регулирование рабо­чего места. Правовое и информационное обеспечение процесса управления персоналом Правовое регулирование трудовых взаимоотноше­ний. Учет и статистика персонала. Информирование коллектива и внешних организаций по кадровым вопросам. Разработка кадровой политики. Современные службы персонала ориентированы на реализацию инновационных функций, к числу которых относятся: определение потребности в персонале, как на текущий пери­од, так и на перспективу; разработка раздела «Персонал» бизнес-плана организации; ат­тестации рабочих мест и разработки профессиограмм; разработка систем проверки профессиональных и личностных качеств претендентов на занятие вакантной должности; планирование кадрового резерва и карьеры работников; исследования по выявлению мотивации работни­ков к труду; развитию инновационного поведения и творческого уровня работ­ников; исследования в целях создания эффективных ра­бочих команд; анализ причин и урегулирование трудовых конфликтов и др.

5) Виды, назначение и состав кадровой документации.

Делопроизводство -деятельность по созданию документов и организации работы с ними.

Организация работы с документами предусматривает создание условий, обеспечение движения, поиска и сохранения документов в делопроизводстве. Эту функцию обязаны осуществлять менеджеры всех уровней.

В результате осуществления общих и специальных функций управления формируются две группы документов:

1 группа - документация, которая обеспечивает организационную функцию аппарата управления (документы в органах государственного управления).

2 группа - входят документы, специфические для любой из специальных функций управления.

Состав кадровой документации:

- документация, которая используется при приеме на работу персонала (Анкета о приеме на работу и проведении собеседования (см. Форму анкеты), Анкета претендента на должность, Приказ о приеме на работу, Личная карточка по учету кадров, автобиография);

- трудовые договоры;

- трудовые книжки работников организации;

- должностные инструкции;

- документы о командировке (фиксируются в Журнале учета работников, отбывающих в командировку), выдаются удостоверения отбывающим;

- документация о процессе оценки персонала (Аттестационный лист, Перечень показателей для оценки персонала, график проведения аттестации, протоколы заседания аттестационной комиссии, бланки собеседования);

- документация об обучении сотрудников (Регистрационная анкета для специалистов, прибывших на обучение, Типовой индивидуальный план профессионального роста работников, зачисленного в резерв на руководящие должности, Инструкция о проведении психологического тренинга, а также Типовые листы-направления и Дневники прохождения стажировки);

- документы при увольнении и переводе работников на другую работу (Заявления работника, Приказ о переводе, Приказ о разрыве трудового договора (контракта), Журнал регистрации переводов работников, Справки о текучести кадров, Табель учета рабочего времени, Ведомости о численности работников.

По функциям управления кадрами различают такие основные группы документов:

1. По личным документам: трудовая книжка, вкладыш к ней, паспорт, воинский билет, диплом или свидетельство об образовании. Эти документы являются юридическим подтверждением информации, какую работники сообщают о себе во время принятия на работу, а также при перемещениях. Из указанных документов в отделе кадров остаются лишь трудовая книжка и вкладыш к ней.

Личными также являются документы, которые выдаются отделом кадров для целевой рекомендации: удостоверение личности или пропуск, свидетельство о командировке, свидетельстве о повышении квалификации, и т.п.

2. Документы по личному составу (т.е. документы, которые готовит работник непосредственно, а также документы о назначении, награждении и т.п): заявления работников о принятии на работу, увольнение или перевод, личный листок по учету кадров, автобиография.

3. Учетные документы: накопители данных о первичной регистрации и следующем обновлении сведений о составе и перемещении кадров:

-первичные учетные документы (личная карточка, документы личного дела: опись документов, находящихся в личном деле; заявление о приеме на работу, контракт, личный листок по учету кадров, автобиография, копия документа об образовании, выписки из приказов о приеме, перемещении, увольнении, различные справки - медицинские, с места проживания, выписки с протоколов собраний трудового коллектива, трудовая книжка);

- производные учетные документы (это журнальные формы регистрации учетных данных) - штатно-должностная и алфавитная книга; книга учета лиц, зачисленных к кадровому резерву; книга учета трудовых книжек; журналы учета отпусков, дисциплинарных взысканий, награждений, учета принятия, перемещений, увольнений и т.п.

4. Распорядительные документы (закрепляют трудовые правоотношения) - приказы о принятии, перемещении и увольнении кадров, поощрение и дисциплинарные взыскания, прохождение аттестации, зачисление к резерву кадров, распоряжение о командировке и др.

5. Организационные документы - Положения (об отделе кадров, о прохождении аттестации, о зачислении к кадровому резерву и т.п.), инструкции (инструкция по делопроизводству, по работе с заявлениями граждан, должностные инструкции и т.п.), правила (правила внутреннего распорядка, сохранение кадровых документов и т.п.).

6. Информационные документы (используются в работе кадровых служб) - докладные и служебные записки по кадровым вопросам, служебные письма, телеграммы и телефонограммы, списки, отчеты, сведение и т.п.

 

6) Документы, регламентирующие деятельность кадровой службы и процессы управления персоналом.

Документы, регламентирующие управление персоналом и деятельность кадровых служб:

• Учетная документация
• Документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда
• Отчетная и отчетно-справочная документация

Учетная документация: Комплекс учетной кадровой документации выполняет функцию персонального учета работников и является накопителем (базой) персональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующем обновлении необходимых индивидуальных сведений по составу и движению кадров.

Документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда: Комплекс документации по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда информационно базируется на сведениях, содержащихся в трудовом договоре, плановых и распорядительных документах, например, штатном расписании и приказах (распоряжениях) по личному составу. Комплекс образуется в процессе учета рабочего времени и расчета соответствующего материального вознаграждения рабочих и служащих за труд.

Отчетная и отчетно-справочная документация: Комплекс отчетной и отчетно-справочной документации концентрирует в обобщающем виде сводные, итоговые и аналитические информационные показатели, отражающие эффективность выполнения функций управления персоналом за определенный период времени.

Отчетная документация характеризуется четкой периодичностью (годовой, полугодовой, квартальной и т.п.) представления ее адресатам и наличием в большинстве случаев единообразных унифицированных или типовых форм, утвержденных органами функционального управления. Это, прежде всего, отчетная документация, представляемая в органы статистики и вышестоящие органы управления. В соответствии с иерархией управленческих структур отчетные документы приобретают сводный характер (сводных таблиц итогов).

 

7) Документы, создаваемые при документировании функций, выполняемых кадровой службой:

Вступление в силу ТК РФ обязывает специалистов кадровых служб пересмотреть сложившуюся систему работы с кадровой документацией. Документирование процессов управления персоналом занимает важное место в трудовом законодательстве, которое во многом по-новому трактует порядок письменного оформления тех или иных процедур, выполняемых кадровой службой. Содержание статей ТК РФ позволяет сделать, прежде всего, следующие общие выводы:

• исчезли из обращения некоторые традиционные кадровые документы, долгие годы, оформлявшиеся в обязательном порядке (например, заявление о приеме на работу);
• появились новые обязательные для кадровой службы документы (например, документы, закрепляющие порядок защиты персональных данных работников);
• увеличилось общее количество обрабатываемых в кадровой службе документов (например, при оформлении ежегодного оплачиваемого отпуска);
• расширился круг документов, которые должны быть доведены до работника под расписку;
• ряд документов, принимаемых работодателем, требует учета мнения представительного органа работников;
• кадровая документация должна беспрепятственно предъявляться государственным инспекторам труда при осуществлении ими надзорно-контрольной деятельности;
• наличие соответствующих документов по личному составу необходимо при разрешении трудовых споров.

Оформление кадровой документации продолжает занимать большую часть рабочего времени специалистов служб персонала и нередко доставляет серьезные неприятности при проверках и конфликтных ситуациях. Анализ состояния работы с кадровой документацией в организациях показывает, что наиболее распространенными ошибками в этой области являются:

• отсутствие предусмотренных действующим законодательством в обязательном порядке видов документов;
• нарушение порядка разработки и ввода в действие документов, содержащих нормы трудового права;
• неверное оформление документов, незнание правил придания документам юридической силы;
• неправильное документирование управленческих ситуаций, выражающееся в отсутствии необходимых документов или в непонимании, какой вид документа должен подтверждать происходящие события;
• организация хранения и уничтожения кадровой документации с грубыми нарушениями правил работы ведомственных архивов.

Для сокращения времени на обработку документов и исключения штрафных санкций по результатам проверок необходимо иметь четкое представление о составе кадровых документов, а также порядке их оформления и последующего хранения.

Обязательные документы кадровой службы

• локальные нормативные акты - документы, разрабатываемые для регламентации трудовых отношений в данной организации и установления работодателем условий труда в пределах своей компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором и соглашениями
• документация по личному составу - документы, создаваемые в процессе выполнения кадровой службой своих обязанностей по документированию работы с персоналом

Локальные нормативные акты устанавливают порядок организации и условия труда, характеризуют систему управления трудом в целом, для всех работников предприятия. Документация по личному составу всегда "привязана" к конкретному работнику и отражает специфику его должности (профессии), условий приема на работу, результатов труда и т. п. Образно говоря, локальные нормативные акты следует разработать до "встречи" с желающим поступить на работу гражданином, как бы подготовиться к этой "встрече" путем оформления в установленном порядке нормативных актов, которые создадут организационно-правовую базу будущих трудовых отношений с работниками.

Специалистам кадровых служб следует, прежде всего, определить, какие виды локальных нормативных актов и документов по личному составу должны создаваться в данной организации в соответствии с требованиями трудового законодательства и особенностями работы самой организации.

Следующим этапом построения "идеальной" системы кадрового делопроизводства является поиск и применение действующих унифицированных форм документов, позволяющих избежать ошибки, как при разработке содержательной части документа, так и при его оформлении. Документы, обрабатываемые в кадровой службе, включают немало видов и разновидностей, относящихся к различным унифицированным системам управленческой документации (УСД). От принадлежности к той или иной УСД зависят форма и особенности подготовки текста или таблицы, составляющих содержание документа.

О составе локальных нормативных актов, обязательных для каждой организации, говорится в ТК РФ:

• определяя потребность в кадрах и организуя поиск будущих работников, специалисты кадровых служб должны руководствоваться наименованиями должностей, специальностей, профессий (с указанием квалификации), включенными в штатное расписание организации (ст. 57 ТК РФ);
• заключив трудовой договор с работодателем, работник обязан соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56, 189, 190ТКРФ);
• работники организации должны быть под расписку ознакомлены с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (п. 8 ст. 86 ТК РФ);
• при сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (ст. 103 ТК РФ);
• очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (ст. 123ТК РФ).

ТК РФ предусмотрено также закрепление в локальных нормативных актах организации порядка решения следующих вопросов:

• об установлении системы заработной платы, размеров тарифных ставок, окладов, различного вида выплат (ст. 135ТКРФ);
• об установлении системы премирования, стимулирующих доплат и надбавок (ст. 144 ТК РФ);
• о введении, замене и пересмотре в организации норм труда (ст. 162 ТК РФ).

Наряду с прямо предусмотренными ТК РФ локальными нормативными актами работодатель, осуществляя локальное нормотворчество, может принимать и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимые для решения возникающих проблем во взаимоотношениях с работниками, например: положение о персонале, положение о комиссии по трудовым спорам, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работникам организации и др.

Разработка локальных нормативных актов должна осуществляться с учетом следующих требований:

• локальные нормативные акты, регламентирующие режим и условия труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников (ст. 103, 123, 135, 144, 162, 190ТКРФ);
• штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции принимаются работодателем единолично;
• другие локальные нормативные акты (например, положение о персонале) могут приниматься с учетом мнения представительного органа работников, что предпочтительнее их единоличного принятия, т. к. свидетельствует об участии работников и их представителей в управлении организацией, т. е. о развитии форм социального партнерства (ст. 27 ТК РФ).

Особенностью некоторых локальных нормативных актов является их включение Госкомстатом России, а состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате (см. постановление Госкомстата России от 06.04.01 № 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты и письмо Минюста России от 27.04.01 № 07/4328-ЮД). К таким документам относятся штатное расписание и график отпусков.

 

8) Правила внутреннего трудового распорядка: понятие, основы для разработки, содержание:

В основной части Правила регламентируют режимы рабочего времени и времени отдыха всех категорий занятых в организации сотрудников.

Разработанные в организации Правила внутреннего трудового распорядка в соответствии с положениями статьи 190 ТК РФ утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников организации. Утвержденные в указанном порядке Правила прилагаются к коллективному договору организации.

Правила могут быть оформлены в качестве отдельного локального нормативного акта организации или же в качестве приложения к единому коллективному договору.

В любом случае Правила должны быть рассмотрены представительным органом работников организации (профсоюзным комитетом, советом трудового коллектива, общим собранием работников организации или др.). Для этого перед их утверждением проект Правил внутреннего трудового распорядка направляется для рассмотрения действующему в организации представительному органу работников, представляющий интересы всех или большинства работников организации.

Не позднее пяти рабочих дней с момента получения проекта Правил, представительный орган работников должен оформить и представить на рассмотрение работодателя мотивированное заключение по проекту Правил в письменной форме.

Содержание:

общие положения; порядок приема и увольнения работников; регламент рабочего времени; основные обязанности работников; основные обязанности работодателя; поощрения; ответственность за нарушение трудовой дисциплины. В следующем номере журнала во вкладке «Документы и комментарии» будет приведена примерная форма Правил внутреннего трудового распорядка отдельно взятой организации. В качестве отдельного раздела Правил внутреннего трудового распорядка может предусматриваться обеспечение пропускного режима на предприятии.

 

9) Документы по защите персональных данных работника: основы для разработки, содержание:

В середине прошлого года вступил в силу закон о защите персональных данных. Согласно этому закону, вся работа с персональной информацией в организации должна быть регламентирована. Каждая организация или индивидуальный предприниматель могут быть проверены на предмет соответствия их деятельности законодательству. Обеспечение безопасности персональных данных находится в компетенции четырех государственных структур: Правительство Российской Федерации, ФСБ, ФСТЭК (Федеральная служба по техническому и экспортному контролю) и Роскомнадзор (Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций).

Главный документ, регламентирующий деятельность организации в данной сфере - положение о защите персональных данных (либо положение о персональных данных работников, если в организации не используется другая личная информация). Это внутренний документ, он делается в свободной форме и определяет порядок хранения и использования персональных данных в фирме. Данное положение утверждается руководителем предприятия приказом о защите персональных данных и является обязательным к выполнению всеми сотрудниками организации.

На основе Положения должны быть сделаны все остальные документы по защите персональных данных. В первую очередь – это Приказ о допуске к персональным данным. В нем перечисляются все сотрудники, имеющие право работать с этими документами. И по каждому прописывается, с какими именно документами, они могут работать. Все сотрудники, упомянутые в приказе, должны ознакомиться с этим приказом под роспись. Кроме того, они должны ознакомиться с Положением и расписаться в листе ознакомления.

Далее должна быть разработана инструкция по защите персональных данных. В ней подробно прописываются правила, которые должны соблюдать сотрудники при работе с такой информацией. Рекомендуется с каждым из служащих, допущенных к личной информации, заключать соглашение о неразглашении персональных данных. Хотя в небольших организациях, не специализирующихся на сборе персональной информации, обычно таких соглашений не заключают.

Для организаций, которые занимаются сбором и обработкой персональной информации клиентов, все гораздо сложнее. Такие организации должны быть зарегистрированы в Роскомнадзоре (уполномоченном органе по защите прав субъектов персональных данных) и быть внесены в реестр операторов персональных данных. Перед началом сбора таких данных эти организации должны направить в Роскомнадзор уведомление об обработке персональных данных. В этом уведомлении нужно четко прописать основание для работы с личной информацией и меры по обеспечению безопасности. Только после выполнения всех вышеперечисленных действий, руководитель организации может быть уверен, что он выполнил все требования законодательства.

10) Коллективный договор: понятие, основы для разработки, содержание:

Коллективно договорной акт представляет собой нормативное соглашение, заключаемое между работниками и работодателями. Нормативное соглашение – особый вид правового акта, принимаемый в договорном порядке, но содержащий нормы права. Коллективно – договорной акт как договор заключается после проведения переговоров на двух либо трехсторонней основе, содержит взаимные обязательства сторон, действует в течении установленного срока. Как нормативное соглашение, коллективно – договорной акт содержит нормы права, т.е. общие правила поведения, адресованные неопределенному кругу лиц и не исчерпывающиеся однократным применениям. Наличие нормативной части отличает коллективно – договорные акты от других видов договоров и позволяет рассматривать их как нормативно – правовые акты.

Существуют два вида коллективно – договорных актов: коллективный договор и соглашение. “Коллективный договор – правовой акт, регулирующий социально – трудовые отношения и заключаемый работниками организации, филиала, представительства с работодателем.

Содержание:

Содержание коллективного договора – это согласование сторонами условия(положения), призванные регулировать социально-трудовые отношения в данной организации.

Структурно указанные условия традиционно разделяются на два вида: нормативные и обязательственные. О.В.Смирнов выделяет также информационные положения коллективного договора – положения, которые не вырабатываются сторонами, а отбираются из действующего законодательства в той части, в какой они содержат общие нормы по вопросам регулирования труда, социально – экономических и профессиональных отношений, характерные и для работников данной организации.

Обязательная часть представляет собой совокупность конкретных обязательств сторон. В статье 13 Закона “О коллективных договорах и соглашениях” дан их примерный перечень: форма, система и размер оплаты труда, денежные вознаграждения, пособия, компенсации, доплаты, механизм регулирования оплаты труда исходя из роста цен, уровня инфляции, выполнения показателей, определенных коллективным договором; занятость, переобучение, условия высвобождения работников; продолжительность рабочего времени и времени отдыха, отпусков; улучшения условий и охрана труда работников, в том числе женщин и молодежи (подростков); добровольное и обязательное медицинское страхование; соблюдение интересов работников при приватизации предприятия, ведомственного жилья; экологическая безопасность и охрана здоровья работников на производстве; льготы для работников, совмещающих работу с обучением; контроль за выполнением коллективного договора, порядок внесения в него изменений и дополнений, ответственность сторон, социальное партнерство, обеспечение нормативных условий функционирования представителей работников; отказ от забастовок по условиям, включенным в данный коллективный договор, при своевременном и полном их выполнении.

Нормативные условия (положения) коллективного договора – локальные нормы права, установленные сторонами в пределах их компетенций, которые распространяются на работников данной организации. Они призваны:

· конкретизировать правовые нормы, установленные государством;

· повысить уровень льгот и гарантий, предусмотренных законодательством;

· ликвидировать пробелы в праве;

· устанавливать условия труда, регламентация которых отнесена к компетенции субъектов договорного правового творчества(автономное регулирование)

 

11) Должностная инструкия: основы для разработки, содержание.

Основным организационным документом, регламентирующим разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, установление взаимосвязей отдельных должностей, является должностная инструкция.

Должностная инструкция — это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности.