Бизнес-архивы. Объект хранения бизнес-архивов. Классификация бизнес – архивов. Особенности бизнес-архивов, их роль и место на предприятии

Бизнес-архив – совокупность отобранной организованной информации. Отображающей хозяйственные функции государства и человека.

1 управление (информация об основателях предприятия, ответственных за принятие правовых и коммерческих решений)

2 политика компании (сведения об официальной политике фирмы, об этапах ее изменений, о внутренних административных изменений управления)

3 Организация основных отраслей производства областей деятельности предприятия (само производство)

4 финансы (сведения о капитале, акционерах, финансах, инвестировании)

5 значимые события (юбилеи, выставки, кризисные ситуации)

6 внешняя, внутренняя, текущая сферы институализации фирмы (создание конвейера)

7 продажа (ценовая политика, коммерческая деятельность организации)

8 кооперация фирмы (контракты, лицензии, патенты, договоры)

9 выпуск продукции (вспомогательное, основное производство, оборудование)

10 реклама

11 периодическая печатная продукция (статьи о фирме, акциях, монографические исследования)

12 комиссии и комитеты (материалы о структуре, задачи, обязанности комиссии)

13 помещения и здания

14 разное (о смене названия, учредителей, фотографии)

Система хранения и отбора источников может быть централизованной и децентрализованной.

При децентрализованной системе хранятся: архив бухгалтерии (балансы, счета, отчеты)4 архив кадровой службы; архив научно-производственного подразделения; архив патентной службы; архив общего отдела (распоряжения, приказы, внутренняя переписка; архив маркетинговых исследований; архив менеджмента и информационного обеспечения.

При централизованной системе – материалы научно-практического и исторического значения.

 

 

Правовые аспекты создания бизнес-архива. Основные законодательные акты, регулирующие деятельность архива коммерческого предприятия.

Методические аспекты создания бизнес-архива. Создание основных нормативных документов определяющих деятельность архива.

Примерное положение об архиве:

1 обеспечить сохранность и режим хранения документов

2 комплектовать архив документацией

3 создавать НСА и учетный аппарат к документам архива

4 создавать условия, обеспечивающие оперативное использование документов архива

Положение об архиве должно состоять из:

1 Общие положения: четко зафиксировать правовой статус архива, его место в структуре юридического лица, четкое наименование должности работника, ведущего архив

Критическая масса дел -5 тыс.документов

2 Состав документов – что нужно хранить в архиве

Архив предприятия должен отвечать только за ту документацию, которая там хранится

Во 2 разделе - временное хранение- сколько, на каких условиях передается временная документация. В архив должны поступать документы по личному составу уволенных работников.

3 Задачи и функции архива

Работник архива несет ответственность только за переданные документы согласно процедуре передачи:

-доступ в архивохранилище (руководители службы ДОУ, главбух, начальник режима безопасности, руководитель кадровой службы)

-несанкционированное вскрытие архива (пожар, наводнение) – комиссия

-уровни доступа различных категорий сотрудников в архиве

После издания положения должны быть изданы должностные инструкции. Разработать паспорт архива

Учетные документы: описи, номенклатура дел, карточка регистрации, информационный образ по тексту отдельного документа.