Коллежское делопроизводство

Недостатками приказного делопроизводства были: отсутствие единообразного порядка, установленного законом, отсутствие точных форм письменных документов, отсутствие конкретных сроков исполнения документов, громадное число учреждений и запутанность их взаимоотношений между собой, запутанность в управлении территориями. После переработки иностранных (шведских) образцов появляются учреждения нового типа. Прежние учреждения (приказы) – были заменены коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами.

Взамен устаревшей системы приказов в 1717-1718 гг. Петром I было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью или сферой управления (Военная, Адмиралтейская, Камер-коллегия, ревизион-коллегия, Берг-коллегия и др.). Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом. В 1720 году Петр I утвердил «Генеральный регламент», который стал законодательной основой реформы и ввел систему делопроизводства, получившую название коллежской (по названию типа учреждений). Принятие решений было коллективным в присутствии коллегии. Документы стали регистрироваться в течение всего процесса производства дела, а также в архиве. Все пакеты, адресованные в адрес коллегии, сдавались дежурному чиновнику, который расписывался в получении и, не распечатывая, передавал в присутствие.

Генеральным регламентом государственных коллегий была фактически создана канцелярия и утверждена должность секретаря. 27 февраля 1720 г. можно считать датой рождения секретарской должности в России. Кроме секретаря в состав канцелярии входили: нотариус (вел протоколы заседаний и реестр дел), регистратор (вел регистрационные книги входящих и исходящих документов), актуариус (вел общий журнал входящих документов и отвечал за сохранность бумаг и канцелярские принадлежности), канцеляристы (выдавали под расписку документы и готовили дела к докладу), переводчики, толмачи (для устного перевода) и вахмистр (сторож для охраны). Отдельно организовывались архивы, обязанности хранения были возложены на архивариусов. Дела сдавались в архив по описи и под расписку, по ним велась опись («алфавит дел»).

В первую очередь, в коллегиях рассматривались государственные дела, затем – частные. На решение государственных дел полагалась неделя, частные дела по жалобам должны были решаться в течение шести месяцев. Все делопроизводство коллегии велось под наблюдением секретаря. Важные бумаги составлял он сам, остальные готовились под его надзором. При каждой коллегии состоял прокурор, наблюдавший за порядком и законностью решения дел. В коллежском делопроизводстве существенные изменения претерпевают формы документов. Для многих из них разрабатываются «генеральные формуляры» – образцы, по которым следовало их составлять. Также в коллежском делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом формуляра наименование документа и дата документа, она пишется под текстом с левой стороны листа. Например, «Сентября 16 дня 1746 года».

    В делопроизводстве появились совершенно новые названия документов: векселя, облигации, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция и др. В подведомственные места направлялись указы, от них получали рапорты.

В целом, делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей, на что жаловались служащие. Даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не справлялись с обилием дел, что приводило к медлительности делопроизводства и волоките.

В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, тогда же впервые появилось название «архив». ХVIII век в развитии делопроизводства характеризовался усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений, и прежде всего, бюрократического начала.