Современное деловое письмо

Содержание курса

 

История развития делопроизводства в России

Цель данного раздела – дать общие сведения об истории и организации служб документации.

Изучение истории делопроизводства в нашей стране позволит будущим экономистам лучше разобраться в истории госучреждений, в основах ведения документирования, а, следовательно, в самих документах различных исторических эпох.

В результате изучения данного раздела студенты узнают историю развития служебной документации в России: приказное, колежское, исполнительное, советское делопроизводство, делопроизводство эпохи рыночных отношений; смогут ориентироваться в типах и видах документов с XVI по XX в.в.; получат представление о стандартизации и унификации документов; рассмотрят стандарты предприятий, должностные инструкции, инструкции по документированию управленческого труда; познакомятся с ГОСТом 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

 

2. Документирование управленческой деятельности организаций

Цель данного раздела – сформировать у студентов представление о роли и месте документа в деятельности организации. Ожидаемый результат – знание вопросов организации работы с документами (входящие документы: порядок прохождения и исполнения потока входящих документов; исходящие документы: визирование или внутреннее согласование, отправление, дата); классификации (цель классификации документов. Признаки классификации: по месту возникновения, содержанию, срочности, стадиям создания, по способу фиксации и т.д.); документов, графическое оформление документов.

Студенты должны уметь различать документы по содержанию и признакам классификации, заполнить формуляр-образец документа, определив каждому реквизиту место согласно ГОСТу 6.30-2003.

 

Требования к оформлению реквизитов управленческих

Документов

Цель данного раздела – научить строить общую модель документов. В результате студенты должны знать правила оформления обязательных реквизитов: наименование организации – автора документа, код организации, название вида документа, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, визы, подпись, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Правила оформления дополнительных реквизитов: резолюция, гриф утверждения, отметка о заверении копии, печать, гриф внешнего согласования, отметка о наличии приложения, государственный герб, эмблема организации, адресат, индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер абонентского телеграфа, номер телефона, номер счёта в банке, место составления. Фамилия исполнителя и номер его телефона, отметка о поступлении ссылка на индекс и дату входящего документа, отметка о переносе данных на магнитный носитель.

 

4. Составление и оформление служебных документов

Цель данного раздела – овладение основными знаниями логики построения текста документа.

В результате студенты должны получить единое понимание терминов и трактовки формулировок. Уметь различать виды и разновидности документов и текстов этих документов. Знать методику составления трафаретных текстов. Уметь сделать библиографическое описание книг и издать любой организационно-распорядительный документ (устав, штатное расписание, должностная инструкция, учредительный договор, указания, решения, распоряжения). Студенты должны знать правила составления и реквизиты справочно-информационных документов (докладная записка, объяснительная записка, справка, заявление, акт, телеграмма, телефонограмма, факс); уметь составлять документы по личному составу (заявления по личному составу, автобиография, анкета, трудовой договор, приказ по личному составу, характеристика, доверенность, расписка, трудовая книжка).

 

 

Современное деловое письмо

Цель данного раздела – овладение технологией подготовки служебных писем, которые являются одним из главных каналов связи.

Итогом изучения данного раздела является приобретение студентами знаний о языке и стиле деловой переписки, о видах деловых писем. Студент должен знать функции делового письма: средства коммуникации, ретрансляции информации, уведомление о чем-либо. Студент должен знать особенности оформления корреспонденции по внешней экономической деятельности: стандарты международных организаций по стандартизации (International organization for Standardization, ISO).

Студент должен уметь составлять виды деловых писем (письмо-просьба, письмо-сообщение, напоминание, гарантийное письмо, приглашение); составлять и оформлять виды коммерческих писем (предложение, рекламация, оферта); составлять международные письма.

 

 

6. Номенклатура дел

Цель данного раздела – овладение основными видами работ, обеспечивающими систематизацию документов в делопроизводстве.

Итогом изучения данного раздела является приобретение студентами знаний об основных этапах и принципах технологии составления номенклатуры дел. Студенты должны практически показать знания, умения при составлении номенклатуры дел.

Понятия о формуляре номенклатурных дел. Понятие «Номенклатура дел», ее значение и основные виды, требования, принципы ее построения. Последовательность расположения дел в номенклатуре.

Принципы составления номенклатуры дел. Перечень документов, которые включаются в номенклатуру. Графы и разделы номенклатуры дел. Правила оформления номенклатуры дел.

 

Регистрация и контроль за исполнением документов

Цель данного раздела – овладение технологией обработки потока входящих, исходящих и внутренних документов и постановка их на контроль.

Студент должен иметь представление о приеме и распределении поступающей корреспонденции, регистрации документов в журналах и регистрационных карточках; правила перерегистрации документов.

В результате изучения данного раздела студенты должны знать, как обеспечить учет, контроль и поиск документов, методы и формы делопроизводственного контроля в органах управления, технологию контроля. Уметь заполнить регистрационно-контрольную карточку и журнал регистрации входящих, исходящих документов и внутренних документов. Уметь осуществлять индексацию документов.

 

Подготовка документов к передаче на архивное хранение

Цель данного раздела – обучение рациональным приемам подготовки документов в архив.

Студент должен знать цель экспертизы ценности документов; условия экспертизы; основные функции экспертной комиссии организации; оформление результатов экспертизы ценности документов.

Ожидаемый результат – знание основных принципов и критериев оценки документа при экспертизе, знание этапов экспертизы.

Студенты должны уметь составить внутреннюю опись документов дела и акта на документы, не подлежащие хранению.

 

 ПЭВМ на службе документационного обеспечения деятельности организации

Цель данного раздела – показать возможности ПЭВМ при документационном обеспечении управления. Познакомить студентов с программами для составления и редактирования служебных документов.

В результате изучения студенты должны получить представление о потенциале ПЭВМ.