2020-09-24
186
Регистрационный номер присваивается каждому документу при его регистрации в соответствии с принятой системой индексации. Он состоит из его порядкового номера, который может дополняться индексом дела по номенклатуре, информацией о корреспонденте, исполнителях и т.д.
На документах, составленных совместно несколькими организациями, проставляются порядковые регистрационные номера, присвоенные документу каждым автором. Их проставляют в порядке указания авторов в документе (слева направо) через косую черту.
При угловом расположении реквизитов регистрационный номер располагается в одной строке с датой документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа
Реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах ниже даты и регистрационного номера письма.
Наличие данного реквизита позволяет сократить текст документа за счёт устранения ссылки на поступивший документ. Реквизит облегчает адресату поиск конкретного исполнителя. В результате сокращается время работы с документом, повышается оперативность процедур управления.
В служебном письме может не быть заголовка к тексту, если автор делает ссылку на номер и дату поступившего документа.
Место составления или издания документа
Место составления указывается на каждом документе, кроме письма, на котором имеется почтовый адрес. Место издания может не ставиться также в документах, в которых оно может быть определено по реквизиту «Наименование организации».
В актах, оформляемых органами государственного управления, фиксация места издания может иметь юридическое значение. Оно позволяет судить о правомерности применения нормативных актов на той или иной территории.
Реквизит располагается ниже даты и регистрационного номера документа.
При угловом расположении реквизитов отметка о месте составления или издания документа располагается от левого поля вслед за номером и датой документа.
Адресат
Реквизит присутствует в справочно-информационных документах: письмах, докладных и объяснительных записках, справках и др.Адресат располагается в правом верхнем углу документа. Документы адресуются организациям, их структурным подразделениям или конкретному должностному лицу.
Адресат: варианты оформления
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата.
Иногда документ адресуют в несколько однородных организаций. В этом случае их названия указывают
обобщённо.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Адрес обязательно проставляется на документах, направляемых частному лицу. Если документ адресуется в организацию, указывают её наименование, а затем почтовый адрес. Если документ адресуется физическому лицу, указывают сначала почтовый адрес, затем фамилию и инициалы адресата.
Составные части реквизита «Адресат» печатают на отдельных строках через 2 интервала. Если основная часть реквизита не умещается на строке, то она печатается через один интервал.
Адресат: оформление
При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией.
Наименовании организации и её структурного подразделения указывается в именительном падеже.
Указанный выше порядок адресования распространяется также на внутреннюю переписку предприятия, т. е. при подготовке докладных и объяснительных записок на имя руководителя предприятия или руководителей структурных подразделений.
При отправке документа в разные организации реквизит «Адресат» не должен содержать более 4-х адресов.
При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список рассылки и на каждом документе указывается только один адресат.
Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам.
