Основные положения по документированию управленческой деятельности. Нормативно – правовая база делопроизводства

основные положения по документированию управленческой деятельности. Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.

Единство правил документирования управленческой действий на уровне управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления ГСДОУ и унифицированных систем документации УСД. Унифицированные системы документации - это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

УСД предназначены для использования, как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации. Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям уставам об организации, другим нормативным документам, содержащим правила документирования. В соответствии с ействующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы решения, постановления, распоряжения, приказы, указы, поручения, инструкции.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов. Совместный управленческие документы организаций, издающих одинаковые по форме документы приказы, постановления, и др оформляются как совместное решение, которое имеет правовую силу распорядительного документа в каждой организации, принимавшей этот документ.

Доведения до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация решает этот вопрос самостоятельно. Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться до сведения исполнителей в форме, установленной положением об этих органах.

Управленческий документ может быть отменен изменен распорядительным документом самой организации или вышестоящей. Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами. Проекты документов, затрагивающих интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с этими организациями. В случае разногласий к проекту прилагаются замечания или формулировка по сути разногласий.

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей записей докладов, выступлений, справок, проектов постановления или решений, повестки дня, списков приглашенных. Если ход заседания стенографируются, текст стенограммы расшифровывается, отпечатывается и хранится вместе с протоколом.

В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами. Письма должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный обмен информацией устные разъяснения, указания, инсруктирование и т.п. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы, документ передается через модемную связь, по факсу или телефону. Организации на основании положений о них и других актов, определяющих их компетенцию, издаются и иные документы планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения и др. Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями авторами текста, руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций.

Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами уставом или положением об организации, структурном подразделении, должностной инструкцией, приказом о распределении обязанностей.

Две или более подписи ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц. Совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех организаций. В целях сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций.

В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в него в него изменений осуществляются службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается.7 ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. 2.3

. 3 Унификация и стандартизация в делопроизводстве

Большая часть управленческой информации закрепляется в виде документов.

Процессы организации и управления характеризуются разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное, разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

 

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации.

 

Суть стандартизации заключается в разработке оптимальных правил и требований по подготовке и оформлению деловой документации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты работы при этом оформляются в виде национальных стандартов.

 

Результатом работ по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например, ГОСТ 7.32-91. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления) или их элементы (например, ГОСТ 9327. Бумага потребительская. Форматы), так и на унифицированные системы документации. Выше уже указывался среди важнейших нормативных документов ГОСТ Р 6.30-2003, входящий в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). В стране, кроме того, действуют: унифицированная система банковской документации; унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; унифицированная система отчетно-статистической документации; унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий; унифицированная система документации по труду; унифицированная система документации пенсионного фонда Российской Федерации; унифицированная система внешнеторговой документации.

 

                                                           4 Документ и его функции.

 

Зафиксированная на бумаге или другом носителе информация становится документом.

Слово "документ" в переводе с латинского означает "свидетельство", "способ доказательства".

Документ — это материальный объект с закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Документ — материальный объект с информацией, закрепленной заданным человеком образом для ее передачи во времени и пространстве (ГОСТ 16.487-83). Документ— это обычно носитель информации или управленческого решения, затем — хранитель информации; в перспективе отдельные документы могут представлять собой научно-историческую ценность.

Служебные документы учреждений, организаций, предприятия и личные документы граждан выполняют след выжные ф-ии:

- информационную: являются носителем и источником инф-ии;

- управленческую: позволяют организовать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы;

- правовую: служат юридической основой производственной деят-ти, подтверждают ыакты, удостоверяют сведения и показатели;

- коммуникативную: помогают организовать обмен информацией и общение между различными объектами;

- учетную: накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности;

- социальную: отражают соц-эконом-ю, полит., общественную и др. сферы жизни гос-ва и его граждан;

- культурную: являются памятником культуры данной эпохи, показывая ее специфику, калорит, нравы, обычаи, традиции;

- историческую: являются источником знаний о событиях и деятелях разл. эпох, полнее и конкретнее других истор. памятников раскрывают истор. события, подтверждают и дополняют истор. факты, помогают восстанавливать историческое прошлое стран и народов.

Документы являются специфическими материальными объектами, при работе с которыми необходимо выполнять много разл. действий: создание и оформление документов, организацию их движения и обработки, систематизацию и хранение документов. (делопроизводство)