Виды организационно – распорядительных документов (ОРД) и признаки их классификации

1. Организационно-распорядительные документы (ОРД) - уставы, положения, инструкции, приказы, решения, распоряжения, договоры и т.д. Эти документы регламентируют деятельность организации, определяют цели, принципы и правила её функционирования.

С их помощью оформляются управленческие решения, координируется взаимодействие подразделений и служб, распределяется ответственность между исполнителями и т.д.

2. Информационно-справочные документы - письма, телеграммы, справки, акты, докладные и объяснительные записки и т.д. Эти документы содержат разнообразные сведения о производственных событиях, происходящих в организации и за её пределами.

Они носят вспомогательный характер, обеспечивая информационную поддержку руководителей, принимающих управленческие решения.

3. Документы по личному составу (кадровые документы) - контракты, трудовые книжки, заявления, приказы по кадрам, личные карточки и дела и т.д. В этих документах фиксируются сведения о приёме, увольнении, перемещении работников, предоставлении им отпусков, поощрениях и взысканиях, повышении их квалификации.

4. Производственно-управленческие документы - чертежи, схемы, технические инструкции, описания производственных операций, бизнес-планы, финансовые документы и т.д. С их помощью документируются технологические процессы, ведётся учёт работы предприятия, осуществляется внутренний и внешний контроль, фиксируется собственно управленческая деятельность.

Итак, используемая документация охватывает все стороны жизнедеятельности организации.

Документы каждого вида классифицируются по ряду признаков:

по форме	индивидуальные, типовые, трафаретные
по содержанию	простые, сложные
по происхождению	служебные, личные
по адресату	входящие, внутренние, исходящие
по способам изготовления	рукописные, печатные, типографские, электронные
по степени достоверности	оригиналы (подлинники), копии, выписки, дубликаты
по срочности исполнения	срочные, несрочные
по срокам хранения	постоянно, свыше 10 лет, до 10 лет

Данная классификация позволяет точнее определить особенности конкретного документа.

Документы организационные, распорядительные, по личному составу, справочно-информационные.

Аппарат управления реализует свои функции при помощи универсальных организационно-распорядительных документов (ОРД), создаваемых во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления.

Документ можно получить посредством письма, рисунка, графики, звукозаписи, фотографии. Он обеспечивает сохранение и накопление, передачу и использование информации, являясь, по существу, ее носителем.

Любое решение базируется на информации, которая должна быть объективной, достоверной и оперативной.

Информация, зафиксированная в документе, является: основанием для принятия решения, доказательством исполнения, справочно-поисковым материалом.

Все формы управленческой деятельности отражают в документах, которые выступают способом и средством реализации функций, возложенных на аппарат управления.

Основные функции, которые обеспечивает ДОУ:

- планирование;

- организационно-распорядительная деятельность;

- учет;

- отчетность;

- финансирование и т.д.

 

Все функции аппарата управления реализуют с помощью документов, общих для всех организаций и предприятий.

В условиях увеличения объема информации и номенклатуры изделий, расширения экономических и культурных связей, возникает необходимость упорядочения потоков информации. Решают ее также с помощью документов, как информационного обеспечения функции управления. Для этой цели разработаны унифицированные системы документации, созданные по единым правилам.

Определение, назначение, состав документов устанавливает ГОСТ 6.10Л-88. Форматы, размеры полей документов, входящих в унифицированную систему, расположение частей и зон документа устанавливает формуляр-образец.

Из функциональных систем документации самой многочисленной являются документы организационно-распорядительной системы. Любой работник сталкивается с их составлением, оформлением и обработкой.

Требования к документам, изложенные в ГОСТе Р 6.30-97, применяют при оформлении документов и других систем документации (порядок адресования, визирования, подписания и т.д.).

Основные требования к оформлению документов базируются прежде всего на требованиях государственных стандартов, предъявляемых к унификации системы документации.

Важной задачей делопроизводства является упрощение работы с документами, ускорение их составления и оформления. Этому в значительной степени и способствует создание стандартов унифицированной системы ОРД.

Стандартами устанавливаются наиболее общие правила составления документов, оформление машинописным способом отдельных реквизитов.

Все организационно-распорядительные документы, представленные в этой главе книги, оформляются на базе формуляра - образца - модели унифицированной формы документа.

Реквизиты оформляют чаще флатовым способом, так как это - более простой и быстрый вариант написания документов.

Единообразию в оформлении документов в организации помогает максимальная типизация и трафаретизация текстов.

Следует отметить, что составители документов могут избрать и продольный вариант расположения постоянных реквизитов. В этом случае, создателю документа надо будет рассчитывать реквизиты, исходя из количества печатных знаков в рабочей строке.

Унифицированная система ОРД носит межведомственный характер, т.е. функционируе