Понятие бланка, реквизита, формуляра, формата

Бланк документа — это стандартный лист бумаги (формат) с нанесенными на нем постоянными реквизитами. На рабочем поле бланка, предназначенном для переменной информации, могут размещаться символические знаки («уголки», «отрезки прямой линии», «крестики»), которые служат ориентирами при оформлении документов, указывают начало и конец размещения переменных реквизитов, а на левом поле отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов. Эти знаки в делопроизводстве называют ограничительными отметками.

 

ГОСТ Р 6.30—2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов — А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм)*. В делопроизводстве также находит применение формат АЗ (297 х 420), используемый для подготовки больших таблиц, диаграмм, схем в качестве приложений к некоторым видам документов — письмам, постановлениям и др.

Бланки документов следует изготавливать на плотной белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Согласно ГОСТ Р 6.30—2003 каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

Бланки документов проектируют в соответствии с приложением А к ГОСТ Р 6.30-2003.

Стандартом установлены следующие виды бланков документов:

— общий бланк;

— бланк письма;

— бланк конкретного вида документа.                        

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14, оформляемые согласно данным учредительных документов организации.

Бланк письма включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04— 09, оформляемые в соответствии с данными учредительных документов организации, и, в целях ускорения подготовки писем, на поле бланка могут быть нанесены ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11—15, 16, 18-20.

Для бланков писем предусмотрены два варианта размещения постоянных реквизитов в рамках выделенной зоны — угловое и продольное.

Бланки документов следует изготавливать на плотной белой бумаге или бумаге светлых тонов (плотность не менее 80 г/м2, белизна — не менее 90%). Бумага должна быть достаточно прочной, малодеформирующейся. Воспроизведение реквизитов на бланках может производиться типографским способом, с применением средств оперативной полиграфии или с помощью вычислительной техники при подготовке конкретного документа. Гербовые бланки изготавливаются только типографским способом.

При изготовлении бланков типографским способом размеры шрифтов выбирают в зависимости от количества печатных знаков в реквизите. Более крупным шрифтом выделяется наименование организации и виды документов. При этом следует соблюдать следующие правила: простое и удобное их расположение, соблюдение пропорций между толщиной линий типографского набора и компьютерного текста. Допускается реквизит 08 (наименование организации) печатать рисованными шрифтами.

Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, обеспечивающими незатруднительное чтение текста в удовлетворительных условиях освещения и получение качественных копий документов с помощью копировальной техники.

ГОСТ Р 6.30—2003 устанавливает определенные требования к размещению на бланках постоянных реквизитов и ограничительных отметок.

Реквизиты 01, 02, 03 располагаются над серединой реквизита 08.

Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08 слева от него, включая поле для подшивки.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, трафаретные места для реквизитов 11, 12, 13 размещаются в пределах границ зон расположения реквизитов одним из способов:

— центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов);

— флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Центрованный вариант расположения реквизитов используется при типографском способе изготовления бланков. При этом под реквизиты 11, 12, 13 оставляют трафаретные места.

Флаговый вариант расположения реквизитов используется при воспроизведении угловых бланков на чистом листе бумаги с помощью ПК непосредственно при подготовке конкретного документа (см. образец слева). При этом воспроизведение постоянных реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30— 2003 для исходящих документов, является обязательным. Для документов внутреннего хождения часть реквизитов (01—07, 14), как правило, может не воспроизводиться. Такой подход весьма распространен в практике документирования (главным образом при составлении внутренних документов, таких как приказ, распоряжение, акт, протокол).

В последнее время обозначилась новая тенденция в размещении на бланках реквизита 09 «Справочные данные об организации». При центрованном расположении остальных реквизитов углового «штампа», элементы реквизита 09 размещаются флаговым способом. Небольшая потеря бумажной площади компенсируется удобством для прочтения составных частей справочных данных об организации.

На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 08, 09, 14 печатаются на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.

Особые требования к изготовлению, учету, использованию и хранению предъявляются к гербовым бланкам. Эти требования в отношении воспроизведения реквизита 01 (Государственный герб Российской Федерации) оговорены Федеральным конституционным законом «О государственном гербе Российской Федерации» от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ (с изм. и доп. от 9 июля 2002 г.). Основные требования к гербовым бланкам приведены ниже.

Гербовые бланки документов, т. е. бланки с воспроизведением Государственного Герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации, являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. Образцы гербовых бланков приведены на рис. 2.3, 2.4.

Изготовление гербовых бланков производят по заказам органов государственной власти, иных государственных органов и учреждений, определенных Положением о Государственном гербе Российской Федерации, соответствующими правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Гербовые бланки в организациях подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты:

при поступлении бланков:

наименование вида гербового бланка;

дата поступления;

номер сопроводительного документа;

наименование организации — поставщика гербовых бланков;

количество экземпляров;

серия и номера гербовых бланков;

при выдаче бланков:

наименование вида гербового бланка;, количество экземпляров;

серия и номера гербовых бланков;

наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица — получателя гербовых бланков;

расписка в получении;

примечание (отметка об уничтожении и т. д.).

Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение организации, ответственное за делопроизводство. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.

Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.

Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводит не реже одного раза в год комиссия, назначаемая распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.