Материальные носители информации

Первоначально носители документов в различных странах были достаточно разнообразны, и их выбор определялся уровнем разви­тия современных технологий и доступностью тех или иных материа­лов.

В Египте наиболее распространенным материалом для письма был папирус — прообраз современной бумаги. Его изобретение от­носят к 30 веку до н. э. Листы изготовляли из стеблей растения папирус.

Примерно в IIIвеке до н. э. был изобретен пергамент — особо обработанная кожа молодых животных (в основном телячья).

Стоимость пергамента была очень велика из-за трудоемкости ра­бот по специальной выделке кожи. Пергаментные листы были плот­ными и жесткими, в основном стягивались переплетом с металли­ческими застежками. Благодаря своей прочности этот материал ис­пользовался для письма в течение почти 18 веков.

Первоначальная бумага из натуральных растительных волокон (риса, бамбука и др.) появляется во II веке н. э. в Китае. Растер­тые в воде растения затем пропитывались животным клеем, суши­лись на воздухе и прессовались.

В Индии, Вьетнаме, а потом и в Европе бумагу делали из переработанного тряпья и называлась она тряпичной бумагой. Тря­пичная бумага ручной выработки выпускалась примерно до конца XVIII века.

С середины XIX века в Европе начали использовать более деше­вую бумагу на основе древесины (из древесной целлюлозы, а затем из древесной массы). С этого периода и по наше время документы на бумажных носителях являются самыми распространенными.

С появлением новых технических возможностей, техно­логий и материалов в начале XX века стали создаваться документы на принципиально новых носителях. Это кинофильмы, диафиль­мы, диапозитивы, фонограммы, грампластинки, фотодокументы. Содержащуюся на них информацию стали воспроизводить с помо­щью различных технических средств. Все эти документы в целом называются кинофотофонодокументами.

Новейшими материальными носителями условно считаются та­кие, которые требуют для нанесения и воспроизведения информа­ции новых технических средств. К ним относят микрографические документы (микрофильм, микрофиша, микрокарта), магнитные до­кументы (аудио- и видеокассета, магнитный диск), оптические до­кум енты (СD-диск, DVD-диск, магнитооптический диск).

Формуляр документа

Каждый документ состоит из отдельных элементов, которые называются реквизитами.

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального до­кумента.

Различные виды документов имеют различный набор реквизитов.

 Правила составления и оформления реквизитов, а также место их расположе­ния должны соответствовать ГОСТу Р 6.30-2003.

Всего реквизитов 30.

 Перечень реквизитов:

• 01 — Государственный герб Российской Федерации;

• 02 — герб субъекта Российской Федерации;

• 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

• 04 — код организации;

• 05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юриди­ческого лица;

• 06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины поста­новки на учет (ИНН/КПП);

• 07 — код формы документа;

• 08 — наименование организации;

• 09 — справочные данные об организации;

• 10 — наименование вида документа;

• 11 — дата документа;

• 12 — регистрационный номер документа;

• 13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

• 14 — место составления или издания документа;

• 15 — адресат;

• 16 — гриф утверждения документа;

• 17 — резолюция;

• 18 — заголовок к тексту;

• 19 — отметка о контроле;

• 20 — текст документа;

• 21 — отметка о наличии приложения;

• 22 — подпись;

• 23 — гриф согласования документа;

• 24 — визы согласования документа;

• 25 — оттиск печати;

• 26 — отметка о заверении копии;

• 27 — отметка об исполнителе;

• 28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

• 29 — отметка о поступлении документа в организацию;

• 30 — идентификатор электронной копии документа.

Реквизиты подразделяются на основные (обязательные) и дополнительные.

Обязательными реквизитами всех систем являются: автор, наименование вида документа, заголовок к тексту, дата, регистрационный номер документа, текст, визы, подпись, отметка об исполнении и направлении документов в дело.

Схема расположения реквизитов закреплена в формуляре-образце документа.

Формуляр - совокупность расположенных в определенной последовательно­сти реквизитов документа.

Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, распо­ложенных в определенной последовательности.

Формуляр-образец документа - модель построения документа, устанавливающая об­ласть применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.