Юридическая сила - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Отсутствие необходимых реквизитов или неправильное их оформление может привести к тому, что документ не будет иметь юридической силы.
Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую
силу документов, являются:
ü наименование организации (должностного лица) - автора документа;
ü наименование вида документа;
ü дата документа;
ü регистрационный номер;
ü гриф утверждения (для некоторых документов);
ü текст;
ü подпись;
ü печать.
Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Должностное лицо, проставляя подпись в документе, берет на себя ответственность:
ü за достоверность документа;
ü за все возможные последствия исполнения (введения в действие) документа.
Право подписи предоставляется определенным лицам и может быть закреплено:
ü в уставе предприятия;
|
|
ü в положении о предприятии (о структурном подразделении);
ü в инструкции по делопроизводству;
ü в должностной инструкции работника;
ü в приказе о распределении обязанностей.
Документы организации подписывает директор или его заместители. Документы структурных подразделений подписывают их руководители.
По ряду вопросов правом подписи могут обладать другие работники, например, главный бухгалтер предприятия.
Дата документа — один из важнейших реквизитов документа. Отсутствие даты на документе делает его недействительным.
Печать — юридически значимый реквизит и применяется в целях заверения подписи должностного лица на наиболее важных или финансовых документах.
Печать свидетельствует:
ü о подлинности документа;
ü о принадлежности документа к указанной на печати организации.
Печать проставляется на документах, издание которых влечет за собой:
ü какие-либо правовые последствия, например, создание, реорганизацию предприятия;
ü материальные последствия, например, передачу материальных ценностей, удостоверение права организации или отдельного лица на что-либо.
Гриф утверждения — некоторые документы приобретают юридическую силу только с момента их утверждения руководителем или вышестоящим органом.
Обязательному утверждению подлежат:
ü уставы, положения о предприятиях (филиалах);
ü штатные расписания;
ü акты проверок, акты приема-передачи;
ü должностные инструкции;
ü сметы, бизнес-планы, отчеты и т. п.
Регистрационный номер является дополнительной гарантией подлинности документа. Он свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документом предприятия.
|
|
Понятие «Система документации». Виды УСД. Унификация и стандартизация
Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единым требованиям к их оформлению.
В целях сокращения количества документов, применяемых в управленческой деятельности, в целях типизации их форм, снижения трудовых и материальных затрат на их подготовку и оформление, в целях достижения единообразия информационных баз проводятся работы по унификации документов, созданию унифицированных систем документации (УСД).
В основе создания унифицированных систем документации лежит единообразие состава и формы управленческих документов:
• унифицированная система организационно-распорядительной документации;
• унифицированная система банковской документации;
• унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
• унифицированная система отчетно-статистической документации;
• унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
• унифицированная система документации по труду;
• унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
• унифицированная система внешнеторговой документации.
Основным направлением совершенствования документов является их унификация и стандартизация.
В целях сокращения количества документов, применяемых в управленческой деятельности, в целях типизации их форм, снижения трудовых и материальных затрат на их подготовку и оформление, в целях достижения единообразия информационных баз проводятся работы по унификации документов, созданию унифицированных систем документации (УСД).
В основе создания унифицированных систем документации лежит единообразие состава и формы управленческих документов:
• унифицированная система организационно-распорядительной документации;
• унифицированная система банковской документации;
• унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
• унифицированная система отчетно-статистической документации;
• унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
• унифицированная система документации по труду;
• унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
• унифицированная система внешнеторговой документации.
Формой юридического закрепления унификации документов является стандартизация служебных документов.
Стандартизация в области документоведения означает установление общегосударственных форм и требований к документам, обязательных к использованию всеми организациями. Применение стандартов повышает культуру современной управленческой деятельности.
Унификация и стандартизация служебных документов создает возможность составления типовых (трафаретных) текстов для документов, содержащих идентичную и повторяющуюся информацию.