Основные понятия документоведения

Делопроизводство, или документационное обеспечение управления - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

  Документ -зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее иденти­фицировать.

Автор документа - физическое или юридическое лицо, сделавшее документ.

Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообща­емое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его орга­на и установленным порядком оформления.

Подлинник (официального) документа - первый или единичный экземпляр официального документа.

Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

  Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Документирование -запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

  Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа.

Постоянная часть реквизита документа - неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.

  Переменная часть реквизита документа - изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.

Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Формуляр-образец документа - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Документооборот - движение документов в организации с мо­мента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.