Правила графического сокращения слов и словосочетаний. Оформление дат, периодов времени и цифровой информации в документах

В деловой документации допускаются общепринятые сокращения слов, а также сокращения, оговоренные нор­мативными документами.

Наиболее распространенные случаи употребления сокра­щений следующие:

Ø в географических названиях: город — г., село — с, поселок — п., поселок городского типа — пгт. Перед на­званиями городов Москва и Санкт-Петербург буква «г.» не ставится. Буква «г.» также не ставится перед городами, в названиях которых имеется слово «город» (Новгород, Вол­гоград, Зерноград и др.);

Ø в словах при фамилиях: товарищ — т. (в начале пред­ложения — Тов.), господин — г-н, госпожа — г-жа, про­фессор — проф., доцент — доц., начальник — нач., и т. д.;

Ø слова, употребляемые при цифрах; пункт 2 — п. 2., подпункт 1.1. — подл. 1.1., пункты — пп., рисунок 5 — рис.5., раздел 2 — разд. 2;

Ø слова при указании денежных единиц: рубль — р., тысяча рублей — тыс. р., миллион рублей — млн р., миллиард рублей — млрд р.;

Ø слова, сокращения которых пишутся через дефис: министерство — м-во, завод — з-д, производство — пр-во, район — р-н, хозяйство — хоз-во, количество — кол-во, человеко-час —чел.-час, и т. п.

Нередко в текстах документов используются в качестве сокращений буквенные аббревиатуры. Например: РФ — Российская Федерация, ГОСТ Р — государственный (нацио­нальный) стандарт Российской Федерации, ПК — персо­нальный компьютер, ЭВТ — электронно-вычислительная техника, НИИ — научно-исследовательский институт, АО — акционерное общество, ООО — общество с ограничен­ной ответственностью и др.

Допускается использование сокращений, принятых в данном документе. При этом в скобках указывают приня­тый вариант сокращения или аббревиатуры непосредствен­но после первого упоминания полного написания сокращен­ного слова или словосочетания. Однако сокращать одно и то же слово или словосочетание по-разному или писать их в одном месте полностью, а в другом сокращенно — не допускается.

Допускаются сокращения словосочетаний: и так далее — и т. д., и тому подобное — и т. п., и другие — и др.

Не допускаются следующие сокращения: ед. изм. — еди­ница измерения, напр. — например, п/упр. — под управле­нием, т. г. — текущего года, с. г. — сего года, т. н. — так называемый, т. о. — таким образом.

Написание дат и периодов времени

ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает следующие спосо­бы оформления дат: цифровой и словесно-цифровой.

Наиболее экономичным является цифровой способ, по­скольку сокращает длину написания даты и может одно­временно служить кодом при обработке документов. Эле­менты даты приводятся одной строкой арабскими цифра­ми, отделенными точками, без переносов, в такой после­довательности: число, месяц, год. Например: 02 сентября 2005 года пишется 02.09.2005.

Допускается оформление даты в «обратной» последова­тельности: год, месяц, день месяца, например: 2004.06.05.

Второй способ, словесно-цифровой, имеет несколько ва­риантов написания. На финансовых документах даты офор­мляются следующим образом: 02 сентября 2005 года. Обо­значения некалендарных сроков, начинающихся в одном году и заканчивающихся в другом, оформляются по примеру: в отчетном 2005/2006 году. Ссылка на длительный период времени делается следующим образом: 2004-2008 гг.

Если обозначение времени в тексте состоит из указания только года, то слово «год» пишется полностью (например, в 2004 году). Если кроме года указываются число, месяц, то слово «год» пишется сокращенно, с точкой (например, в январе 2005 г.; в первом полугодии 2006 г., в III-IV квар­талах 2006 г.).

Оформление в документах цифровой информации

Особенностью официально-деловых текстов является наличие большого количества цифровой информации, не­правильная запись которой может явиться источником ошибок, возникающих при чтении, изучении и обработке подобных текстов.

Отдельные виды управленческой информации переда­ются в форме смешанной записи, состоящей из цифр и слов. Например, число 509 000 в словесно-цифровой записи бу­дет выглядеть так: 509 тыс. Смешанная запись не только дает возможность сокращать написание больших и малых чисел, но и значительно облегчает их восприятие.

В документах встречаются многозначные целые числа, простые и десятичные дробные числа, буквенно-цифровые и словесно-цифровые сочетания.

При написании многозначных чисел производится груп­пировка их справа налево по три цифры: 13 768 290; 78 951. Числа в обозначениях (марках) машин и других техничес­ких устройств на группы не разделяются и пишутся слит­но, если цифры предшествуют буквам (например, 5Т54А), и пишутся через дефис, если буквы предшествуют цифрам (ЗИЛ-155, ИЛ-18).

Простые дроби пишутся через косую черту: 1/2, 5/6. В десятичных дробях после запятой цифры группируются по три, начиная слева направо: 3,659 09; 8,032 091.

Номера телефонов разбиваются на группы цифр. На­пример, для семизначных 945 61 24, для шестизначных 24 12 15, для пятизначных 2 06 13, для трехзначных 5 68. Адреса домов, имеющие двойные номера, пишутся через косую черту: пр. Мичурина, д. 81/64; литерные номера до­мов пишутся слитно: пр. Кировский, д. 44а.

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с падежными окончаниями через де­фис (например, 1-й вопрос повестки дня).

Некоторые порядковые числительные для отличия обо­значаются в документах с помощью римских цифр, но уже без падежных окончаний (например, XXI век).

Арабская цифра, входящая в словесно-цифровое со­четание, пишется через дефис с соответствующим словом (например, 40-градусная крепость, 11-этажный дом).

Числа до девяти включительно и приблизительные чис­ла следует писать словами (например, порядка ста штук, в возрасте до пяти лет).

В названиях праздников и знаменательных дат, если числительное в названии приведено цифрой, то следующее за цифрой слово пишется с прописной буквы (например, 8 Марта).