2020-09-24
120
Проведение экспертизы документов, подлежащих включению в систему, предполагает, как следует из положений Национального стандарта Р ИСО 15489-1-2007, определение состава документов, подлежащих включению в систему на основе:
анализа регулирующей среды и требований деловой деятельности и отчетности предприятия:
анализа рисков, связанных с возникновением необходимости в использовании документов, не включенных в систему.
При проведении предварительного анализа принимаются во внимание следующие обстоятельства*(12):
1. Документы создаются предприятием и поступают к нему извне на различных носителях и с использованием постоянно меняющихся технологий.
2. Документальная информация является динамичной, т.е. она может быть создана множеством исполнителей, существовать в нескольких версиях и находиться на различных стадиях формирования в течение различных периодов времени.
3. Информацию, зафиксированную на материальном носителе, следует включать в документную систему в качестве документов и связывать с метаданными, характеризующими ее особый деловой контекст, в случае, если она побуждает предприятие к выполнению определенных действий, служит для подготовки отчетности либо документальной фиксации управляющих действий, решений или процесса (процессов) принятия решения.
Определение сроков хранения документов
Определение сроков хранения документов, включаемых в систему, основывается на оценках:
регулирующей среды (соответствующей нормативной базы);
требований деловой деятельности и подотчетности;
риска утраты (повреждения, искажения) документированной информации.
Отметим, что в настоящее время сроки хранения документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, определяются в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле"*(13), а иных документов, образующихся в деятельности предприятий, организаций, учреждений, - соответствующими Перечнями документов*(14). При определении сроков хранения документов непосредственно на предприятии должны учитываться права и интересы всех заинтересованных лиц. Основные задачи, решаемые в интересах надлежащей организации хранения документов, представлены на рис. 1.5.
Включение документов в систему
Включение документов в систему осуществляется для:
установления взаимосвязей между документом, его создателем и контекстом создания документа;
размещения документа и его взаимосвязей в системе;
установления связей каждого отдельно взятого документа с другими документами.
Включение документа в систему может осуществляться путем присвоения документу подробных метаданных, включенных в документ (присоединенных к нему или связанных с ним).
Такие метаданные особенно необходимы для контроля статуса, структуры и целостности документа в любое определенное время, а также для показа его связей с другими документами. Основные методы, обеспечивающие включение документа в систему представлены на рис. 1.6.
Регистрация документов в системе
Регистрация документов в системе производится с целью обеспечения доказательства того, что документ был создан или включен в документную систему, а также для упрощения и повышения надежности последующего поиска документа. Регистрация, как правило, включает:
краткое описание документа (запись метаданных о документе);
присвоение документу идентификатора, уникального внутри определенной документной системы.
┌────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Основные задачи, решаемые в интересах надлежащей организации │
│ хранения документов │
└────────────────────────────────────┬───────────────────────────────┘
┌───────────────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────────┐
│ Обеспечение соответствия │ │ │ Обеспечение соответствия │
│ документального фонда предприятия ├──┼─┤ правовым требованиям путем │
│ его потребностям в ├─┐│ │ обеспечения документирования, │
│ документированной информации │ ││ │ разъяснения и применения │
│ │ ││ │ регулирующей среды в сфере │
│ │ ││ │ управления документами в │
│ │ ││ │конкретном направлении деловой │
│ │ ││ │ деятельности │
└───────────────────────────────────┘ ││ └───────────────────────────────┘
┌───────────────────────────────────┐ ││ ┌───────────────────────────────┐
│ Сохранение информации о прошлых и │ ││ │ Обеспечение соответствия │
│ настоящих решениях и видах │ ││ │текущим и будущим потребностям │
│ деятельности в целях │ ││ │ внутренних и внешних │
│информационного обеспечения решений├─┤└─┤ заинтересованных лиц │
│ и деятельности в настоящем и │ │┌─┤(пользователей соответствующей │
│ будущем │ ││ │ документированной информации) │
└───────────────────────────────────┘ ││ └───────────────────────────────┘
┌───────────────────────────────────┐ ││ ┌───────────────────────────────┐
│Сохранение доказательств прошлой и │ ││ │ Обеспечение идентификации │
│ настоящей деятельности для │ ││ │ законных интересов лиц, │
│соблюдения обязательств отчетности │ ││ │реализация которых основана на │
│ ├─┤├─┤ сохранности документов в │
│ │ ││ │ течение более длительного │
│ │ ││ │ срока, чем это необходимо │
│ │ ││ │ самому предприятию │
│ │ ││ │ │
└───────────────────────────────────┘ ││ └───────────────────────────────┘
┌───────────────────────────────────┐ ││ ┌───────────────────────────────┐
│Своевременное, санкционированное и │ ││ │Установление и оценка правовых,│
│ систематическое уничтожение │ ││ │ финансовых, политических, │
│ документов, не подлежащих │ ││ │ социальных или других │
│ дальнейшему хранению ├─┤├─┤ позитивных результатов от │
│ │ ││ │ сохранения документов для │
│ │ ││ │ служения интересам │
│ │ ││ │ исследователей и общества в │
│ │ ││ │ целом │
└───────────────────────────────────┘ ││ └───────────────────────────────┘
┌───────────────────────────────────┐ ││ ┌───────────────────────────────┐
│ Сохранение контекста документов в │ ││ │ Соблюдение требований │
│ интересах обеспечения их │ ││ │ соответствующего архивного │
│аутентичности и достоверности*(15) ├─┘└─┤ органа в соответствии с │
│ │ │ законодательством │
└───────────────────────────────────┘ └───────────────────────────────┘
Рис. 1.5.
┌────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Основные методы, обеспечивающие включение документа в систему │
└───────────────────────────────────┬────────────────────────────────┘
┌───────────────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────────┐
│ Классификация и индексирование, │ │ │ Упорядочение документов путем │
│ позволяющие создавать ссылки, │ │ │создания логической структуры и│
│ производить группировку, │ │ │ последовательности как для │
│ присваивать имена, защищать ├─┼─┤ бумажных дел, так и для │
│ конфиденциальность, обеспечивать │ │ │ электронных директорий для │
│ доступ для пользователей, а также │ │ │ упрощения последующего │
│поиск, отбор и идентификацию особо │ │ │ использования документов и │
│ ценных документов │ │ │ справочной работы по ним │
└───────────────────────────────────┘ │ └───────────────────────────────┘
┌───────────────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────────┐
│ Регистрация, обеспечивающая │ │ │Методы, формализующие действия │
│ доказательство существования │ │ │ с документами в процессе │
│ документов в документной системе ├─┴─┤ осуществления деловой │
│ │ │ деятельности │
└───────────────────────────────────┘ └─────────────────┬─────────────┘
┌───────────────────┘
┌───────────────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────────┐
│ Обеспечивающие метаданные для ├─┼─┤ Обеспечивающие доказательство │
│ описания контекста документа │ │ │ месторасположения документа │
└───────────────────────────────────┘ │ └───────────────────────────────┘
┌──────────────────┴────────────────┐
│ Обеспечивающие идентификацию │
│действий (по признаку "выполнено - │
│ не выполнено")*(16) │
└───────────────────────────────────┘
Рис. 1.6.
Регистрация документов в системе производится (централизованно или децентрализовано, см. далее) с соблюдением следующих основных правил:
документ регистрируется при включении в систему;
до завершения регистрации не допускаются какие-либо действия, влияющие на документ.
