Инструкция по документационному обеспечению управления

 

Инструкция по документационному обеспечению управления - локальный нормативный акт, устанавливающий единый порядок осуществления*(35) ДОУ предприятием и применения в процессе его осуществления положений законодательных, нормативных правовых актов, других локальных нормативных актов по вопросам данного вида обеспечения. Проект инструкции по документационному обеспечению управления предприятием целесообразно разрабатывать на основе соответствующих нормативно-методических документов*(36), и с учетом особенностей организационно-правовых условий осуществления предприятием своей деятельности.

Оформление документа производится на общем бланке предприятия. Реквизитами документа являются:

1. Наименование вида документа.

2. Дата документа.

3. Регистрационный номер документа.

4. Место составления или издания документа.

5. Гриф утверждения.

6. Заголовок к тексту.

7. Текст.

8. Подпись.

9. Визы согласования*(37).

10. Отметка о наличии приложения*(38).

Проект инструкции подписывает его ответственный исполнитель и руководитель (начальник) службы ДОУ либо заместитель руководителя предприятия по соответствующему направлению деятельности, а утверждает - руководитель предприятия.

Пример документа представлен в приложении 4 к настоящему пособию.

 

Локальные нормативные акты по отдельным составляющим деятельности службы ДОУ

 

В целях регламентации отдельных составляющих (видов, направлений) деятельности службы ДОУ могут разрабатываться, внедряться и применяться иные локальные нормативные акты. Так, регламентация электронного документооборота между структурными подразделениями предприятия может осуществляться на основании соответствующего положения.

Проект документа целесообразно разрабатывать на основе соответствующего примерного (типового) положения (правил и т.п.) и с учетом Положения о системе межведомственного электронного документооборота*(39). Пример документа представлен в приложении 5 к настоящему пособию.

 

Нормы времени на выполнение работ по ДОУ

 

Нормы времени - нормативно-технический акт, содержащий, наряду с правовыми нормами, технические показатели осуществления определенной деятельности (в рассматриваемом нами случае - документационного обеспечения управления). Так, в целях надлежащего нормирования времени на выполнение работ по ДОУ на предприятиях (в организациях, учреждениях) применяются Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по ДОУ, утвержденные постановлением Минтруда России от 25 ноября 1994 г. N 72, а в управленческих структурах федеральных органов исполнительной власти - нормы времени на работы по документационному обеспечению, утвержденные постановлением Минтруда и социального развития от 26 марта 2002 г. N 23. На основе нормативов (норм) времени:

1) определяется и обосновывается численность работников служб ДОУ;

2) устанавливаются должностные обязанности работников служб ДОУ;

3) распределяются работы между работниками (категории "технический исполнитель").

В необходимых случаях на основе указанных документов предприятиями (организациями, учреждениями) разрабатываются уточненные нормы времени. В таких нормах, как правило, фиксируются:

временны е затраты на выполнение отдельных видов работ, не предусмотренных укрупненными нормативами (нормами);

временны е затраты на выполнение отдельных видов работ - в случае, если в связи со спецификой ДОУ в условиях конкретного предприятия (организации, учреждения) фактические временны е затраты на их выполнение существенно отличаются от установленных укрупненными нормативами (нормами).

Расчет уточненных норм, как правило, производится методом технического нормирования, основанного на фиксации (хронометрировании с последующей записью) затрат рабочего времени на выполнение соответствующих видов работ. При этом должны, кроме того, приниматься во внимание затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочих мест, отдых и личные потребности работников.

Значения норм времени устанавливаются в часах (долях часа) на единицу измерения каждого конкретного вида работы - например, лист, коробка, папка, дело. Нормы времени на выполнение наиболее распространенных операций по ДОУ представлены в приложении 6 к настоящему пособию.