2020-09-24
391
Обеспечение планирования и отчетности, а также своевременной и правильной подготовки соответствующих документов - планов, отчетов - является одной из основных обязанностей руководителя службы ДОУ предприятия. К подготовке документов планирования и отчетности привлекаются начальники структурных подразделений, а в необходимых случаях - специалисты службы ДОУ с соответствующей квалификацией.
Отметим, что планирование работы осуществляется службой ДОУ самостоятельно, на основе анализа результатов предшествующей деятельности (например, за истекший календарный год) и в соответствии с планируемыми показателями деятельности предприятия на предстоящий период (наступающий календарный год). Уточним, что в общем случае план работы - это документ, определяющий состав и содержание основных мероприятий (задач), выполнение которых возлагается на работника (руководимое им подразделение), сроки, места и ответственных за их проведение (выполнение) в пределах определенного периода времени (в течение дня, недели, месяца, квартала и т.д.).
|
|
|
Исходными данными для планирования деятельности службы ДОУ на предстоящий календарный год являются:
показатели финансового и экономического развития предприятия на планируемый период;
основные итоги деятельности службы ДОУ за истекший (предшествующий периоду планирования) период;
цели и задачи службы ДОУ, вытекающие из содержания соответствующих разделов документов долгосрочного и среднесрочного планирования (в том числе бизнес-планов, программ организационного развития предприятия и т.п.).
Разработку проекта годового плана работы службы ДОУ целесообразно завершить к началу заключительного квартала года, предшествующего планируемому периоду.
В проекте плана определяются приоритетные направления работы службы ДОУ в предстоящем периоде, а также виды, объемы, сроки и исполнители работ по документационному обеспечению управления*(40). Проект плана, как правило, включает пояснительную записку и приложения, в том числе необходимые расчеты (основные показатели работы службы ДОУ).
Пояснительная записка в составе проекта плана состоит из введения, разделов, соответствующих направлениям развития повседневной деятельности архива предприятия, и заключения. В разделах пояснительной записки коротко обосновывается необходимость выполнения видов работ по документационному обеспечению управления, определяются их конечные результаты и т.п.
Основные показатели плана работы на предстоящий период содержат перечень показателей и их значения; при этом, помимо итоговых (годовых) значений показателей, допускается отражать в документе их полугодовые и квартальные значения. Проект плана (см. рис. 2.3) обсуждается руководством службы ДОУ, в необходимых случаях согласовывается с другими структурными подразделениями (должностными лицами), после чего утверждается руководителем предприятия.
|
|
|
Наименование предприятия Утверждаю
───────────────────────────────────
Наименование должности руководителя
предприятия
Подпись, расшифровка подписи
Дата
План работы ___________________________________________ на 20 __ год
(наименование подразделения)
| N п/п | Название раздела (вида работ) | Единица измер. | Объем работы | Бюджет времени | Срок исполн. | Исполнитель | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Руководитель службы ДОУ _________________ _____________________
Дата подпись Расшифровка подписи
Рис. 2.3.
Планирование работы структурных подразделений службы ДОУ предприятия осуществляется под руководством начальников соответствующих подразделений, как правило, на предстоящее полугодие или квартал. Порядок планирования - в том числе сроки, отводимые на разработку проекта плана, формы планирующих документов и др. - определяются руководителем службы ДОУ.
В проекте плана структурного подразделения отражаются основные показатели по видам работ, выполняемых соответствующими подразделениями, в том числе их наименования, объемы, сроки и исполнители. Проект плана структурного подразделения в необходимых случаях согласуется с заинтересованными сторонами, после чего утверждается руководителем службы ДОУ.
Индивидуальное планирование осуществляется работниками службы ДОУ в соответствии с указаниями ее руководителя и начальников соответствующих подразделений (в составе службы ДОУ). Проект индивидуального плана составляется работником, как правило, на предстоящий месяц на основе плана работы подразделения.
Проекты планов работников подразделений службы ДОУ из числа технических исполнителей и специалистов утверждаются начальниками соответствующих подразделений. Проекты планов работы начальников подразделений службы ДОУ утверждаются ее руководителем, а проект плана работы последнего - руководителем предприятия (либо заместителем руководителя, курирующего вопросы документационного обеспечения управления).
За ходом и результатами выполнения планов работы руководством службы ДОУ осуществляется систематический контроль. Данные контроля учитываются, обобщаются, анализируются и регулярно доводятся до сведения руководства предприятия. Обобщенные данные контроля используются при разработке отчетных документов службы ДОУ (в общем случае - отчетов)*(41).
Отчет - это документ, в развернутой форме отражающий итоговые результаты обработки (систематизации, подсчета и сверки) и анализа статистических данных, характеризующих выполнение какого-либо вида работ (какой-либо деятельности) за продолжительный период времени (месяц, квартал и более). Отчетность по вопросам деятельности службы ДОУ осуществляется в порядке, установленном локальными нормативными актами предприятия.
|
|
|
Так, отчеты о работе службы ДОУ, как правило, разрабатываются за год, полугодие и квартал в соответствии со структурой и номенклатурой показателей планов работы*(42). В качестве приложений к годовому отчету службы ДОУ прилагаются основные показатели выполнения плана работы, другие необходимые документы.
Порядок, сроки представления отчетов, а также состав приложений к ним устанавливаются руководителем предприятия (заместителем руководителя, курирующим вопросы документационного обеспечения управления). Отчеты о работе подразделений службы ДОУ готовятся ежемесячно. Пример справки-отчета представлен на рис. 2.4. Помимо значений показателей, фактически достигнутых в течение соответствующих отчетных периодов по видам работ, в отчетах, кроме того, отражаются основные показатели труда работников подразделений*(43).
