Подготовка документов к передаче в архив

 

Подготовка документов к передаче в архив предприятия предполагает в первую очередь оформление дел. Полное оформление выполняется в отношении дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также дел по личному составу, частичное - в отношении дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Полное оформление дела включает:

1. Заполнение ранее незаполненных реквизитов обложки дела (их уточнение).

2. Нумерацию листов дела.

3. Составление листа-заверителя (заверительной надписи) дела.

4. Составление внутренней описи дела.

5. Брошюровку дела.

6. Проверку правильности и полноты оформления дела, его физического состояния.

Заполнение ранее не заполненных реквизитов выполняется в отношении реквизитов, по тем или иным причинам ранее не заполненных - например, дата закрытия дела, количество листов в деле и др.*(149).

При переформировании дела - например, при изменении обратного хронологического порядка группировки документов на прямой, при выявлении документов, подлежащих изъятию из состава дела и т.п. - нумерация его листов выполняется заново (с применением нумератора или простого карандаша). Старый номер при этом зачеркивается, а не стирается, после чего рядом проставляется новый*(150).

Лист-заверитель (заверительная надпись) дела оформляется, если это не было сделано ранее. На перенумерованные дела составляется новый лист-заверитель, который помещается вместе с зачеркнутым листом-заверителем, составленным ранее.

Составление внутренней описи документов дела выполняется, как и в случае с листом-заверителем, если это не было сделано ранее. Изменения в составе документов, в том числе обусловленные изъятием документов, заменой их копиями и т.п., отражаются в графе "Примечание"*(151).

Брошюровка дела предполагает его подшивку или переплет (после удаления из листов металлических креплений)*(152). Проверка полноты и правильности оформления дела, а также его физического состояния выполняется после завершения вышеперечисленных работ. Выявленные в оформлении дела недостатки устраняются. Выявленные недостатки в физическом состоянии дела (особенности этого состояния) отражаются в листе-заверителе дела.

Порядок подготовки к передаче в архив предприятия ЭД(БД) представлен на рис. 3.35.

Подготовленные вышеуказанным образом дела (документы) проходят экспертизу ценности, содержание которой рассматривается далее.

 

Экспертиза ценности документов

 

Подготовка к передаче в архив предприятия электронных документов (баз данных) предусматривает: 1. Проверку физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив. 2. Запись ЭД (БД) на машинные носители. 3. Проверку качества записи. 4. Описание ЭД (БД). 5. Предварительную простановку архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) ЭД (БД) постоянного хранения и по личному составу. 6. Подготовку комплекта сопроводительной документации.

 

Рис. 3.35.

 

Передача дел на хранение в архив предприятия производится после проведения экспертизы ценности входящих в их состав документов. Экспертиза ценности представляет собой процедуру изучения документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение в составе Архивного Фонда РФ.

Экспертиза ценности документов предприятия проводится специально уполномоченным органом - экспертной комиссией (ЭК). Состав комиссии и ее полномочия (см. приложение 9 к настоящему пособию) определяются в соответствии с приказом руководителя предприятия*(153). Поясним, что на ЭК возлагаются координационные и методические функции. Непосредственное выполнение экспертизы возлагается на службу ДОУ и ответственных за организацию делопроизводства структурных подразделений предприятия (см. далее). Результаты работы по экспертизе ценности документов подлежат рассмотрению на заседаниях ЭК*(154). Основные мероприятия по экспертизе ценности документов проводятся по месту их текущего хранения и включают:

1. Отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив.

2. Отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях.

3. Выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли*(155).

Экспертиза ценности традиционных и электронных документов (соответствующих дел) производится с учетом следующих особенностей. Экспертиза ценности традиционных документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения осуществляется методом обязательного полистного просмотра дел. При полистном просмотре дел с отметкой "ЭПК" выявляются и выделяются из их состава документы, подлежащие постоянному хранению. В случае выявления таких документов дела с отметкой "ЭПК" переформировываются. Сроки хранения переформированных дел, включающих документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел. Выделенные из состава дел с отметкой "ЭПК" документы постоянного хранения либо присоединяются к однородным делам, либо формируются в самостоятельные дела. По результатам экспертизы ценности составляются описи дел и акты (см. далее) о выделении к уничтожению дел (документов), не подлежащих хранению (см. рис. 3.36).

 

Основные правила составления описей дел предусматривают следующее: 1. Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел. 2. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером, а если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером. 3. Порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет. 4. Графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела. 5. При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью). 6. Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделением со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п. В конце описи (вслед за последней описательной статьей) заполняется итоговая запись.

 

Рис. 3.36.

 

________________________________________________________________________

                    (наименование предприятия)

 

 

                                            Утверждаю

                                Наименование должности руководителя

                                ____________ ___________________

                                   Подпись Расшифровка подписи

                                         Дата

 

Опись N ____

N п/п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Кол-во листов в деле (томе, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6*(156)	7
Название раздела

 

В данную опись внесено_________ дел с N ______ по N ______, в том числе:

             (цифрами и прописью)

литерные номера:_______________________________________________________,

пропущенные номера:____________________________________________________.

 

Наименование должности        __________  ____________________

составителя описи               Подпись    Расшифровка подписи

Дата

 

      Согласовано                                   Согласовано

Наименование должности руководителя                      Протокол ЭК

службы ДОУ (делопроизводства)                от 00.00.0000 N 000

 

_________   __________________

Подпись     Расшифровка подписи

Дата

 

Передал_____________________ дел и___регистрационно-контрольных картотек

   (цифрами и прописью)

к документам.

 

Наименование должности        __________  ____________________

составителя описи               Подпись    Расшифровка подписи

Дата

 

Принял _____ дел и ___ регистрационно-контрольных картотек к документам.

(цифрами и прописью)

 

Наименование должности        __________  ____________________

составителя описи               Подпись    Расшифровка подписи

Дата

 

Рис. 3.37

 

Описи дел (см. рис. 3.37), подписанные лицами, ответственными за их составление, представляются в архив предприятия через год после завершения включенных в них дел в делопроизводстве. По требованию архива в дополнение к описям могут также составляться оглавление, список сокращений и указатели.

Экспертиза ценности ЭД и БД с целью их отбора на архивное хранение производится в два этапа:

на первом этапе архив совместно со службой ДОУ и подразделением, отвечающим за функционирование информационных технологий (ИТ) (отдел информации, служба ИТ и т.п.), определяет перечень систем, тем и проектов, ЭД И БД которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы (сформированный перечень после необходимых уточнений утверждается ЭК);

на втором этапе на основании перечня производится отбор ЭД и БД на постоянное и временное хранение.

В ходе экспертизы, кроме прочего, устанавливается взаимосвязь ЭД (БД) с традиционными документами предприятия. Решение об окончательном отборе ЭД (БД) принимается на основе критериев, учитывающих, в частности, функциональную значимость ЭД (БД), полноту (завершенность процесса создания) ЭД (БД), аутентичность ЭД (БД), отсутствие в ЭД (БД) дублирующей информации, при этом принимаются во внимание:

а) ограничения на прием ЭД (БД) (обусловленные в том числе соответствием типа электронного оборудования архива различным режимам хранения);

б) стоимость перевода ЭД (БД) в другой формат и обеспечения надлежащего режима хранения в целом;

в) наличие сопроводительной документации к ЭД (БД).

По результатам экспертизы ценности составляется описи дел и акты (см. рис. 3.38) о выделении к уничтожению дел (документов), не подлежащих хранению. В акты включаются дела (документы), не подлежащие передаче на хранение в архив предприятия в связи с истечением срока их хранения или (и) не представляющие более научно-практической ценности.

 

              Акт

    ___________N_____________               Утверждаю

    ________________________                Наименование

      (место составления)               должности руководителя

   о выделении к уничтожению                 предприятия

       дел (документов), не              ________ _____________

      подлежащих хранению                Подпись Расшифровка

  ___________________________                       подписи

   (постоянного, временного

  хранения, по кадрам - указать

           требуемое)                           Дата

  Фонд N ____________________               Оттиск печати

          (название фонда)

 

 

На основании ___________________________________________________________

            (название и выходные данные перечня документов

________________________________________________________________________

                с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и

утратившие практическое значение документы фонда N _____________________

________________________________________________________________________

                      (название фонда)

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей (номенклатур) за годы	Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или номер дела по описи	Кол-во дел (томов, частей)	Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

________________________________________________________________________

Итого _____________________________ дел за годы _______________________.

________________________________________________________________________

                     (цифрами, прописью)

 

Описи дел постоянного хранения за _____________________ годы утверждены,

а по личному составу - согласованы с ЭПК ______________________________,

                                (наименование архивного учреждения)

 

протокол N ____ от ____________________________________________________.

 

Наименование должности

лица, проводившего                 __________ ____________________

экспертизу ценности документов       Подпись Расшифровка подписи

Дата

 

Согласовано

 Протокол ЭК (ЦЭК)

 от__________N_________

 

Документы в количестве _____________________________________________ дел

                              (цифрами и прописью)

весом ___________ кг сданы в ___________________________________________

                             (наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от ____________ N ________.

 

Наименование должности

работника, сдавшего                __________ ____________________

документы                           Подпись Расшифровка подписи

Дата

 

Изменения в учетные документы внесены:

 

Наименование должности

лица, внесшего изменения          __________ ____________________

в учетные документы                 Подпись Расшифровка подписи

Дата

 

Рис. 3.38.

 

Включение в акт дел с истекшим сроком хранения допускается, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен данный акт*(157). Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.