2020-09-24
262
Оформление дел - это процедура их подготовки к текущему хранению в соответствии с действующими на этот счет правилами. Она включает заполнение реквизитов обложки дела (см. рис. 3.25), нумерацию листов дела (по мере группировки документов), а также группировку документов в дела.
Правила заполнения реквизитов обложки дела представлены на рис. 3.26.
| При заполнении реквизитов на обложке дела указываются: 1. Полное и (в скобках) сокращенное именование предприятия указывается в соответствии с учредительными документами, а наименование соответствующего структурного подразделения (участка документирования, временного органа, общественной организации и т.п.) - в соответствии с положением о подразделении (органе, организации). 2. Индекс дела и его заголовок указывается в соответствии со сводной номенклатурой дел*(138). 3. Датой дела являются крайние даты документов в его составе, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в данное дело. Число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. 4. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела (с новой строчки) делается запись: "В настоящем деле имеются документы за... год (ы)"*(139). |
|
|
|
Рис. 3.26.
Нумерация документов, группируемых в дело, производится с целью обеспечения их сохранности и закрепления порядка их расположения. Нумерация листов документов в составе дел выполняется карандашом, арабскими цифрами, в прямом (возрастающем) порядке, в правом верхнем углу листа (см. также рис. 3.27).
| Листы документов в составе разных частей (томов) дела нумеруются в пределах соответствующей части (тома) с соблюдением нижеследующих правил: 1. Сложенный лист (формата А3 или А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа как один лист. 2. Нумерация имеющихся в составе дела фотографий, чертежей, диаграмм и иных иллюстративных материалов выполняется с оборотной стороны с простановкой цифр в левом верхнем углу. 3. Нумерация имеющихся в составе дел конвертов с вложениями выполняется в последовательности "конверт - вложение", при этом каждому вложению присваивается собственный номер. 4. Листы внутренней описи дела (см. далее) нумеруются отдельно. 5. Лист-заверитель дела (см. далее) не нумеруется. |
Рис. 3.27.
При закрытии дела (как правило, по окончании календарного года) производится:
1) полистная проверка правильности нумерации, в необходимых случаях с частичной перенумерацией листов (см. далее);
|
|
|
2) заполнение реквизита "Срок хранения дела" - на основе сведений из номенклатуры дел (после сверки со сведениями, указанными в перечне типовых документов (ведомственном перечне документов) с указанием сроков хранения);
3) простановка отметки "Хранить постоянно" на делах постоянного хранения.
Уточнение заголовка дела при его закрытии производится, если последний более не соответствует (не полностью соответствует) составу сгруппированных в течение календарного года документов.
В делах с завершенной (окончательной) нумерацией листов оформляется заверительная надпись. Она располагается в конце дела на отдельном листе - заверителе дела (см. рис. 3.28). В заверительной надписи (цифрами и прописью) указывается количество листов в данном деле, а также особенности отдельных документов. Отметим также, что количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Лист-заверитель дела N _________
В деле подшито и пронумеровано______________________________________
_______________________________________________________________ лист (ов)
(цифрами и прописью)
в том числе литерные листы______________________________ пропущенные но-
мера____________________________________________________________________
+ листов внутренней описи_______________________________________________
_______________________________________________________________________.
| Особенности физического состояния и формирования дела | N листов |
| 1 | 2 |
Наименование должности лица, ________ ___________________
составившего заверительный лист Подпись Расшифровка подписи
Дата
Рис. 3.28.
Внутренняя опись документов дела N ____
| N п/п | Индекс документа | Дата документа | Заголовок документа | Номера листов дела | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Итого ____________________________________________________________
_____________________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _______________________________
________________________________________________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица, ________ ___________________
составившего заверительный лист Подпись Расшифровка подписи
Дата
Рис. 3.29.
На дела, содержащие документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, составляются внутренние описи, (см. рис. 3.29)*(140). Дела, содержащие документы временного хранения, могут передаваться на текущее хранение без выполнения пересистематизации и нумерации, а также без составления заверительной надписи.
