2020-09-24
358
Дело____________________________________________________________________
(N и название)
выдано во временное пользование:
| Ф.И.О. пользователя | Дата выдачи | Дата возврата |
| 1 | 2 | 3 |
Рис. 3.33.
В отношении дел, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, службой ДОУ немедленно организуются мероприятия по восстановлению их нормального физического состояния.
Состоящие на текущем (оперативном) хранении дела могут выдаваться во временное пользование с соблюдением установленных на предприятии правил. Особое внимание при этом обращается на принятие мер, обеспечивающих сохранность дел (документов в их составе) и своевременный возврат в места хранения.
Дела (документы), состоящие на текущем хранении, выдаются другим структурным подразделениям с разрешения руководителя службы ДОУ - не более чем на один месяц, под роспись. На выданное дело заводится карта-заместитель (помещается на место выданного дела, см. рис. 3.33). По истечении установленного срока дело должно быть возвращено в место хранения, однако в особых случаях срок выдачи дела может быть продлен (руководителем службы ДОУ после проверки состояния дела).
|
|
|
Выдача дел, состоящих на текущем хранении, другим предприятиям (организациям, учреждениям) производится на основании их письменных запросов с разрешения руководителя предприятия по акту приема-передачи дел во временное пользование (см. рис. 3.34) на срок до трех месяцев.
Изъятие документов из дел, состоящих на текущем хранении и подлежащих в дальнейшем передаче на архивное хранение, допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя предприятия*(147). Причины выдачи подлинника документа отражаются в акте, составляемом в двух экземплярах (по одному для пользователя и владельца дела)*(148).
По возвращении дел в места хранения один экземпляр акта остается в распоряжении предприятия-пользователя, второй - хранится на предприятии. По истечении срока выдачи дело должно быть возвращено в место его хранения. После этого, при необходимости, дело может быть выдано во временное пользование повторно.
Порядок подготовки дел, состоящих на текущем (оперативном) хранении, к передаче в архив рассматривается далее.
Наименование предприятия
Акт
___________N_____________
________________________
(место составления)
о выдаче дел
во временное пользование
__________________________
|
|
|
(наименование организации,
ее адрес, почтовый индекс)
Основание__________________________________________________________
Для какой цели выдаются дела_______________________________________
Выдаются следующие дела из фонда N_________________________________
(название фонда)
| N п/п | Опись N | Дело N | Заголовок дела | Дата дела | К-во листов в деле | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Всего выдается_________________________________________________дел,
(цифрами и прописью)
срок возвращения _________________________________________________.
Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с
пронумерованными листами и заверительными надписями. Получатель обязуется
не предоставлять дел, полученных во временное пользование, для занятий
посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не
публиковать документов без разрешения организации, выдавшей дела.
Получатель обязуется вернуть дела в службу ДОУ организации в указанный в
акте срок. Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае
утраты или повреждения полученных во временное пользование дел.
Наименование должности Наименование должности
руководителя организации, руководителя организации,
выдающей дело получающей дело
Подпись Подпись
Расшифровка подписи Расшифровка подписи
Дата Дата
Гербовая печать организации Гербовая печать организации
Выдал дело (дела) на основании__________________________________________
(ссылка на решение, распоряжение руководителя
организации с указанием даты)
Наименование должности лица,
выдавшего дела (дела) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял дело (дела) на основании_________________________________________
(ссылка на решение, распоряжение руководителя
организации с указанием даты)
Наименование должности лица,
выдавшего дела (дела) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял дело (дела) на основании_________________________________________
(ссылка на решение, распоряжение руководителя
организации с указанием даты)
Замечаний по состоянию и комплектности дел, включенных в их состав доку-
ментов НЕТ (в случае наличия слово НЕТ зачеркнуть, замечания указать
конкретно):_____________________________________________________________
Наименование должности лица,
выдавшего дела (дела) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Сдал дело (дела) на основании___________________________________________
(ссылка на решение, распоряжение руководителя
организации с указанием даты)
Наименование должности лица,
выдавшего дела (дела) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Рис. 3.34.
