Организация работы с документами

 

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения (движение документов), хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения (рисунок 3).

 

 

Рисунок 3 − Организация работы с документами

 

Документооборотом называют движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

В технологию работы с документами входит:

− прием и первичная обработка документов;

− их предварительное рассмотрение и распределение;

− регистрация документов;

− контроль исполнения документов;

− информационно-справочная работа;

− исполнение документов;

− их отправление;

− систематизация (формирование дел) и текущее хранение.

Системы организации делопроизводства

Существуют следующие системы организации делопроизводства на предприятиях:

 − централизованные;

− частично-централизованные;

− децентрализованные системы.

Централизованные системы используют в небольших фирмах с незначительным объемом документооборота и малым количеством структурных подразделений.

Частично-централизованные системы характерны для крупных предприятий со значительным количеством структурных подразделений. Здесь часть операций (прием, отправка, контроль исполнения, текущее хранение, формирование дел) проводится в структурных подразделениях.

Децентрализованные системы используется при территориальной разобщенности структурных подразделений. Все операции по делопроизводству осуществляются в них.

Корреспонденция

Корреспонденция (от correspondeo – отвечаю, осведомляю) означает взаимную переписку, письменные сношения.

Коммерческая корреспонденция – это совокупность знаний, необходимых для надлежащей переписки по торговым делам; имеет свои установленные торговыми обычаями формы и терминологию.

Переписка, правила ее оформления входят в систему информационно-справочных документов, которые также рассматриваются в курсе делопроизводства.

Существует и другое определение термина «корреспонденция». Под корреспонденцией понимают жанр публицистики, предметом которого выступает конкретная социальная ситуация, ограниченная местом и временем. Корреспонденция – один из наиболее распространенных жанров в общеполитической прессе; темой ее, как правило, являются оперативные производственно-экономические вопросы.

 

История развития отечественного делопроизводства