2020-09-24
95
Теоретические основы делопроизводства
Методические рекомендации по выполнению индивидуальных заданий по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция» для студентов, обучающихся по направлению подготовки
100800.62 «Товароведение» всех форм обучения
Бийск
Издательство Алтайского государственного технического
университета им. И.И. Ползунова
2014
УДК 651.4/.9(075.8)
Макрушина, Т.И. Теоретические основы делопроизводства: методические рекомендации по выполнению индивидуальных заданий по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция» / Т.И. Макрушина; Алт. гос. техн. ун-т, БТИ. – Бийск: Изд-во Алт. гос. техн. ун-та, 2014. – 54 с.
Методические рекомендации содержат теоретические сведения по истории становления и развития делопроизводства в России и основным теоретическим сведениям курса «Делопроизводство и корреспонденция», практические задания и рекомендации по их выполнению.
Разработано в соответствии с Государственными образовательными стандартами ВПО, для студентов, обучающихся по направлению подготовки 100800.62 «Товароведение» на основе рабочей программы дисциплины «Делопроизводство и корреспонденция».
Рецензент: доцент, к.х.н. БТИ АлтГТУ Г.В. Багров.
УДК 651.4/.9(075.8)
Рассмотрены и одобрены на заседании
кафедры общей химии и экспертизы товаров.
Протокол № от 2014 г.
| © Т.И. Макрушина © БТИ АлтГТУ, 2014 |
СОДЕРЖАНИЕ
| Введение | 4 |
| 1 Теоретические основы дисциплины | 5 |
| 1.1 Предмет и задачи делопроизводства | 5 |
| 1.2 Документирование | 6 |
| 1.3 Классификация документов | 8 |
| 1.4 Организация работы с документами | 11 |
| 1.5 Системы организация делопроизводства | 11 |
| 1.6 Корреспонденция | 12 |
| 1.7 История развития отечественного делопроизводства | 12 |
| 1.8 Органы государственной власти в организации делопроизводства в России | 29 |
| 1.9 Нормативно-методическое регулирование делопроизводства | 31 |
| 1.10 Унификация и стандартизация управленческих документов | 38 |
| 1.11 Язык и стиль служебных документов | 42 |
| 1.12 Требования к языку и стилю служебных документов | 45 |
| 2 Практическая часть | 47 |
| 2.1 Задание первое | 47 |
| 2.2 Задание второе | 48 |
| 2.3 Примерный перечень вопросов для получения допуска к лабораторной работе | 49 |
| 2.4 Методические рекомендации по выполнению заданий | 50 |
| 2.5 Примерный перечень вопросов на защиту работы | 51 |
| 2.6 Техника безопасности | |
| Приложение А. Титульный лист | 52 |
| Приложение Б. Письмо-ответ | 53 |
| Литература | 54 |
ВВЕДЕНИЕ
Цель дисциплины − формирование теоретических знаний и приобретение практических навыков и умений в оформлении управленческих документов и в области нормативно-документального товародвижения.
В ходе изучения дисциплины будут освоены следующие компетенции:
ОК-1 − владением культурой мышления, способностью к восприятию информации, обобщению, анализу, постановке цели и выбору путей её достижения;
ОК-2 − умением логически верно, аргументированно и ясно строить устную и письменную речь;
ОК-4 − готовностью к кооперации с коллегами, работе в коллективе, способностью к осуществлению функ-ций руководителя подразделения предприятия;
ОК-5 − способностью понимать сущность и значение информации в развитии современного информационного общества;
ОК-6 − владением основными методами, способами и средствами получения, хранения, переработки информации, навыками работы с компьютером как средством управления информацией;
ПК-1 − осознанием социальной значимости своей будущей профессии, стремлением к саморазвитию и повышению квалификации;
ПК-3 − умением использовать нормативные и правовые документы в своей профессиональной деятельности;
ПК-4 − способностью использовать основные положения и методы социальных, гуманитарных и экономических наук при решении профессиональных задач;
ПК-20 − умением работать с товарно-сопроводительными документами, оформлять первичную документацию по учету торговых операций, проводить инвентаризацию товарно-материальных ценностей.
1ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Предмет и задачи делопроизводства
Термин «делопроизводство» в России возник, по данным словарей русского языка, во второй половине ХVIII в. Еще в 1857 году в книге Н. Воронцова «Делопроизводство или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоведомству» можно прочесть следующее определение термина «делопроизводство»:
«Делопроизводство есть наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг».
Значение этого понятия не изменилось и по сей день даже в наше компьютерное время.
Законодательное определение термина: «делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами» (ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.).
Имея в виду это определение, можно сказать, что задачи делопроизводства заключаются в следующем:
– оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов;
– создание условий для движения документов (регистрация, контроль за движением и исполнением);
– создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел);
– создание условий для хранения документов.
Современное делопроизводство включает.
− обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);
− организацию работы с документами.
Параллельно с термином «делопроизводство» используется термин документационное обеспечение управления(ДОУ). Это связано с внедрением в управление компьютерных систем. Термины делопроизводство и ДОУ – синонимы.
Документирование
Понятие «делопроизводство» базируется на понятии «документирование». В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»: «Документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам». При этом с термином «документирование» непосредственно связано понятие «документ».
Как только человек научился писать, он начал создавать документы. Что же такое документ?
В книге Поля Отле «Руководство к администрированию» дается следующее определение: «Документом называется все то, что служит для регистрации, передачи и сохранения информации о каком-нибудь предмете».
Определение «документа» в России было сначала закреплено в Федеральном законе от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации», а потом уже и в ГОСТ Р 51141-98.
Документ является результатом документирования и определяется как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. В настоящее время в качестве носителя используется бумага, наряду с которой также широко применяются магнитные носители, позволяющие использовать для документирования компьютерную технику.
Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.
Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Значение документов для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса.
Различают следующие функции документов: общие и специальные (рисунок 1).
Рисунок 1 − Функции документов
К общим функциям документа относятся:
− информационная: любой документ создается для сохранения информации, ибо необходимость зафиксировать информацию – причина появления любого документа;
− социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью;
− коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;
− культурная: документ – средство закрепления и передачи культурных традиций, что лучше всего прослеживается на больших комплексах документов, например, в научно-технической документации находит отражение уровень научного и технического развития общества.
К специальным функциям документа относятся:
− управленческая: документ является инструментом управления; этой функцией наделены так называемые управленческие документы (плановые документы, отчетные, организационно-распорядительные и др.), специально создаваемые для реализации целей управления;
− правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе; этой функцией наделены законодательные и правовые нормативные акты, изначально создаваемые для фиксации правовых норм и правоотношений, а также документы, приобретающие правовую функцию на время (например, для использования в качестве судебного доказательства – это может быть любой документ);
− функция исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества; эту функцию приобретает только часть создаваемых в обществе документов (примерно от 12 до 14 %) и только после того, как документы выполнят свои оперативные функции и поступят на хранение в архив.
Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.
Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов.
Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Служебный документ – официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.
Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Системами занимаются специалисты.
