Классификация документов организации

Выделяют несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками:· юридическая сила;· оригинальность;· подлинность.

Все документы в зависимости от вида деятельности делятся на две группы: первая группа – это документы по общим и административным вопросам, т. е по вопросам общего руководства предприятия и производственной деятельности. Вторая группа – это документы по функциям управления. Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, докладные записки, и т.д. оформление всех этих документов унифицирована, но они могут быть разными: 1. по месту составления: внутренние, внешние;

2. по содержанию: простые, сложные;3. по форме: индивидуальные – когда содержание каждого документа имеет свои особенности например: докладные записки;

трафаретные – когда часть документа отпечатано, а часть составляется при составлении;

типовые – созданные для группы однородных предприятий. Как правило все типовые, трафаретные документы печатаются трафаретным способом;

4. по срокам исполнения: срочные, несрочные; 5. по происхождению: служебные - затрагивающие интересы предприятия, личные – касающиеся конкретного лица и является именными. 6. по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаторы;

7. по средствам фиксации: письменные, графические, фото и кинодокументы и т.д.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:1. общий бланк;2. бланк конкретного вида документа;

Текст – это главный реквизит ради которого оформляется весь документ.

В управленческой деятельности документ выступает, как предмет труда, и как результат труда.

Классификация документов, характеризующих движение кадров

Среди документации по личному составу наиболее многочисленной является группа документов, сопровождающая движение кадров. Под движением кадров обычно подразумеваются:

• прием, перевод, увольнение работников;

• предоставление отпусков;

• командирование работников.

Однако оформление приема на работу, по сути, предваряет трудовые процессы, происходящие на предприятии, поэтому прием работников логичнее рассматривать вне рамок движения кадров, что и проделано в предыдущей главе.

Документацию, характеризующую движение кадров, условно можно классифицировать по трем группам:

• документация, связанная с перемещением кадров;

• документация, связанная с исполнением должностных обязанностей и социальных гарантий работников;

• документация, связанная с прекращением трудовых отношений с организацией, с увольнением.

 

Виды, назначения и состав кадровой документации

. Для оформления (документирования) трудовых отношений предназначена кадровая документация.

В настоящее время кадровую документацию составляют документы, отражающие функции кадровой службы. На рис. 1 представлена система кадровой документации.

Это различные виды документов, отражающих вопросы приема, перемещения, увольнения и учета работников, а также их награждения, аттестации, квалификации. К ним относятся и другие документы, которые характеризуют правовые, трудовые и другие взаимоотношения отдельных лиц с государственными и иными организациями, подтверждают трудовой стаж, оплату труда, изменения в должностном и социально-правовом положении работников, получение образования учащимися и т. д.

Следует отметить, что кадровые документы реализуют не только основную функцию управления, но и целую систему функций, что связано с полуфункциональностью кадрового документа.

Классифицируют кадровую документацию по информационному назначению (выделяя содержание информации):

– плановая;– учетная;– финансовая и т. д.

 

Кроме того, документы различают по их способности выступать в роли правового акта. Например, приказ, с одной стороны, удостоверяет, подтверждает наличие юридического факта заключения, изменения или прекращения трудового договора, т. е. является распорядительным документом. С другой стороны, приказ регистрирует этот факт, а следовательно, выступает в роли первичного учетного документа и порождает технологическую цепочку учетных и отчетных кадровых документов. Поэтому приказ по личному составу как вид документа может быть одновременно отнесен не только к унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), но и к унифицированной системе первичной учетной документации (УСПУД).

В последнее время прослеживается тенденция обновления содержания традиционных кадровых документов. Например, все чаще автобиография заменяется резюме. Особенностью данного документа является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном порядке, начиная с настоящего момента. В резюме соискателем могут быть указаны любые дополнительные сведения о профессиональных навыках, дополнительных специальностях, предполагаемом заработке.

К документации по личному составу условно можно отнести и личные доверенности, которые выдаются от лица работника (доверителя), на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями.

К документам по личному составу относятся и те, которые входят в личное дело, а также трудовые книжки работников.

Создание кадровых документов на основе межсистемной унификации позволяет не только раскрыть ее возможности, но и создать в будущем единую оптимальную систему документации по кадрам.