Основные задания документального обеспечения управления персоналом

Понятие и определение процесса документального обеспечения управления персоналом организации

Документационное обеспечение управления – деятельность, охватывающая организацию документирования и управление документацией в процессе реализации функций организации и осуществляемая специальной службой, действующей согласно «Инструкции по делопроизводству» и на правах самостоятельного структурного подразделения, подчинённого непосредственно руководителю организации.

Документ (от лат. documentum) – понятие информационное, которое в отдельных случаях (при наличии подписи и печати) дополняется юридическим понятием.

Термин «документ» ввел в русский язык Петр I, который объяснил его понятие как «письменное свидетельство и доказательство». В современном толковом словаре С.И. Ожегова «документ» определяется как «деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо». Оксфордский словарь гласит: «Документ – текст или изображение, имеющее информационное значение».

Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

В современном обществе документы выполняют очень важные функции, такие как:

1. информационная 2. социальная 3. коммуникативная 4. правовая 5. управленческая

6. функция учета 7. функция исторического источника

В управленческой функции документы выступают как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации. Управленческие документы оказывают воздействие на сферу управления, выступая регулятором различных сторон деятельности организации или учреждения, и отражают: 1. стадии 2. звенья 3. циклы управления

 

Роль документов в управленческой деятельности

Управление документацией охватывает жизненный цикл документов с момента их рождения, выполнения ими соответствующих задач в управлении до уничтожения или передачи в архив.

С учетом значительной роли американских специалистов в разработке проблемы управления документацией, обратим внимание на некоторые имеющиеся в нашем распоряжении работы для более детального изучения предмета исследования.

Хортон и Леннон определяют управление документацией как функцию менеджмента, которая распространяется на жизненный цикл документов, включая их создание, “прохождение по службе”, временное хранение, передачу на постоянное хранение и уничтожение. Они считают, что управление документацией является составной частью управления информационными ресурсами организации и заслуживает того, чтобы называться одной из основных функций управления в организациях. К. Хар и Д. Маклеод считают, что управление документацией относится к числу стратегических функций организации.

Другой взгляд на управление документацией представляет его отраслью (областью) деятельности в организации. В этом случае речь по большей части идет о конкретном наполнении управления документацией видами работ, операциями, технологиями и т.п., то есть подчеркивается практическое значение управления документацией в организации.

В отечественном документоведении первой к концепции управления документацией обратилась А.Н. Сокова. В ее представлении управление документацией заключается в:

организации полного и точного документирования деятельности предприятий, создании соответствующих форм документов;

ведении механизма контроля за объемом и качеством создаваемых документов;

· упрощении деятельности по созданию, накоплению и использованию документов;

· надежном хранении документации и своевременной ликвидации ненужных документов;

· правовом обосновании всех аспектов управления документацией.

 

Основные задания документального обеспечения управления персоналом

Это целевое назначение, которое присуще этому документу.

Все официальные документы имеют общие и специальные функции.

Общие: А) информационная, т.е. документ создают для сохранения информации.

Б) социальная, документ является социально значимым объектом, т.к. связан с определенной социальной потребностью. В) коммуникативная, т.е. документ выступает средством связи между организациями и др. общественными органами. Г) культурная – документ закрепляет и передает культурной традиции общества в частности в уровень научного и технического развития общества. Д) управленческая – документ является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели. Е) правовая – документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношения в обществе. Ж) историческая – документ – источник исторических сведений о развитии общества после выполнения своих оперативных функции, чему помогает его поступление на хранение вы архив.

4. Место кадровой службы в структуре управления организацией.

В настоящее время отделы кадров все еще не являются ни методическим, ни координирующим центром кадровой работы. Они структурно разобщены с отделами организации труда и заработной платы, отделом подготовки кадров, социально-бытовыми и другими подразделениями предприятия, которые выполняют функции управления кадрами. Новые задачи, связанные с управлением человеческими ресурсами.

А именно: - задачи определения текущей и перспективной потребности в персонале;

 - изучение и анализ рынка труда; - вопросы стимулирования труда и кадровой политики, выражающиеся в процессе и форме найма; - разработка индивидуальных планов карьеры.

с анализа должности (работы).

Чтобы сделать анализа должности (работы), работники кадровой службы должны:

 • знать способы сбора данных для анализа работ и как составлять формы опросных листов;

 • уметь описать данную должность (работу); • обрабатывать результаты, конкретно использовать методы обработки; • составлять карты спецификации работ, где необходимо указать требуемые навыки, умения и опыт.

 Следующим шагом является профессиональный отбор. Чтобы выполнить эту функцию работники кадровой службы должны сами иметь представление о существующих методах отбора кандидатов и дать правильные рекомендации по их использованию линейным руководителям. Вторым этапом в работе по управлению персоналом является разработка эффективной системы мотивации, т. е. упорядочение оплаты внутри предприятия и других видов мотивации (планирование карьеры, участие в управлении и пр.) к выполнению работы.

Следующий этап - оценка исполнения, которая является важной функцией в управлении персоналом. Логически эта часть работы базируются на результатах рабочего анализа, где определяется содержание работы и требования к персоналу. При плохом выполнении работы необходимо найти причину и определить, какие изменения в системе управления персоналом следует произвести: изменить требования при наборе, провести дополнительное обучение и консультации, задействовать новые побудительные мотивы и т. д

Таким образом, кроме основных функций управления, у руководителя кадровой службы можно выделить дополнительные: 1. Координация. Он действует как координатор и области управления персоналом и должен входить в состав высшего руководства предприятия.

 2. Работа с кадрами. Отбор, наем, обучение, оценка исполнения, разработка систем вознаграждения, планирования карьеры. Кроме того, организация и руководство специальными программами (здоровье и безопасность, выход на пенсию и пр.).

 Выполнение расширенного перечня функций позволит руководителям кадровых подразделений более четко планировать кадровый потенциал предприятия и принимать в его формировании и развитии самое непосредственное участие.