Сучасні способи та техніка створення документів

Для нормального функционирования и развития любой организации необходимо постоянно владеть как оперативной, так и стратегической информацией в соответствующей области деятельности.

Согласно закону документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

При создании документов используют различные способы документирования в зависимости от содержания информации: звукозапись (фонодокумент), фотографию (фотодокумент), запись изображений и звуков (аудиовизуальный документ) и т. д.

Исторически первым способом документирования был начертательный способ закрепления и передачи информации – начертательное письмо, т.е. письмо с использованием графических знаков (картинок, букв, цифр) для фиксации и передачи звуковой информации.

Редактор текстов (text editor) обеспечивает ввод, изменение и сохранение любого символьного текста, но предназначен он, в основном, для подготовки текстов программ, которые не требуют форматирования, т. е. автоматического преобразования расположения элементов текста, изменения шрифта и т.п. Текстовые редакторы являются как составной частью современных операционных систем (WordPad), так и самостоятельным программным продуктом.

Текстовые процессоры имеют специальные функции, которые предназначены для облегчения ввода текста и представления его в напечатанном виде. Предварительная настройка текстового процессора и принтера, на котором предполагается печатать текст, дают возможности:

- ввода текста, обеспечивающего заданный вид страницы текста на экране, давая представление о действительном расположении текста на бумаге после печати;

- предварительного задания таких параметров, как абзацные отступы, заголовки, тип и размер шрифта для различных элементов текста, междустрочные расстояния, число колонок текста, расположение и способ нумерации сносок и т.д.;

- автоматической проверки орфографии и получения подсказки при выборе синонимов;

- ввода и редактирования таблиц и формул;

- объединения документов в процессе подготовки текста к печати;

- автоматического составления оглавления и алфавитного справочника.

К текстовым процессорам, позволяющим подготовить и напечатать сложные и большие по объему документы, включая книги, можно отнести: Microsoft Word, WordPerfect, и др.

Текст документа рекомендуется печатать на бланках формата А4 через полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала.

Составные части сложных реквизитов документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличия приложения», «Гриф согласования» отделяют друг от друга 1,5—2,0 межстрочными интервалами. Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя - четырьмя межстрочными интервалами.

Ведення облікових журналів в кадровій службі

Во всех организациях, независимо от формы их собственности, ведется (образуется) обязательный (типовой) состав документов по личному составу (срок хранения до 75-ти лет) на основании которого выдаются справки социально-правового характера (о стаже работы, размере заработной платы, льготах и так далее).

Наряду с этим, в организации должны вестись журналы учёта и контроля документов кадровой службы организации.

Ведение данных журналов производится для:

- контроля (регистрации) наличия и движения кадровых документов;

- оптимизации внутреннего и внешнего документооборота кадровой службы;

- придания документам кадровой службы юридической силы

Характер и количество учётных журналов (книг) определяется спецификой деятельностиконкретной организации. Вместе с тем, в любой организации независимо от ёе размеров и области деятельности должен обязательно вестись конкретный состав учётных журналов, определяемый требованиями, действующего законодательства.

Для выполнения требований архивной службы (Росархива), в части касающейся сроков хранения учётных журналов (книг) и при формировании указанных выше журналов необходимо соблюдать следующие требования:

- Все страницы журналов должны быть пронумерованы и прошиты;

- Журналы должен быть переплетёны изаключёны в твёрдую обложку с клеевым переплётом;

- В конце журналов должен быть вшит (вклеен) листок – заверитель, заверяющий количество пронумерованных страниц

Следует помнить, что все документы ведущиеся в организации (в том числе и кадровые) приобретает юридическую силу только после их регистрации в соответствующих учётных журналах.

Отсутствие регистрации документов приводит к тому что в последующим будет сложно (а иногда и невозможно) подтвердить сам факт создания, утверждения и подписания документов в то время, когда они должны были быть оформлены.