Разработка информационно-справочной документации: письмо, докладная записка, справка, акт, протокол

Справочно-информационные документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. В отличие от распорядительных‚ документов эти документы могут не требовать исполнения.

К информационно-справочным документам относятся письма и их разновидности, связанные со способом передачи информации по каналам связи (телефаксы, телеграммы, телефонограммы) акты, протоколы, справки, докладные и объяснительные записки, заявления и др. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

Справка - это документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов, событий. Различают справки служебного и личного характера.

Служебные справки составляются по запросу вышестоящей организации или должностного лица. Справки по вопросам производственной деятельности организации оформляются на бланке, подписываются исполнителем и содержат факты, послужившие основанием для её составления, и конкретную информацию. При наличии в справке сведений финансового характера, она подписывается руководителем организации, главным бухгалтером и заверяется печатью. В делопроизводстве предприятий часто оформляются справки личного характера. Они начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества сотрудника (полностью), его должности, заработной платы или других сведений о работнике. Место предоставления такой справки указывают в правом верхнем углу (реквизит «адресат») или в конце текста справки. Докладная записка - это документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса, в случае необходимости с выводами и предложениями составителя. Докладные записки могут носить инициативный, информационный или отчетный характер. Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата к принятию определенных решений. Информационная информирует руководителя о ходе или развитии определенного процесса, общий характер которого руководителю известен. Отчетная докладная записка информирует руководителя о завершении работы или ходе выполнения указаний, рекомендаций, планов.

Различают внутренние и внешние докладные записки. Внутренние адресуются руководителю учреждения или структурного подразделения. Внешние адресуются руководителю вышестоящей организации. Внутренние докладные записки оформляют на обычной бумаге. На ней указывают название структурного подразделения, где работает автор. Заголовок к тексту внутренней докладной записки составляется в том случае, если ее регистрируют. Она датируется и подписывается автором. Внешние докладные записки оформляют на общих бланках в двух экземплярах. Их обязательно регистрируют. Подписывает внешние докладные записки, как правило, руководитель организации. Текст докладной записки состоит из основной и заключительной части. В основной части содержится точное и объективное описание события или ситуации, их оценка и другая аргументированная информация о необходимости принятия тех или иных решений. В заключительной части формулируют выводы, предложения, рекомендации. По усмотрению автора вторая часть может отсутствовать. В формуляр докладной записки входят следующие реквизиты: наименование организации-автора документа (или название структурного подразделения, где работает автор), название вида документа, адресат, дата, регистрационный номер, место издания, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подпись. Объяснительная записка - документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. Объяснительная записка содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату и номер, заголовок к тексту, текст, подпись.