Система документооборота на предприятии

Поскольку единой системы документооборота не существует, каждое предприятие может разработать подобную систему самостоятельно с учетом специфики своей деятельности. Разработка механизма управления документооборотом обеспечивает: стабильность работы всех служб предприятия; четкость движения и оперативность обработки документов; своевременность принятия управленческих решений.

Неправильно организованный документооборот может привести к таким последствиям как: несвоевременная доставка документов (отчетной информации); нарушение маршрута движения документов и их утеря; нарушение сроков выполнения распоряжений руководства; передача искаженной (неточной) информации отделам; отсутствие документов для отчетов по инвентарю предприятия и пр.

1. Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

2. Различают три основных потока документации:

• документы, поступающие из других организаций (входящие);

• документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

• документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

3. Документы, поступающие в организацию, проходят:

• первичную обработку;

• предварительное рассмотрение;

• регистрацию;

• рассмотрение руководством;

• передачу на исполнение.

4. Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

5. Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения включает:

• постановку документа на контроль;

• проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

• проверку и регулирование хода исполнения;

• учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

6. Большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия может внести секретарь-референт.

27. Этапы жизненного цикла внешних и внутренних документов в организации. Документ – письменное свидетельство наличия определенных подтвержденных фактов. Более узко, документ – это носитель информации, подтверждающий собой определенные условия или права.

При использовании системы автоматизации документооборота на предприятии, все сотрудники – от начальника до исполнителей – включаются в работу с входящим, исходящими и внутренними документами, для которых характерно понятие «жизненный цикл документа». Он делится на 5 основных этапов:

Создание и редактирование.

Создаваемый в СЭД документ приобретает индивидуальную карточку учета, которая не может быть изменена или удалена. Только после сохранения документа в базе данных, его можно редактировать.

Движение.

Документ направляется в работу к пользователям системы, которые могут проводить широкий спектр операций. Таким образом, процесс документооборота в организации принимает «прозрачный», отслеживаемый вид и становиться контролируемым.

Задача.

Закрепление определенных задач за документом: обязывает ответственных лиц к строгому исполнению поручений в поставленный срок.

Мониторинг.

Избранные пользователи наделяются возможностью отслеживать перемещение документов и доступом к информации о состоянии документа на данный момент времени, в том числе контролировать исполнение документов.

Архивное хранение.

Отработавшие все необходимые этапы документы перемещаются в архив для централизованного хранения. Документы, по требованию, через функцию поиска, могут быть запрошены из архива.

28. Оформление и ведение личных дел. Формирование личного дела производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о сотруднике, переданной им работодателю при приеме (переводе) на соответствующую должность. Формирование личного дела производится непосредственно после приема (перевода) работника. В личные дела группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности на данном предприятии, в том числе:личный листок по учету кадров или анкета; дополнение к личному листку по учету кадров (или анкете); автобиография; копии документа об образовании; трудовой договор (второй экземпляр);
договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников); характеристики(рекомендательные письма); заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность); выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности); выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности; выписки (копии) документов об аттестации (отзывы, аттестационные листы и пр.). С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела документы помещаются в отдельную папку, производится его первичное оформление. С этой целью: - оформляется обложка личного дела( обложка имеет заголовок личного дела – это фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже, если работник поменял фамилию после оформления личного дела, то его старая фамилия будет указана в скобках, а новая написана над ней); личному делу присваивается учетный номер (индекс); производится заполнение соответствующих позиций на лицевой обложке и корешке личного дела; в личное дело вкладывается опись документов личного дела. Ведение личного дела предусматривает: ведение записей в соответствующих разделах личного дела; помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел; изъятие документов, надобность в которых миновала; периодическую проверку состояния личного дела на предмет сохранности включенных в него документов. Внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании документов (заверенных копий документов). Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица службы управления персоналом и печатью предприятия или службы управления персоналом. Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Работники обязаны своевременно представлять в кадровую службу сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела. Как правило, это делается в письменной форме (в форме заявления) с приложением подтверждающих изменения документов.