Оценивание –на 5-все 10 пунктов, на 4- 8 пунктов, на 3 -6 пунктов. (любых)

Оснащение и организация рабочего места и труда секретаря.

1. Рабочее место секретаря состоит из трех зон:

· основной, где находится рабочий стол с приставками и компьютером;

· зоны обслуживания посетителей;

· вспомогательной зоны, где располагаются шкафы, ксерокс, факс и т.д.

2. Рабочее место секретаря должно отвечать всем требованиям, обеспечивающим максимальное удобство в работе, минимальные затраты времени и сил на непроизводительные перемещения. Одно из главных требований, которое должен соблюдать секретарь - это исключительный порядок и чистота, как в помещении, так и на самом рабочем месте. Идеально, если на столе лежат только документы и справочники, необходимые в данный момент.

3. Информация, документы, хранящиеся в ящиках стола, должны быть четко систематизированы, легко обозримы. Документы очень удобно хранить в папках - это облегчает поиски нужного документа. Секретарь не должен загромождать личными вещами проходы в приемной, ставить вещи на обозримые места.

4. Не стоит забывать о том, что цвета, которые нас окружают, могут оказывать на человека огромное эмоциональное воздействие. Общеизвестно, что т емные тона усыпляют, а яркие - чрезмерно возбуждают. Ученые установили, что для психологического комфорта человеку требуется опреде­ленное "личное" пространство.

5. Кроме того, идеальный офис должен содержать, помимо приемной и комнату отдыха или комнату – кухню.

6. Влияют на работоспособность и запахи. Исследования показали, что запах лимона в большинстве случаев понижает производительность труда секретаря, а запах розы - повышает. Запах любимых духов, по оценкам психологов, также хорошо тонизирует и вызывает положительные эмоции.

7. Компьютер должен быть установлен так, чтобы за ним легко и удобно было работать. Стул - обязательно со спинкой и желательно с подлокотниками.

8. Технические средства, используемые в работе секретаря, размещают с учетом санитарных норм. Монитор и особенно копировальный аппарат не должны находиться очень близко. Если техническими средствами секретаря пользуются другие сотрудники организации, то их размещают таким образом, чтобы они были удобны в использовании, но в то же время находились под наблюдением секретаря.

 

Оценивание –на 5-все 23 строки, на 4 – 18 строк (без п.5 и 8), на 3 -5 пунктов. (любых)

Примерная схема рабочего дня секретаря.

Первая половина рабочего дня

1. Прийти на работу за 15 мин. до прихода руководителя, для того, чтобы проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), привести себя в порядок, составить или уточнить план на предстоящий день.

2. Подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела.

3. Получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием и зарегистрировать. Отложить док-ты, требующие первоочередного решения руководителя.

4. По остальным документам (если имеется соответствующий опыт) подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям. Опытный секретарь никогда не положит на стол руководителю всю корреспонденцию, предварительно не проработав ее. Рекомендуется для облегчения ознакомления руководителя с корреспонденцией выделять основную мысль путем подчеркива­ния фломастером или карандашом. Кроме того, секретарь должен подобрать документы, относящиеся к вопросам, содержащимся в корреспонденции, чтобы руководитель мог глубже изучить проблему и принять правильное решение.

5. Просмотреть поступившие обзоры, отчеты, ведомственные изда­ния, приглашения, а также сообщения о конференциях, встречах, юбилеях и других мероприятиях. Даты и время проведения всех мероприятий записать в своем дневнике-календаре.

6. Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности исполнения. Телеграммы, срочные факсы и телефонограммы немедленно передать руководителю.

7. Оставить у себя документы, необходимы для текущей информационно-справочной работы.

8. Доложить руководителю о полученной корреспонденции.

9. Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день (и на следующий). Если возникают изменения, то секретарь должен сделать соответствующие пометки в своих записях. Отмененные мероприятия зачеркиваются. Нужно уточнить соответствие записей в своем ежедневнике и ежедневнике руководителя. Последовательность мероприятий должна быть одинаковой. Различие будет в мероприятиях секретаря по выполнению намеченного. Например, если у руководителя сделана запись "в 15.00 быть на совещании", то у секретаря она будет выглядеть так: "14.30 - напомнить о совещании в 15.00, сообщить водителю (телефон), чтобы подал машину не позднее 14.40".

10. Передать по телефону (или лично) указания руководителя соответствующим исполнителям об истекающих сроках исполнения документов.

11. Работа с посетителями, телефонные переговоры (в течение всего дня).

12. Подшивка исполненных документов в дела.

13. Выполнение работ на компьютере.

14. Организация копирования документов в соответствии с указаниями руководителя.

Вторая половина дня

15. Продолжение работы с посетителями и на телефоне.

16. Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.

17. Доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя отработанные им документы.

18. Обработать и отправить исходящие документы адресатам.

19. Наметить мероприятия на следующий день.

Конец рабочего дня

20. Просмотреть свой дневник и проинформировать отделы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию и т. п.).

21. Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, обеспечить его всей необходимой информацией, материалами.

22. Привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ сейф, выключить из сети технические средства.

 

Оценивание –на 5-все 22 пункта, на 4 – 18 пунктов, на 3 -12 пунктов. (любых)

 

Работа секретаря в приемной. (1вар) Прием посетителей.

1. Прием посетителей можно условно разделить на следующие виды:

       - прием посетителей других организаций;

       - прием сотрудников по текущим вопросам;

       - прием сотрудников по личным вопросам;

       - прием командированных;

       - прием делегаций.

2. Прием посетителей других организаций должен быть заранее подготовлен секретарем. Время приема должно быть согласовано и удобно как для посетителя, так и для руководителя. Секретарь должен заранее поставить в известность руководителя о во просе, который будет решаться во время встречи. В ряде организаций, особенно государственных, принята практика предварительной записи посетителей в специальный журнал, в котором указывают: Ф.И.О., должность посетителя, организацию, телефон, вопрос, который подлежит обсуждению, дату и время приема. При большом количестве посетителей их регистрацию можно проводить с помощью ПК.

3. Секретарь должен иметь отличную память на лица, имена, отчества и фамилии. Ему следует узнавать посетителя, который уже приходил, приободрить его, проявляя интерес.

4. В современной деловой практике часто используются для представления визитные карточки. На карточке указаны фамилия, имя, отчество посетителя, его ученое звание, должность, место работы, служебный телефон и адрес организации. Секретарь должен с благодарностью принять карточку и внимательно ознакомиться с ней. Затем данные с визитной карточки заносятся в ПК или в картотеку.

5. Если посетитель пришел без предварительной договоренности, секретарь вправе сам решить: доложить о нем руководителю немедленно или записать на прием. Если после доклада руководителю о посетителе, получен отказ в его приеме, секретарь должен предложить посетителю переговорить с заместителями руководителя или другим компетентным работникам предприятия. Если посетителя такое предложение не устраивает, секретарь сообщает ему точную дату и время, когда его примет руководитель.

6. Если посетитель настаивает на приеме в другое, удобное для него время, секретарь должен выяснить, может ли руководитель перенести это прием на желаемое посетителем время и сообщает посетителю о дате и времени приема.

7. В работе секретаря могут возникнуть такие конфликтные ситуации, когда посетитель, не слушая возражений и доводов секретаря, настойчиво пытается пройти в кабинет руководителя. Для подобных случаев службой безопасности предприятия предусмотрена кнопка вызова охраны, что является самой крайней мерой.

8. Главным показателем высокого профессионализма секретаря при приеме посетителя являются вежливость корректность. Ироническая улыбка, грозный взгляд, выражение превосходства отрицательно влияют на посетителей. Необходимо в любой ситуации научиться владеть собой.

Оценивание –на 5-все 8 пунктов, на 4 – 7 пунктов, на 3 -5 пунктов. (любых)

Работа секретаря в приемной. (2вар)

1. Если руководитель, к которому приглашался посетитель, отсутствует, необходимо, чтобы посетителя принял другой компетентный сотрудник. Секретарь должен извиниться и объяснить причину отсутствия руководителя. Нельзя допускать срыва приема по неуважительным причинам. Если все же прием отменяется по неожиданным обстоятельствам таким, как болезнь руководителя, срочная его командировка и т. п., то секретарь обязан также известить посетителя об этом и договориться о времени, на которое прием переносится. Секретарь обязан назвать посетителю свою фамилию, имя, отчество и номер телефона для срочных справок и сообщений.

Секретарь не имеет права переносить на людей отношение к ним руководителя, - со всеми посетителями нужно быть одинаково радушной.

2. Организуя прием сотрудников своего предприятия по текущим вопросам, секретарь должен очень хорошо знать структуру предприятия, знать распределение обязанностей и вопросов между руководящими работниками. Секретарь должен довести до сведения всех сотрудников предприятия часы приема по текущим вопросам. Он должен хорошо знать тех сотрудников, которые имеют доступ к руководителю в любое время.

3. Очень часто посетители идут на прием к руководителю по вопросам, которые могут быть решены другими сотрудниками. Секретарь должен направить посетителя к лицу, наиболее компетентному в решении того или иного вопроса.

4. Во время проведения приемов всех видов секретарь сам принимает все телефонные все телефонные звонки, переадресует их заместителям руководителя. Телефон руководителя во время приема может быть подключен только в чрезвычайных обстоятельствах. В противном случае, беседа может затянуться, так изложение посетителем вопроса будет неоднократно прерываться разговором руководителя по телефону. Не следует также во время приема пропускать в кабинет руководителя других сотрудников, не имеющих отношения к приему. В таких ситуациях их следует направлять к заместителям руководителя или называть время, когда руководитель освободится и сможет их принять.

5. Организуя прием командированных работников, секретарь должен выяснить, согласовано ли это посещение заранее; выяснить вопрос, по которому прибыл посетитель; отметить командировочное удостоверение; выяснить, обеспечен ли командированный специалист гостиницей, если нет - помочь ему в этом вопросе.

6. Если на прием прибывает делегация, то секретарю следует позаботиться заранее о выделении сотрудника, который будет со провождать ее. При прибытии иностранной делегации, секретарь должен позаботиться о наличии переводчика и сувениров для членов делегации.