Оценивание –на 5 - все, на 4 – 6 пунктов (без 7-го), на 3 -4 пункта. (любых)

Составление и оформление служебных документов

1. Каждое предприятие имеет определенную структуру, внутренние связи, обеспечивающие взаимодействие между руководством и структурными подразделениями или сотрудниками, и внешние связи с деловыми партнерами, предприятиями, органами власти. Внешние и внутренние связи предприятия можно рассматривать как информационные.

2. Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Наиболее важной частью управления является принятие решения. Для выработки правильного решения требуется полная, оперативная и достоверная информация. Полноту информации характеризует ее объем, который должен быть достаточным для принятия решения. Информация должна быть оперативной, т. е. такой, чтобы за время ее передачи и обработки состояние дел не изменилось. Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию дел.

3. На рабочее место руководителя предприятия информация должна поступать в форме, облегчающей ее восприятие и обработку. В ряде крупных фирм информация, поступающая руководителю, представлена в сжатом виде, как правило, наиболее важная и срочная. К руководителю должны поступить документы, касающиеся деятельности учреждения в целом, по важным вопросам или несущие новую информацию. Остальные док-ты должны передаваться непосредственно исполнителям.

4. Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Вся документация учреждения делится на три документопотока:   - входящие (поступающие) документы; - исходящие (отправляемые) документы;  - внутренние документы.

5. В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы: прием и первичная обработка документов; предварительное рассмотрение и распределение документов; регистрация; контроль за исполнением; информационно-справочная работа; исполнение.

6. Секретарь-референт обязан в несколько минут ответить на вопросы двух типов:

· - у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ и

· - в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.

7. Получив документ к отправке, секретарь прежде всего проверяется правильность его оформления:

 наличие подписи;                 - наличие даты; - наличие заголовка;                 - правильность адресования;

- если документ предназначен разовому корреспонденту, наличие его адреса; - наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

Оценивание –на 5 - все, на 4 – 6 пунктов (без 2-го), на 3 -4 пункта. (любых)