2020-09-28
350
Организация документооборота
Все документы с момента их создания до передачи в архив проходят определенный путь.
Процесс от составления бухгалтерского документа или получения документа от другого предприятия до его сдачи в архив называется документооборотом.
Документооборот можно поделить на четыре этапа:
- составление документов в первичных подразделениях;
- передача оформленных документов для проверки и обработки в бухгалтерию предприятия;
- движение документов при обработке и осуществлении на их основании учетных записей;
- движение документов от места обработки к месту хранения — архива.
Следует отметить, что эффективность принятых управленческих решений на предприятии прямо зависит от оперативности (скорости) организованного документооборота. Для получения своевременной и качественной информации необходимо организовать такую систему сбора и обработки документов, которая бы обеспечивала ускорение документооборота.
С целью упорядочения движения и своевременного получения первичных документов для записей в бухгалтерском учете приказом руководителя предприятия, учреждения устанавливается график документооборота, в котором указываются дата создания или получения от других предприятий и учреждений документов, передача в обработку и в архив.
График документооборота на предприятии, в учреждении должен обеспечивать оптимальное количество подразделений и исполнителей, через которых проходит каждый первичный документ, определять минимальный срок его нахождения в подразделении, а также оказывать содействие улучшению учетной работы, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня его механизации и автоматизации.
График документооборота оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, которые выполняются каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Работники предприятия, учреждения создают и подают первичные документы, которые относятся к сфере их деятельности, согласно графика документооборота. Для этого каждому исполнителю выдается выписка из графика. В ней приводится перечень документов, оформление которых относится к функциональным обязанностям исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые передаются эти документы.
Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборотана предприятии, в учреждении осуществляется главным бухгалтером. Требования главного бухгалтера относительно порядка предоставления в бухгалтерию или на вычислительную установку необходимых документов и сведений есть обязательными для всех подразделений и служб предприятия.
Организация хранения и уничтожения документов
Организация может поручить ведение собственного архива специализированной организации (частному или государственному архиву). Для этого необходимо заключить специальный договор хранения. В нем указывается срок, в течение которого архив обязуется хранить документы.
Если в учреждении решили самостоятельно их хранить, то необходимо разработать и принять соответствующий внутренний акт, который будет регулировать порядок организации хранения документов. Например, положение о хранении документов, утвержденное приказом директора, в котором следует определить:
— виды документов, подлежащих обязательному хранению;
— структурные подразделения, которые будут обеспечивать хранение документов;
— порядок поступления документов на хранение;
— сроки хранения;
— порядок учета и регистрации поступающих на хранение документов;
— меры, обеспечивающие сохранность и конфиденциальность содержащихся в них сведений;
— порядок выдачи хранящихся документов для работы с ними;
— иные вопросы, касающиеся порядка хранения документов.
Также необходимо создание соответствующей архивной службы и закрепление за определенным должностным лицом обязанностей по организации деятельности архива.
Затем следует разработать положение об экспертной комиссии, которая будет проводить экспертизу ценности документов, образовавшихся в организации (п. 3.1 Указаний*(1)). Положение утверждается руководителем. Он приказом также утверждает состав экспертной комиссии.
В состав комиссии включаются, как правило, наиболее квалифицированные сотрудники организации в количестве не менее трех человек. Кроме того, в состав экспертной комиссии можно пригласить архивариуса из окружного архива. Если вся работа по отбору документов для хранения и уничтожения будет проходить в присутствии работника архива, то неприятностей с хранением документов у организации не будет.
В работе комиссия руководствуется законодательством об архивном деле в РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ, муниципальными правовыми актами об архивном деле, а также нормативными и распорядительными документами руководящего органа своей ведомственной системы, своей организации.
При разработке положения о деятельности комиссии в учреждении необходимо руководствоваться Приказом Росархива от 19.01.1995 N 2 «Об утверждении Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».
Экспертная комиссия является совещательным органом. Ее решения вступают в силу после их утверждения руководителем организации. При необходимости (если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива) решения комиссии утверждаются после их согласования с соответствующим архивным учреждением.
Основными задачами экспертной комиссии являются:
— организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел;
— организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;
— организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.
Комиссия имеет право в целях реализации возложенных на нее задач:
— в пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам организации по вопросам разработки номенклатуры дел, формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и по личному составу, упорядочения и оформления документов;
— запрашивать от руководителей структурных подразделений письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу, предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов;
— заслушивать на своих заседаниях доклады руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к передаче на хранение в архив, о причинах утраты документов;
— приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей других организаций;
— не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
Экспертиза ценности документов в организации проводится ежегодно работниками структурных подразделений совместно с экспертной комиссией под методическим руководством архива организации. При ее проведении в структурных подразделениях осуществляются отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное или длительное хранение, описываются в соответствии с правилами работы архивов организаций.
Экспертная комиссия создает номенклатуру дел со сроками хранения документов, то есть систематизирует все имеющиеся документы по видам и датам и составляет перечень наименований дел. Для этого необходимо разобрать документы по годам и прошить их в хронологическом порядке. По общему правилу обработанные первичные документы, которые относятся к определенному учетному регистру (например, кассовые или банковские документы), подшиваются в отдельные папки в хронологическом порядке. Страницы в этих папках следует пронумеровать в правом верхнем углу. В деле может быть не более 250 страниц или оно не должно быть толще 4 см. Когда все документы систематизированы и прошиты, составляется их опись, которая должны быть утверждена руководителем учреждения. Для хранения документов необходимо отвести специальное помещение. Документы должны располагаться в архиве в запираемых шкафах, обеспечивающих полную сохранность документов, а также предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного тепла.
Ежегодно на основании номенклатуры дел экспертная комиссия выделяет документы с истекшим сроком хранения, которые подлежат уничтожению, и составляет на них акты в произвольной форме. Документы отбираются путем просмотра каждого листа дела.
Акты о выделении документов с истекшим сроком годности к уничтожению рассматриваются и утверждаются руководителем организации. После этого документы, перечисленные в них, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте до уничтожения. Дела, приготовленные к уничтожению, передаются на переработку специализированной организации или уничтожаются самой организацией.
Если документы отправляются в утиль, то передача дел специализированной организации оформляется приемо-сдаточным актом или накладной. В них необходимо указать дату передачи, количество передаваемых дел и вес бумажной макулатуры.
Уничтожить документы, срок хранения которых уже прошел, можно непосредственно в организации с помощью бумагорезательной машины. В этом случае экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения устаревших документов, составив соответствующий акт. Следует отметить, что их уничтожение по истечении периода хранения является правом, а не обязанностью организации (Письмо Минфина РФ от 18.10.2005 N 03-03-04/2/83).
Ответственность за нарушение порядка хранения и уничтожения документов
В соответствии со ст. 16 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон N 125-ФЗ) контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в РФ осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти, органы государственной власти субъектов РФ, в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов РФ в области архивного дела, в пределах своей компетенции, определенной законодательством РФ и законодательством субъектов РФ. Данные органы проверяют выполнение организациями требований законодательства в области архивного дела, обеспечение сохранности, комплектования и использования организациями документов в делопроизводстве.
Согласно ст. 27 Закона N 125-ФЗ юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в РФ, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ.
Административная ответственность в данном случае регулируется ст. 13.20 КоАП РФ, в соответствии с которой нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа:
— на граждан — в размере от 100 до 300 руб.;
— на должностных лиц — от 300 до 500 руб.
При совершении организацией двух или более правонарушений штрафные санкции взыскиваются за каждое правонарушение в отдельности. При этом следует учитывать, что уплата штрафа не освобождает предприятие от обязанности устранить нарушение.
Заметим, отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского учета в результате неправильного их хранения является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения (п. 3 ст. 120 НК РФ). Такие нарушения в соответствии с п. 2 ст. 120 НК РФ влекут за собой наложение штрафа от 5 000 до 15 000 руб.
Если же данное нарушение привело к занижению налоговой базы, то размер штрафа будет составлять 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.
Указанные штрафы не налагаются на учреждение, если оно представит доказательства, что документы утеряны не по вине учреждения, а вследствие наступления форс-мажорных ситуаций (кража, пожар, затопление). Такими доказательствами могут быть справка из милиции о возбуждении уголовного дела по факту кражи документов с их описью, справка от пожарных и т.д. Однако следует иметь в виду, что если документы сгорели, а в помещении, в котором они хранились, не была установлена пожарная сигнализация, то форс-мажором эту ситуацию не признают.
Аналогично и с кражей. Если помещение, в котором хранились документы, не запиралось, то штраф придется уплатить.
Напомним, что потребовать у организации документы налоговики могут только за три последних года. Поэтому оштрафовать ее по ст. 120 НК РФ за отсутствие документов за четвертый год они не вправе.
Ответственность за организацию хранения документов учреждения несет руководитель, а за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности — еще и главный бухгалтер.
Билет №16
