Донецкой Народной Республики

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ ДНР

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

"ДОНЕЦКИЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ"

Кафедра русского и украинского языков

 

Кульбида Н.И., Стеценко Н.М.

 

 

ДЕЛОВАЯ РЕЧЬ В ДОКУМЕНТАХ

 

Донецк 2017

ББК Ш 81.1:81.2

УДК 81´276:811.161.1

    Рекомендовано учебно-издательским Советом ДОННТУ (протокол № 8 от 25.11.2016).

Рецензенты:

Кудрейко И.А. – кандидат филологических наук, доцент (Донецкий национальный университет);

Лазарева Л.К. – кандидат филологических наук, доцент (Донецкий национальный технический университет)

 

Кульбида, Н. И. Деловая речь в документах: учебно-методическое пособие для высших учебных заведений нефилологического направления подготовки / Н.И. Кульбида, Н.М. Стеценко. – Донецк: ДОННТУ, 2017. – 120 с.

 

Пособие предназначено для тех, кто изучает деловую речь или сталкивается с необходимостью составления документации. В нем содержатся сведения о правилах составления документов, а также особенностях их лексико-грамматического оформления.

Каждый из подразделов содержит теоретическую информацию по вопросам документоведения, ряд практических заданий, способствующих закреплению материала, а также лексико-грамматические упражнения, направленные на совершенствование навыков русской деловой речи.

Учебно-методическое пособие ориентировано на реализацию задач, сформулированных образовательными стандартами высшего профессионального образования для обучения дисциплине «Русский язык и культура речи».

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

СОДЕРЖАНИЕ.. 3

РАЗДЕЛ 1. ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОЙ СТИЛЬ.. 4

1.1. Особенности официально-делового стиля. 4

1.2. Оформление некоторых реквизитов документов. 7

РАЗДЕЛ 2. ДОКУМЕНТЫ ЛИЧНОГО ХАРАКТЕРА.. 15

2.1. Заявление. 15

2.2. Упражнения (употребление имен собственных в документах) 22

2.3. Автобиография. 23

2.4. Упражнения (употребление глагольных форм в документах) 26

2.5. Резюме. 28

2.6. Упражнения (употребление общепринятых сокращений в документах) 35

2.7. Расписка. 37

2.8. Упражнения (употребление числительных в документах) 44

2.9. Доверенность. 45

2.10. Упражнения (употребление иноязычныхслов в документах) 49

РАЗДЕЛ 3. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ... 51

3.1. Служебные записки. 51

3.1.1. Объяснительная записка. 52

3.1.2. Упражнения (употребление существительных в документах) 62

3.1.3. Докладная записка. 63

3.1.4. Упражнения (употребление прилагательных в документах) 71

3.1.5. Служебная записка. 72

3.1.6. Упражнения (типы управления в словосочетаниях официально-делового стиля) 76

3.2. Служебные (деловые) письма. 78

3.2.1. Письмо-запрос. 86

3.2.2. Упражнения (употребление однородных членов предложения в документах) 92

3.2.3. Письмо-ответ. 94

3.2.4. Упражнения (согласование подлежащего и сказуемого в документах) 102

3.2.5. Письмо-заказ. 104

3.2.6. Упражнения (правописание сложных существительных и прилагательных) 108

3.2.7. Письмо-претензия (Рекламация) 110

3.2.8. Упражнения (правописание приставок) 117

Список  литературы... 120

 

РАЗДЕЛ 1. ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОЙ СТИЛЬ

1.1. Особенности официально-делового стиля

Официально-деловой стиль – это стиль, который обслуживает правовую и административно-общественную сферы деятельности. Он используется при написании документов, деловых бумаг и писем в государственных учреждениях, суде, а также в разных видах делового устного общения.

Этот стиль называют еще административным, так как он обслуживает сферу официальных отношений в области права и государственной политики. Другое его название — деловая речь, его истоки — в деловой речи эпохи Киевского государства (договоры, «Русская правда», различные грамоты).

Для всех форм официально-делового стиля обязательно строгое соответствие литературной норме на всех языковых уровнях: недопустимо использование лексико-фразеологических средств разговорного, просторечного характера, диалектных, профессионально-жаргонных слов; нелитературных вариантов словоизменения и словообразования; разговорных синтаксических конструкций. Официально-деловой стиль не приемлет экспрессивных элементов: оценочной лексики, высоких или сниженных слов (шутливых, иронических), образных выражений. Важнейшее требование к языку документа — объективность и «бесстрастность» изложения фактов.

Официально-деловой стиль функционирует преимущественно в письменной форме, однако не исключается и его устная форма — выступления государственных и общественных деятелей на торжественных собраниях, заседаниях, приемах. В устной форме деловой речи выступающий может допустить некую эмоциональную приподнятость речи, даже вкрапление иностилевых языковых средств, не нарушая, однако, литературной нормы. Недопустимы неправильные ударения, нелитературное произношение.

Официально-деловой стиль – это стиль документов разных жанров: международных договоров, государственных актов, юридических законов, постановлений, уставов, инструкций, служебной переписки, деловых бумаг и т.д. Но, несмотря на различия в содержании и разнообразие жанров, официально-деловой стиль в целом характеризуется общими и самыми важными чертами. К ним относятся:

1) точность, исключающая возможность инотолкований;

2) стандартизованность языка (клише, канцеляризмы);

3) долженствующе-предписывающий характер изложения информации. От документа не ждут, чтобы в нем проявилась индивидуальность его автора, наоборот, чем более клиширован документ, тем удобнее им пользоваться.

Черты официально-делового стиля находят свое выражение а) в отборе языковых средств (лексических, морфологических и синтаксических); б) в оформлении деловых документов.

Лексические признаки:

- тяготение к предельно-обобщенной в семантическом отношении лексике, где устранено все остро-своеобразное, конкретное, неповторимое, а на передний план выдвинуто типичное: лицо (ср.: индивид, персона, мужчина, девушка, парень, малый, хозяин, жилец, прохожий), родители (ср.: мать, отец, папаша, матушка, предок), военнослужащий (ср.: солдат, генерал-лейтенант, артиллерист, новобранец, вояка, служивый, морячок и др.;

-широкое использование языковых штампов: ставить вопрос, на основании решения, входящие-исходящие документы, контроль за исполнением возложить, по истечении срока;

- использование архаизмов: оным удостоверяю, сей документ;

-недопустимо употребление многозначных слов, а также слов в переносных значениях, а синонимы употребляются крайне редко и, как правило, принадлежат одному стилю: снабжение = поставка = обеспечение, платежеспособность = кредитоспособность, износ = амортизация, ассигнование = субсидирование и др.

Морфологические и словообразовательные признаки:

-отсутствие междометий, модальных слов, ряда частиц, слов с суффиксами субъективной оценки, прилагательных в сравнительной и превосходной степени;

-существительные, обозначающие должности, употребляются, как правило, в форме мужского рода (бухгалтер, директор, лаборант др.).

-широкое употребление инфинитива по сравнению с другими глагольными формами: «Ребенок имеет право свободно выражать свое мнение; это право включает свободу искать, получать и передавать информацию и идеи любого рода, независимо от гранта в устной, письменной или печатной форме, в форме произведений искусства или с помощью других средств по выбору ребенка»;

-широкое употребление форм настоящего времени (настоящее предписания - не постоянное или обычное действие, а действие, которое законом предписывается произвести в определенных условиях: «Обвиняемому обеспечивается право на защиту»;

-при обозначении лица в официально-деловом стиле употребляются имена существительные, обозначающие лицо по признаку, обусловленному каким-либо действием или отношением: ответчик, квартиросъемщик, наниматель, читатель, опекун, усыновитель, истец, свидетель и т.д.;

-широко представлены отглагольные существительные на – ние: использование, внедрение, решение, исполнение;

-большое количество глагольных конструкций: вести (агитацию, монтаж, наблюдение, переговоры, подготовку, поиски, разработку, расследование); вносить (дополнения, исправления, уточнения); давать (консультацию, назначение, обоснование, объяснение, опровержение, отказ, оценку, поручение, разрешение, разъяснение, распоряжение, рекомендацию, согласие, указание) и т.п.;

-широкое употребление слов, образованных в результате осново- и словосложения, сращения: бракосочетание, налогообложение, землепользование, пассажироперевозки, нетрудоспособность, квартиросъемщик, квартиросдатчик, бумагодержатель, культурно-зрелищный, материально-технический, ремонтно-строительный, административно-хозяйственный, осенне-зимний, хлебобулочный, квартиропосреднеческий и др.;

- широкое употребление устойчивых словосочетаний: транспортные средства, заработная плата, должностное лицо, ценные бумаги, проездной документ, приемный пункт, исполнительный комитет, безналичный расчет, трудовое увечье, телесное повреждение, места общего пользования, профессиональное заболевание, предприятие общественного питания, товары повышенного спроса, обучение без отрыва от производства и др.;

- широкое употребление номенклатурных наименований учреждений, профессий, должностей и т.п.: главный научный сотрудник, заместитель командира полка по инженерной службе, Донецкий национальный технический университет, Волынский завод бытовой химии, депутат Государственной Думы....

Синтаксические признаки:

-широкое применение пассивных конструкций, которые позволяют абстрагироваться от исполнителей и сосредоточить внимание на самих действиях: п еревозка грузов производится; по конкурсу зачислено...;

-использование синтаксических конструкций с клишированными оборотами с отыменными предлогами: в целях, в связи с, по линии, на основании и др.: в целях совершенствования структуры; в связи с указанными осложнениями; по линии сотрудничества и взаимной помощи; на основании принятого решения;

-употребление простых предложений с однородными членами (до 8–10):… штрафы в качестве меры административного взыскания могут устанавливаться в соответствии с законодательством России за нарушение правил техники безопасности и охраны труда в промышленности, строительстве, на транспорте и в сельском хозяйстве;

-нанизывание родительного падежа, т.е. употребление цепочки имен существительных в родительном падеже: (результаты деятельности органов налоговой полиции …);

-преобладание сложных предложений, в особенности сложноподчиненных, с придаточными условными: При наличии спора о размерах причитающихся уволенному работнику сумм администрация обязана уплатить указанное в настоящей статье возмещение в том случае, если спор решен в пользу работника;

- употребление инфинитивных и безличных предложений со значением долженствования;

- широкое употребление причастных и деепричастных оборотов;

- преимущественное использование косвенной речи;

- в оформлении текстов большую роль играют абзацное членение и рубрикация, реквизиты - постоянные элементы содержания документа: наименования, даты, подписи, а также принятое для данного документа графическое оформление.

1.2. Оформление некоторых реквизитов документов

Во время подготовки организационно-распорядительных документов сотрудники Учреждений оформляют их с учетом требований стандартов.

Изображение Государственного Герба (размещается на бланках).

Коды. Код Учреждения проставляется согласно Единому государственному реестру юридических и физических лиц – предпринимателей. На бланках для писем указанный код размещается после реквизита «Справочные данные об учреждении».

Наименование Учреждения. Наименование Учреждения – автора документа – должно соответствовать наименованию, указанному в положении (уставе) о нем. Сокращенное наименование Учреждения употребляется в случае, если оно официально зафиксировано в указанных документах. Сокращенное наименование размещается (в скобках или без них) ниже полного отдельной строкой в центре документа. Наименование учреждения высшего уровня указывается в сокращенном виде, а в случае отсутствия официально определенного сокращения – полностью. На бланках Учреждения, которое имеет двойное или тройное подчинение, указываются наименования всех учреждений высшего уровня.

Справочные данные об Учреждении. Справочные данные об Учреждении включают в себя: почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, счетов в банке, адрес электронной почты и т.д. Справочные данные размещаются ниже наименования Учреждения или структурного подразделения. Реквизиты почтового адреса указываются в такой последовательности: название улицы, номер дома, название населенного пункта, района, почтовый индекс.

Название вида документа. Название вида документа (приказ, решение, докладная записка и т.п.) должно соответствовать оформлению, предусмотренному стандартами.

Дата документа. Датой документа является соответственно дата его подписания, утверждения, принятия, регистрации или издания. Дата указывается арабскими цифрами в одну строку в такой последовательности: число, месяц, год. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом. В случае оформления даты цифровым способом число и месяц проставляются двумя парами цифр, разделенными точкой; год – четырьмя цифрами, точка в конце не ставится. Например: 02.03.2015

В текстах нормативных правовых актов, ссылках на них, а также в документах, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ указания дат с проставлением нуля в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, например: 02 апреля 2017 года. Разрешается употреблять слово «год», в сокращенном варианте «г.», например: 03 июня 2017 г. Если документ составлен не на бланке, дата указывается ниже подписи слева. Дата документа проставляется должностным лицом, которое его подписывает или утверждает.

Регистрационный номер документов. Нумерация документов заключается в присвоении им условных обозначений – номеров, которые присваиваются документам при их регистрации. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга правосторонней наклонной чертой. Последовательность написания составных частей регистрационного номера может изменяться в зависимости от того, какой документ регистрируется,– входящий или созданный в Учреждении. Для входящих документов регистрационный номер состоит из порядкового номера и индекса по номенклатуре дел или иного индекса, применяемого в Учреждении, например: 153/01-10, где 153 – порядковый номер, 01-10 – индекс дела по номенклатуре. У исходящего документа регистрационный номер может размещаться в обратной последовательности – индекс по номенклатуре дел и порядковый номер, например: 06-24/178, где 06-24 – индекс дела по номенклатуре дел, 178 – порядковый номер.

Место составления или создания. Сведения о месте составления или создания указываются на всех документах, кроме писем. Если сведения о географическом местонахождении входят в наименование Учреждения, этот реквизит не указывается.

Адресат. Документы адресуются учреждению, его структурным подразделениям или конкретному должностному лицу. В случае адресации документа учреждению или его структурным подразделениям без указания должностного лица их наименования приводятся в именительном падеже, например:

Администрация Главы 

Донецкой Народной Республики

Реквизит «Адресат» документа проставляется в правом верхнем углу от левой границы документа на расстоянии 92 мм.

Если документ направляется должностному лицу, наименование учреждения и его структурного подразделения приводятся в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном, например: