2020-10-10
158
Отредактируйте документ.
Директору ООО «Гвоздика»
Слободину Владимиру Александровичу
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
В кондитерском цехе с 10 января года сломан конвейер. Для его ремонта необходимо приобретение деталей согласно прилагаемому списку. Общая стоимость ремонтных работ с учетом приобретения деталей составляет 12 500 (двенадцать тысяч пятьсот рублей 00 копеек). В связи с тем, что лимит фонда по ремонту и обслуживанию оборудования исчерпан, а в наличии необходимых деталей нет, во избежание простоя цеха прошу:
1. Выделить необходимую денежную сумму согласно прилагаемому списку.
2. Предоставить ремонтную бригаду для проведения работ.
С уважением, начальник кондитерского цеха, Дмитриенко Денис Сергеевич.
3.1.6. УПРАЖНЕНИЯ (типы управления в словосочетаниях официально-делового стиля)
1.Замените фрагменты сложных предложений на соответствующие им фрагменты простых предложений, используя конструкции: ввиду (чего?); в связи с (чем?); в силу (чего?); вследствие (чего?); согласно (чему?); в соответствии (с чем?).
Пример: В связи с тем, что я должен срочно уехать в командировку. - В связи со срочным отъездом в командировку.
1) В связи с тем, что я должен срочно завершить проект.
2) Согласно тому, что директор завода распорядился.
3) Ввиду того, что погодные условия изменились.
4) В силу того, что денежных средств для завершения монтажных работ не хватает.
5) Отдел исправил все недостатки в оформлении документов, как было указано вышестоящими организациями.
6) Из-за того, что произошло сокращение штата министерства, многим сотрудникам пришлось искать новое место работы.
Выберите вариант словосочетания, который соответствует нормам официально-делового стиля.
Играть (иметь) значение; предпринимать (принимать) меры; исполнить (выполнить) поручение; осуществлять (вести) контроль; заводить (возбуждать) уголовное дело; выдать (предоставить) кредит; выслать (направить) на рассмотрение.
Введите в словосочетания официально-делового стиля данные конструкции.
Подвести итог (чему-либо); поделиться чем-либо (с кем-либо); доказывать (что-либо); подтвердить (что-либо); коснуться (чего-либо); привести пример (чего-либо); объяснить (что-либо); признаться (в чём-либо); описать (что-либо); указать (на что-либо).
Составьте предложения на основе синонимичных предложно-падежных конструкций.
Опираться (на что) – базироваться (на чем); основываться (на чем) – обосновывать (чем); уплатить (за что) – оплатить (что); идентичнй (чему) – сходный (с чем); руководитель (чего) – заведующий (чем).
Исправьте ошибки в словосочетаниях. Запишите правильный вариант.
Закон по охране детства, замечания по организации рабочего процесса, обучение по математике, справка по зарплате, факультет по гуманитарным наукам.
6. Раскройте скобки, поставьте существительные в правильной форме, добавив, где необходимо, предлог.
1) Согласно (приказ директора, постановление правительства, указ президента, желание меньшинства);
2) благодаря (помощь коллектива, успешное стечение обстоятельств, забота родителей, полученные знания);
3) вопреки (ожидание, здравый смысл, советы врача, мнение большинства);
4) по (возвращение из отпуска, приезд в столицу, окончание переговоров, прибытие на конференцию);
5) в нарушение (устав предприятия, закон, правило, действующий регламент);
6) сообразно (действующий порядок).
Выберите нужную форму, объясните свой выбор. Запишите правильный вариант.
1. Два (лучшие, лучших) доклада заслушаны на конференции.
2. За (последние, последних) три месяца предприятие перевыполнило годовой план.
3. Поступили в продажу две (новых, новые) модели автомобиля.
4. (Целые, целых) два года мы готовились к этому событию.
5. (Каждые, каждых) три месяца лаборатория сдаёт отчёт о работе.
6. Четыре корпуса, (построенные, построенных) в рекордные сроки, приняли своих новосёлов.
Исправьте ошибки, связанные с нарушением норм глагольного и именного управления. Запишите правильный вариант.
1. Результаты исследования подтверждают о наших предположениях.
2. Директор шахты уделяет внимание на проблемы шахтеров.
3. Необходимо отметить о том, что погодные условия не способствовали проведению соревнований.
4. Выступивший оперировал с точными фактами.
5. За покупки можно оплатить наличными.
6. Согласно распоряжения заведующего отдела срок представления отчета истекает первого июня.
7 Вопреки советов врача больной отказался от госпитализации.
3.2. СЛУЖЕБНЫЕ (ДЕЛОВЫЕ) ПИСЬМА
Классификация
Деловое письмо – обобщенное название различных по содержанию, функциональному назначению, целевой установке документов, пересылаемых по почте, которые служат основным способом обмена информацией между организациями.
По функциональному признаку выделяют письма, не требующие ответа, и письма, которые требуют ответа.
К письмам, которые требуют ответа, относят следующие: письмо-запрос, письмо-просьба, письмо-обращение, письмо-предложение, письмо-требование и др.
К письмам, которые не требуют ответа, относят: письмо-предупреждение, письмо-напоминание, письмо-подтверждение, письмо-отказ, сопроводительное письмо, гарантийное письмо, письмо-сообщение, письмо-распоряжение и др.
По количеству адресатов различают обычные, циркулярные и коллективные письма. Обычным письмом доставляют информацию по адресу одной инстанции. Назначение циркулярных писем – доставить информацию одного и того же содержания по нескольким адресам, как правило, подчиненных инстанций (организаций). В циркулярных письмах может содержаться информация по различным хозяйственным, организационным и др. вопросам, а также соответствующие распоряжения и рекомендации. Коллективное письмо адресовано одной организации от имени руководителей нескольких ведомств.
Письма бывают простые и сложные. Простое письмо — это малообъемный документ, в котором рассматривается только один вопрос. Сложное письмо — многоаспектный документ, в котором рассматривается несколько вопросов. Такое письмо может состоять из двух и более страниц. Однако, каким бы письмо ни было, в нем просматривается простая структура — три части. В первой приводятся мотивы подготовки письма, ссылки на факты и события, решения вышестоящих организаций и другие аргументы, послужившие основанием для составления документа. Во второй части излагаются выводы, просьбы, предлагаются решения. В третьей — может формулироваться ожидаемый результат, констатироваться отказ, отклонение предложения и т. п. В отдельных случаях письма могут содержать только первые две части, иногда только вторую часть.
Тексты сложных многостраничных писем могут разбиваться на разделы, пункты, а при необходимости и на подпункты. Следует указать на важность деления текста с помощью абзацев — отступов в строке при начале новой смысловой части документа. Правильная разбивка текста на абзацы облегчает его чтение и понимание.
Для современной деловой переписки характерна подготовка простых писем, в которых обычно рассматривается один вопрос.
Правила оформления
Деловые письма печатают на компьютере или пишут на специальном бланке письма только с одной стороны (на бланке печатают только первую страницу письма, а последующие - на чистых листах). Для удобства с обеих сторон страницы оставляют поля: левое - не менее 30 мм, правое - 10 мм; верхнее и нижнее - 20 мм.
В письмах, оформленных на двух и более листах бумаги, нумерацию страниц начинают со второй. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля арабскими цифрами на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края.
Текст письма печатается через полтора или два интервала. В тексте не должно быть исправлений или подчисток.
Не следует отправлять письма, написанные через копировальную бумагу, это свидетельствует о неуважении к адресату.
На полученное письмо необходимо ответить в течение 7-10 дней.
О стиле письма
Текст письма излагается в повествовательной манере, как правило, при прямом порядке слов в предложении. Стиль письма отличается частым употреблением отглагольных существительных, отыменных предлогов (на основании, в отношении, в соответствии с, в силу, в целях, за счет и др.), сложных союзов (вследствие того что; ввиду того что; в связи с тем что; в силу того что и т. п.), а также словосочетаний-связок, служащих для соединения частей сложного предложения (на случай, если...; на том основании, что...; по той причине, что...; с тем условием, что...; таким образом, что...; то обстоятельство, что...; тот факт, что... и др.).
В письме не следует употреблять слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы). Необходимо писать: не сего года, а этого года (текущего года); не означенный, а названный и т. д.
Использование новых слов (неологизмов) и заимствованных слов должно быть оправданным. Если слова и выражения типа «пресс-секретарь», «электронная почта» получили устойчивое признание в языке, то слова «санирование» вместо «оздоровление», «пролонгировать» вместо «продлить» в данное время в деловой переписке не используют.
Если автор документа является юридическим лицом, то действия передаются от третьего лица единственного числа: предприятие гарантирует..., не возражает..., предлагает..., от третьего лица множественного числа: Совет директоров, администрация предприятия убедительно просят…, от первого лица множественного числа: просим..., сообщаем..., подтверждаем....
Если автор — лицо физическое, то действия передаются от первого лица единственного числа: Прошу..., ставлю Вас в известность..., довожу до Вашего сведения..., от первого лица множественного числа: поддерживаем..., одобряем..., напоминаем..., выражаем... и т. д.
Характерной особенностью стиля делового письма является широкое употребление в текстах устойчивых языковых оборотов. Наличие их в деловом языке — следствие четкой регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих процедур и тематической ограниченности текстов документов. Владение деловым стилем — это во многом и есть знание и умение употреблять языковые формулы, модели речевых оборотов.
Например, устойчивыми языковыми оборотами, объясняющими мотивировку написания письма, являются:
В порядке оказания технической помощи...
В соответствии с протоколом...
В подтверждение нашей договоренности...
В связи со сложной экономической ситуацией... и т. д.
