Основні відомості про звіти MS Access

За допомогою звітів можна переглядати, форматувати та підсумовувати дані. Наприклад, можна створити простий звіт, у якому будуть представлені номери телефонів усіх ваших контактів, або зведений звіт за даними про збут у різних регіонах і за різні часові проміжки.

Звіт складається з даних, які видобуваються з таблиць або запитів, а також з інформації, яка зберігається з макетом звіту, як-от позначок, заголовків і графічних елементів. Таблиці та запити, що містять вихідні дані, також називаються джерелом записів звіту. Якщо потрібні поля розташовано в одній таблиці, її можна вказати джерелом записів. Якщо потрібні поля розташовано в кількох таблицях, потрібно створити один або кілька запитів, що використовуватимуться як джерело записів. Можливо, ці запити вже існують у базі даних, але іноді потрібно створювати нові запити, що відповідають потребам звіту.

У ролі джерела записів може виступати таблиця або іменований чи вбудований запит. Джерело записів має містити всі рядки та стовпці, дані з яких необхідно додати до звіту.

Параметри cтворення звітів:

а) Звіт. Створює простий табличний звіт, який містить усі поля вибраного в області переходів джерела записів.

б) Конструктор звітів. Відкриває пустий звіт у режимі конструктора. До цього звіту можна додавати потрібні поля й елементи керування.

в) Пустий звіт. Відкриває пустий звіт у поданні макета та відкриває список полів, за допомогою якого можна додавати поля до звіту.

г) Майстер звітів. Запускає покроковий майстер, у якому можна вказати поля, рівні групування/сортування та параметри макета.

Рисунок. 16- Основні елементи створення звіту

Рисунок 16