2020-10-11
204
Використовуючи Access, можливо:
а) додавати нові дані до бази даних, наприклад новий елемент до запасів;
б) редагувати наявні дані в базі даних, наприклад змінювати поточне розташування елемента;
в) видаляти відомості, якщо, наприклад, елемент продано або вилучено;
г) упорядковувати й переглядати дані різними способами;
д) надавати спільний доступ до даних іншим, використовуючи звіти, повідомлення електронної пошти, інтрамережу чи Інтернет.
Компоненти бази даних Access:
У розділах нижче наведено короткі описи компонентів типової бази даних Access:
а) Таблиці
б) Форми
в) Звіти
г) Запити
д) Макроси
е) Модулі
Таблиці
Таблиця бази даних схожа на електронну таблицю – в обох дані зберігаються в рядках і стовпцях. Тому зазвичай досить легко імпортувати електронну таблицю в таблицю бази даних. Головна відмінність між тим, як дані зберігаються в електронній таблиці та базі даних, – це спосіб, яким упорядковуються дані.
Щоб база даних була максимально гнучка, дані має бути впорядковано в таблиці, щоб позбутися зайвих елементів. Наприклад, зберігаючи відомості про працівників, слід настроїти відповідну таблицю, у яку дані кожного працівника потрібно ввести лише раз. Дані про продукти зберігатимуться у власній таблиці, а дані про філіали – в іншій. Ця процедура називається нормалізацією.
|
|
|
Кожен рядок у таблиці називається записом. У записах зберігаються окремі елементи даних. Кожен запис складається з одного або кількох полів. Поля відповідають стовпцям у таблиці. Наприклад, можливо створити таблицю "Клієнти", де кожен запис (рядок) містить відомості про окремого клієнта, а поля (стовпці) містять дані різного типу, наприклад ім’я, прізвище, адресу тощо. Полям має бути призначено певний тип даних (текст, дата або час, число чи інший тип).
Щоб зрозуміти, що таке записи й поля, можливо також уявити старий картковий каталог у бібліотеці. Кожна картка в шухляді відповідає запису в базі даних. Кожен елемент даних на окремій картці (автор, назва тощо) відповідає полю в базі даних.
Форми
Форми дають змогу створити інтерфейс користувача, у якому можливо вводити і редагувати дані. Форми часто містять кнопки та інші елементи керування, використовуючи які, можна виконувати різні завдання. Ви можете створити базу даних без форм, просто редагуючи дані в табличному поданні. Проте більшість користувачів баз даних використовують форми, щоб переглядати, вводити й редагувати дані в таблицях.
Ви можете програмувати кнопки, щоб визначати, які дані відображатимуться на формі, відкривати інші форми або звіти й виконувати багато інших завдань. Припустімо, що на формі з іменем "Клієнти" ви працюєте з даними клієнта. Ця форма клієнта може містити кнопку, яка дає змогу відкрити форму замовлення, де можна ввести нове замовлення цього клієнта.
|
|
|
Використовуючи форми, також можна керувати тим, як інші користувачі взаємодіють із даними в базі даних. Наприклад, можна створити форму, на якій відображаються лише потрібні поля та яка дає змогу виконувати лише певні операції. Так можна захистити дані та переконатися, що їх вводитимуть належним чином.
Звіти
Звіти використовуються, щоб форматувати, зводити та представляти дані. Звіт зазвичай відповідає на певне запитання, наприклад "Яку суму отримано від кожного клієнта цього року?" або "Кількість замовлень за перший квартал необхідного року". Кожен звіт можна відформатувати так, щоб представити відомості в ньому найзрозумілішим способом.
Ви можете будь-коли запустити звіт, і в ньому завжди відображатимуться поточні дані з бази даних. Звіти зазвичай відформатовано для друку, але також можна переглядати їх на екрані, експортувати до іншої програми або надсилати як вкладення в повідомлення електронної пошти.
Запити
Запити можуть виконувати багато різних функцій у базі даних. Найпоширеніша з них – отримувати певні дані з таблиць. Дані, які потрібно переглянути, зазвичай розташовано в кількох таблицях. Завдяки запитам можна переглянути ці дані в одному табличному поданні. Крім того, зазвичай не потрібно переглядати всі записи одразу, тому до запитів можна додати умови, щоб "відфільтрувати" лише потрібні записи.
Редагуючи дані у табличному поданні оновлюваних запитів, можна змінювати дані в базових таблицях. Працюючи з оновлюваним запитом, слід пам’ятати, що зміни насправді вносяться в таблиці, а не лише в дані в табличному поданні запиту.
Запити поділяються на дві основні групи: вибіркові запити й запити на змінення. Вибірковий запит просто отримує дані, які можна використовувати. Ви можете переглянути результати запиту на екрані, роздрукувати їх або скопіювати до буфера обміну. Також можна використати результати запиту як джерело записів для форми або звіту.
Запит на змінення, як зрозуміло з назви, дає змогу виконати певне завдання з даними. Використовуючи запити на змінення, можна створювати нові таблиці, додавати дані до наявних, а також оновлювати й видаляти дані.
Макроси
Макроси в Access можна вважати спрощеною мовою програмування, використовуючи яку, можна розшити функціональні можливості бази даних. Наприклад, можна підключити макрос до кнопки на формі, щоб він запускався, якщо натиснути цю кнопку. Макроси містять дії, які дають змогу виконати певні завдання, наприклад відкрити звіт, виконати запит або закрити базу даних. Використовуючи макроси, можна автоматизувати більшість операцій із базою даних, які виконуються вручну, і заощадити багато часу.
Докладні відомості про макроси див. в статті, присвяченій основам програмування в Access.
Модулі
Модулі, як і макроси, – це об’єкти, використовуючи які, можна розширити функціональні можливості бази даних. Проте щоб створити макрос в Access, слід вибрати дії макросів зі списку, а щоб створити модуль, потрібно скористатися мовою програмування Visual Basic for Applications (VBA). Модуль – це колекція оголошень, інструкцій і процедур, які зберігаються разом. Модулі бувають двох видів: модулі класів і стандартні модулі. Модулі класів підключаються до форм або звітів і зазвичай містять процедури для відповідної форми чи звіту. Стандартні модулі містять загальні процедури, не пов’язані з жодним іншим об’єктом. Стандартні модулі відображаються в області переходів у розділі Модулі, а модулі класів – ні.
|
|
|
1.2 ОСНОВНІ ВІДОМОСТІ РМД БАЗИ ДАНИХ
При створені сучасних баз даних використовується реляційна модель даних. Реляційна модель даних деякої предметної області є набором відношень, що змінюються в часі. При створенні інформаційної системи сукупність відношень дозволяє зберігати дані про об’єкти і зв’язки між ними.Найбільш поширене трактування РМД належить Дейту.
Згідно Дейту РМД складається з 3 частин, що описують різні аспекти
реляційного підходу:
а) структурної частини
б) цілісної частинив
в) маніпуляційної частини
У структурній частині моделі фіксується, що єдиною структурою даних, використовуваної в реляційних БД, є нормалізовані n-арні відношення.
Дана сукупність множин D1, D2,.., Dn. Відношення R, визначене на цих множинах є безліч впорядкованих наборів (d1, d2, …,d3) таких, що d1єD1, d2єD2, dnєDn. Множини називають доменами відношення, а величину — степенем.
Відношення має просту графічну інтерпретацію, його можна представити у вигляді таблиці, стовпці якої відповідають входженням доменів у відношення, а рядки — наборам з n значень,узятих с початкових доменів,які розташовуються в строго певному порядку до заголовка.
Структура РМД:
а) Елементи реляційної моделі даних:
1) відношення
2) схема
3) тип даних ….
б) Форма уявлення РМД:
1) Таблиця
2) Опис властивостей об’єкту
3) Тип значень елементів таблиці ….
Поняття тип даних в реляційній моделі даних повністью адекватно поняттю типу даних в мовах програмування. Звичайно в сучасних реляційних БД допускається зберігання символьних, числових даних, бітових рядків, спеціалізованих чилосвих рядків таких як — дата та час.
|
|
|
Найбільш правильним інтуітивним трактуванням поняття домена є розуміння домена як допустимої потенційної множини значень даного типа. Наприклад, в домен категорії можуть входити тільки ті рядки які відоборажають найменування категорії. Дані вважаються порівняними тільки у тому випадку, коли вони відносяться до одного домену.
Схема відношення — це іменована множина пар {ім’я атрибуту, ім’я домена (або типу, якщо поняття домена не підтримується)}. Ступінь або “арність” схеми відношення — потужність цієї множини. Якщо всі атрибути одного відношення визначені на різних доменах, осмислено використовувати для іменування атрибутів імена відповідних доменів. Cхема БД (у структурному значенні) — це набор іменованих схем відношень.
Кортеж, відповідний даній схемі відношення, - це множина пар {ім’я атрибуту, значення}, яка містить одне входження кожного імені атрибуту, відношення, що належить схемі. “Значення” є допустимим значенням домена даного атрибуту (або типу даних, якщо поняття домена не підтримується). Тим самим, степінь або “арність“ кортежу, тобто число елементів в ньому, співпадає с “арністю“ відповідної схеми відношення. Просто кажучи, кортеж — це набір іменованих значень заданого типа.
Відношення — це множина кортежів, відповідних одній схемі відношення. В багатьох реалізаціях реляційної моделі даних допускається зміна схеми бази даних: визначення нових і зміна існуючих схем відношень. Це прийнято називати еволюцією схеми бази даних. Реляційна база даних — це набір відношень, іменя яких співпадають з іменами схем відношень в схемі БД.
Відносини не містять кортежів-дублікатів, виходить з визначення відношення як множини кортежів. З цієї властивості витікає наявність у кожного відношення так званого первинного ключа — набору атрибутів, значення яких однозначно визначають кортеж відношення. Для кожного відношення принаймні повний набір його атрибутів володіє цією властивістю. Проте при формальному визначенні первинного ключа потребне забезпечення його мінімімальності, тобто в набір атрибутів первинного ключа не повинні входити такі атрибуті, які можна відкинути без збитку для основної властивості — однозначно визначити кортеж.
Поняття первинного ключа є виключно важливим у зв’язку з поняттям цілістності баз даних. Первинний ключ таблиці використовується для
унікальльної ідентифікації кожного рядка таблиці і може містити в собі один або більш стовпців. Таким чином, для кожного первинного ключа існує точно один рядок і навпаки. Первинний ключ може включати будья який стовпець таблиці. Ключ, що складається з декількох атрибутів, називається складовим ключем.
При виборі первинного ключа доцільно використовувати наступні правила:
a) Необхідно вибрати стовпець або декілька стовпців, чиї значення залишатимуться унікальними, оскільки значення первинного ключа не повинні мінятися
б) Єдина функція, яку повинен нести первинний ключ, - унікальна відмінність одного рядка від іншої; нічого іншого йому не властиво
в) Краще якщо первинний ключ буде коротким і числовим. Короткі ключі простіше набирати, а для числових ключів простіше призначати наступне значення.
СУБД підтримують спеціальний тип даних — лічильник, призначений для генерації і зберігання унікальних ключів. Цей тип даних привласнюється полям, що є первинними або унікальними ключами.
Унікальний ключ має ті ж властивості, що і первинний, проте виконує інші функції — повинен забезпечувати унікальність, а первинний ключ — ідентифікацію рядка. Таблиця може містити декілька унікальних ключів. Унікальний ключ може бути складений з декількох стовпців і називатися складовим унікальним ключем.
