2020-10-12
71
Как уменьшить расходы на запасы, составляя бюджет
Алексей Гребенников
главный экономист ГК "Резон"
Цели: избежать лишних расходов на хранение сырья, материалов и готовой продукции. Составить бюджет без неликвидов.
Что делать: проверить регламенты и методики бюджетирования закупок, убедиться, что закупки планируют по актуальным нормативам, на основе производственной программы и плана продаж.
Ключевой совет: принимая бюджет закупок, не концентрируйтесь только на цифрах. Проконтролируйте, соответствуют ли его позиции требованиям производственной программы к качеству сырья и материалов.
До бюджетного процесса осталось несколько месяцев. Есть время оценить, правильно ли в компании планируют закупки, и исправить ошибки. Если этого не сделать, продолжите тратить деньги на запасы, которые не сможете использовать или продать.
Неликвидные запасы образуются, если в компании:
· не нормируют расход ресурсов и страховые запасы;
· не составляют бюджет закупок на основе плана продаж и производственной программы;
· не учитывают при планировании остатки на складах компании;
· не указывают в планах закупок качественные характеристики ресурсов (сорт, категорию и пр.).
Убедитесь, что в вашей компании не допускают таких ошибок. Изучите регламенты и методики планирования в службе закупок, пообщайтесь с ее руководителем. Выясните, как в действительности бюджетируют закупки, чем руководствуются. Оцените, есть ли риск, что склад заполнят неликвидные запасы сырья и готовой продукции.
Шаг 1. Удостоверьтесь, что закупки планируют по актуальным нормативам
Избежать закупок сверх меры и неликвидных запасов можно, если нормировать расходы ресурсов. Проверьте, применяют такие нормы в вашей компании, планируя покупку сырья для производства, товаров для перепродажи, расходных материалов и спецодежды.
таблица 1. Спецификация производства продукции № 1 (фрагмент)
| Ингредиенты | Единицы измерения | Потребность из расчета на 1000 кг готовой продукции |
| Говядина 1-й категории | кг | 460 |
| Говядина 2-й категории | кг | 300 |
| Свинина 1-й категории | кг | 400 |
| Соль | кг | 30 |
| Специи | кг | 20 |
| Оболочка 1 | кг | 50 |
| Пакеты | шт. | 500 |
| Этикетка | шт. | 500 |
Сырье и материалы для производства. Нормы расхода сырья на производство продукции указывают в спецификации (см. пример в табл. 1). На их основе определяют потребность в ресурсах каждого вида по формуле:
где Пi — потребность производства в ресурсе i-го вида, в нат. ед.;
ППj — план производства продукции j-го вида, нат. ед., всего N продуктов;
НРij — норма расхода ресурса i-го вида на единицу j-ой продукции (штуку, килограмм, тонну и т. д.), в нат. ед./ед. продукции.
Убедитесь, что спецификации актуальны, что они соответствуют производственным технологиям компании.
Обычно нормируют не только расходы сырья и материалов, но и их страховые запасы. Последние помогают избежать простоев производства из-за несвоевременной поставки ресурсов. Иначе говоря, страховые запасы — это дополнительные объемы сырья и материалов, которые используют, если возникли сбои в снабжении.
Выясните, действуют ли в компании нормативы страховых запасов (в днях работы производства, в натуральном выражении), не завышены ли они.
Страховые нормативы могут отличаться в зависимости от видов сырья. Например, если ресурс дефицитный, компания закупает его за рубежом, то страховой запас должен быть относительно большим. Допустим, на 1–2 месяца, все зависит от скорости таможенного оформления. Если сырье доступно и поставщика легко заменить, достаточно запаса на 1–2 дня.
Уточните в службе закупок, насколько актуальны страховые запасы, когда их в последний раз корректировали.
Если в будущем году снабженцы собираются выбрать других поставщиков или изменить условия работы с действующими контрагентами, то и нормы придется пересмотреть.
Готовая продукция и товары для перепродажи. Чтобы не потерять заказ из-за дефицита продукции на складе, для нее также создают страховой запас — в днях поставки и (или) в натуральном выражении.
Чтобы не допустить неликвидных товаров в следующем году, проверьте их страховые нормы — не завысили ли их, соответствуют ли возможностям сбыта.
Спецодежда и расходные материалы. Если в компании не нормируют потребление спецодежды, комплектующих, расходных материалов для обеспечения ее работы, это может привести к росту неликвидов.
Нормы для спецодежды и расходных материалов можно устанавливать исходя из фактического расхода за прошлые периоды, гарантийных сроков производителей, типовых норм бесплатной выдачи спецодежды (см. табл. 2).
