Информация обо всех клиентах торгового предприятия - поставщиках и покупателях - в конфигурации объединяется единым понятием контрагенты.
Каждый контрагент в информационной базе - это отдельная сторонняя организация, которая, как и любая организация торгового предприятия, может быть как юридическим, так и физическим лицом.
Контрагент может быть поставщиком, покупателем или не относится ни к одной из этих категорий. Один и тот же контрагент может являться одновременно и поставщиком, и покупателем. Для того чтобы определить, является ли контрагент поставщиком или покупателем, необходимо установить соответствующий флаг в карточке контрагента.
Все взаиморасчеты с контрагентом ведутся в рамках договоров. Договоры с контрагентом как с организацией заключаются с организацией торгового предприятия. То есть в договоре с контрагентом обязательно должна быть указана та организация торгового предприятия, от имени которой заключаются договоры с контрагентом.
Вид заключаемых договоров зависит от того, кем является контрагент поставщиком или покупателем. Если контрагент является поставщиком, то для него доступны виды договоров С поставщиком и С комитентом.
|
|
Если контрагент является покупателем, то для него доступны виды договоров С покупателем и С комиссионером. Договор с видом Прочее можно оформлять в любом случае, даже если в форме контрагента не установлен ни один из флагов, то есть контрагент не является ни поставщиком, ни покупателем. Примером такого вида договора может служить договор с таможней.
В зависимости от варианта ведения взаиморасчетов, установленных в договоре, договоры могут быть детализированы до уровня сделки (Заказ покупателя, Заказ поставщику). Предусмотрена также дополнительная возможность детализации договоров до уровня расчетных документов (документ отгрузки (поступления), платежный документ).
С контрагентом можно оформить любое количество договоров. Один из договоров нужно установить как основной договор. Этот договор будет подставляться в документы по умолчанию.
Если с контрагентом ведутся безналичные расчеты, то для контрагента должен быть введен список банковских счетов. Информация о договорах и банковских счетах контрагентов вводится на закладке Счета и договоры.
Несколько контрагентов в конфигурации могут быть объединены в «холдинг». То есть имеется головная организация контрагента и несколько филиалов. В справочник контрагентов в этом случае заносится информация о каждом филиале и о головной организации холдинга. Головная организация холдинга устанавливается для каждого филиала как Головной контрагент. Для филиала обязательно устанавливается флаг Входит в холдинг, для головной организации этот флаг не устанавливается.
|
|
Взаиморасчеты ведутся отдельно с каждым контрагентом-филиалом и с контрагентом-головной организацией холдинга. В отчетах можно будет получать информацию о взаиморасчетах как по каждому филиалу и головной организации, так и в целом по холдингу.
Контрагенты могут быть сгруппированы по группам классификатора справочника, например, Поставщики, Комитенты, Покупатели и Комиссионеры. Справочник контрагентов имеет неограниченное количество уровней вложенности.
При нажатии на кнопку Файлы в верхней командной панели формы открывается форма, в которой можно просмотреть и отредактировать список файлов, связанных с данным контрагентом. Картинка у кнопки меняется в зависимости от наличия файлов. Черная скрепка обозначает наличие файлов, серая - их отсутствие. Информация о каждом контрагенте вводится в справочник Контрагенты (пункт меню Справочники - Контрагенты).
Ввод основной информации о контрагенте
Основная информация о контрагенте вводится на закладке Общие. В зависимости от того, кем является контрагент - физическим или юридическим лицом, изменяется состав заполняемых реквизитов на закладке.
Если контрагент является физическим лицом, то вводится информация о его фамилии, имени, отчестве.
В том случае, если контрагент является филиалом, то для него устанавливается флаг Входит в холдинг и вводится информация о головном контрагенте.
На этой же закладке вводится информация о том регионе, в котором работает контрагент. Информация заполняется из дополнительного справочника Регионы.
Флаг Не является резидентом необходимо установить для контрагентов, которые являются нерезидентами Российской Федерации.
Состояние флага контролируется при проведении кассовых документов в случае наличных расчетов с контрагентами. Для нерезидентов такие документы не проводятся.
При вводе нового договора с покупателем, у которого установлен флаг Не является резидентом, в договоре будет автоматически установлен флаг Реализация на экспорт.
В документах поступления товаров (услуг), оформленных от нерезидентов, в качестве ставки НДС будет автоматически подставляться значение Без НДС вне зависимости от ставки НДС, указанной для номенклатуры в справочнике Номенклатура.
В списке Виды деятельности из соответствующего справочника вводится информация о видах деятельности. Один из видов деятельности определяется как основной.
В зависимости от состояния флажков Покупатель и Поставщик на форме элемента появляются дополнительные закладки Как покупатель и Как поставщик.
Для покупателя указываются следующие параметры:
Источник информации при обращении - не доступен для редактирования, он устанавливается автоматически при оформлении документа Событие.
Стадия взаимоотношений - отображается текущая стадия отношений с покупателем. При переходе по гиперссылке открывается история изменения стадий взаимоотношений предприятия с контрагентом. Данная стадия регистрируется документом Классификация покупателей по стадиям взаимоотношений.
Важность покупателя - отображается текущая важность контрагента как покупателя. При переходе по гиперссылке открывается история изменения важности контрагента. Важность контрагента регистрируется документом ABC-классификация покупателей.
На закладке Менеджеры вводится информация о тех менеджерах, которые работают с данным покупателем. Информация выбирается из справочника Пользователи. Один из менеджеров устанавливается в качестве основного менеджера, который отвечает за работу с покупателем.
|
|
Для поставщика указываются следующие сведения:
• надежность поставщика (указывается пользователем вручную);
• срок выполнения заказа поставщиком в днях, включая срок доставки.
Параметры контрагента как поставщика используются при формировании заказов поставщикам для выполнения календарных потребностей в номенклатуре.
Оформление договоров для контрагента
Для каждого контрагента может быть оформлено сколько угодно договоров.
Просмотреть список уже оформленных договоров и оформить новый договор с контрагентом можно непосредственно в форме контрагента (закладка Счета и договора) или в списке контрагентов.
Для каждого договора задается вид:
, С поставщиком,
. С комитентом,
, С покупателем,
. С комиссионером,
. Прочее.
Список видов договора, из которого можно выбирать значение, зависит от значения флажков Покупатель и Поставщик, установленных в форме контрагента:
• договор с комиссионером или с покупателем может быть оформлен, только если установлен флаг Покупатель;
• договор с комитентом или с поставщиком может быть оформлен, если установлен флаг Поставщик;
• если для контрагента не установлен ни один из флагов, то можно оформить только договор с видом Прочее.
Работа по предоплате
При работе с клиентом по предоплате в договоре должен быть установлен флаг Контролировать сумму задолженности, а сумма допустимой задолженности должна быть установлена равной 0.
В этом случае товар клиенту будет отпускаться, только если была зафиксирована предоплата по договору (положительное сальдо взаиморасчетов). При отгрузке товара будет контролироваться состояние взаиморасчетов с контрагентом, и если отгрузка клиенту товаров превысит сумму оплаты по договору (то есть сумма допустимой
задолженности будет больше 0), то программа не проведет такой документ и выдаст соответствующее предупреждение.
Если работа с клиентами по предоплате ведется с предварительной выпиской заказов (счетов) покупателям, то можно дополнительно к общему контролю взаиморасчетов по предоплате добавить контроль предоплаты по конкретному счету (заказу покупателю). В этом случае в договоре устанаваивается размер предоплаты по счету (в процентах). Такой вариант работы возможен только в том случае, если клиенту предварительно выписывается счет (заказ покупателя). Определяется тот процент предоплаты, который необходимо осуществить по счету (заказу) для того, чтобы можно было оформить отгрузку товаров покупателю.
|
|
Оперативный анализ оплаченных счетов можно произвести в календаре пользователя. Те счета, по которым была произведена оплата, отображаются зеленым цветом.