Оценка качества справочно-поискового аппарата

ЛЕКЦИЯ № 6

ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА И СТРУКТУРА СПА

План лекции

1. Справочно-поисковый аппарат: понятие, функции, свойства

2. Структура справочно-поискового аппарата

3.  Оценка качества справочно-поискового аппарата

4. Особенности СПА различных видов библиотек

 

Справочно-поисковый аппарат: понятие, функции, свойства. Соотношение понятий «Справочно-поисковый аппарат», «Справочно-библиографический аппарат» и «Информационно-поисковая система»

 

Любая библиотека представляет собой сложную многокомпонентную структуру, включающую:

- библиотечный фонд,

- контингент пользователей,

- материально-техническую базу,

- библиотечный персонал,

- справочно-библиографический аппарат (или справочно-поисковый аппарат).

Одной из главных задач библиотеки является обеспечение доступа к информации. Весь массив библиотечного фонда (всех видов документов на бумажных и нетрадиционных носителях) и СПА библиотеки являются ее основными информационными ресурсами обслуживания читателей.

Раскрыть содержание фондов библиотеки позволяет справочно-поисковый аппарат (СПА) библиотеки. От полноты и качества СПА зависит оперативность удовлетворения запросов пользователей.

Традиционно поисковый аппарат библиотеки именовался как справочно-библиографический аппарат (СБА).

Справочно-библиографический аппарат (СБА) - справочно-поисковый аппарат, включающий библиографические пособия. (ГОСТ 7.0-99, п. 3.3.2.48)

 

Постепенно из органов, предоставляющих доступ к научно-технической информации, в библиотеки был привнесен термин СПА.

Справочно-поисковый аппарат (СПА ) - совокупность информационно-поисковых массивов [1], содержащих данные об адресах хранения в информационно-поисковой системе документов с определенными поисковыми образами документа. (По ГОСТ 7.73-96, п. 3.1.5)

 

В 1995 г. был подписан «Модельный библиотечный кодекс для государств – участников СНГ», который ввел в обращение единый термин, синонимичный СБА, расширяющий и уточняющий понятийный аппарат:

Справочно-поисковый аппарат библиотеки - совокупность справочных и библиографических изданий, карточных и электронных каталогов, автоматизированных баз данных, предназначенная для поиска информации, научных, культурных, образовательных и просветительских целей. (Ст. 29. Основные понятия. Раздел II. «О национальной библиотеке». Глава VII. «Государственное законодательство о национальной библиотеке»).

 

В настоящее время наблюдается сближение библиотечного дела с научно-информационной деятельностью. Следовательно, в единой терминологической системе для обозначения одних и тех же понятий должны использоваться единые термины. В нашем случае термин СБА аналогичен термину СПА. Оба они выполняют одну и ту же функцию — единственную — способствовать поиску не только научно-технической, но и любой другой информации, содержащейся в документах.

Признание общности функционального назначения рассматриваемых терминов в настоящее время нашло отражение в новом межгосударственном терминологическом стандарте 7.0-99 «Информационно-библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения». В этом стандарте дается следующее определение: «справочно-библиографический аппарат — справочно-поисковый аппарат, включающий библиографические пособия».

Как видим, в определении объединены оба термина (точнее, СБА определяется через СПА). Иначе говоря, СБА есть не что иное, как справочно-поисковый аппарат, выполняющий поисковую функцию. Из определения следует также, что под СБА следует понимать не только пособия в традиционной книжной форме, но и все другие библиографические источники, в том числе карточные каталоги, картотеки, а также библиографические базы данных на разных машиночитаемых носителях.

В Библиотечной энциклопедии (2007 г.) оба термина заявлены как синонимы и относятся к информационно-поисковой системе (ИПС).

Информационно-поисковая система (ИПС) – совокупность справочно-информационного фонда и технических средств информационного поиска в нем. Различают следующие разновидности ИПС (рис.1):

Рис. 1. Разновидности ИПС

Документальная информационно-поисковая си стема – ИПС, предназначенная для поиска документов и/или сведений о них.

Библиографическая информационно-поисковая система – документальная ИПС, обеспечивающая поиск библиографической информации.

Фактографическая информационно-поисковая система – ИПС, предназначенная для поиска фактов.

Автоматизированная информационно-поисковая система – ИПС, реализованная на базе электронно-вычислительной техники.

Диалоговая информационно-поисковая система – автоматизированная ИПС, обеспечивающая осуществление диалогового поиска.

Банк данных (БнД) – автоматизированная ИПС, состоящая из одной или нескольких баз данных и системы хранения, обработки и поиска информации в них.

Примем за основу термин СПА как имеющий более широкое значение, закрепленное в Модельном библиотечном кодексе.

Вопрос о специфических особенностях ИПС библиотек и приоритетности терминов СБА и СПА остаётся дискуссионным. Изучению специфических особенностей (СБА) и справочно-поискового аппарата (СПА) посвящены труды классиков библиотековедения – Т. Ф. Берестовой, Л. М. Герасимовой, Д. Я. Коготкова, И. Г. Моргенштерна, М. Н. Розовой, В. К. Степанова, Ю. Н. Столярова, Э. Р. Сукиасяна, В. И. Терешина и др.

Состав, объем, содержание, структура и особенности организации СПА определяются статусом библиотеки, спецификой вуза (если библиотека учебная), фондами библиотеки и читательскими запросами.

Назначение и функции СПА

СПА является своеобразным инструментом, ключом, который не только раскрывает состав и содержание фонда данной библиотеки, но и обеспечивает дистанционный доступ к фондам других библиотек, а в современных условиях развитых телекоммуникаций — вообще к мировым информационным ресурсам. Тем самым СПА косвенным образом способствует реализации принятых в России федеральных законов «Об информации, информационных технологиях и защите информации» и «Об участии в международном информационном обмене». В первом из них говорится, в частности, о равных правах граждан и организации на доступ к государственным информационным ресурсам, составной частью которых являются фонды библиотек. Второй закон регулирует порядок международного обмена информацией, субъектами которого выступают не только различные организации, но и физические лица, т. е. граждане Российской Федерации.

Главные функции, которые выполняет СПА библиотеки, следующие:

- поисковая;

- коммуникативная;

- воспитательная;

- уточняющая;

- регистрационная;

- учётная;

Для осуществления такого обмена необходимо создавать соответствующие условия, а также обеспечивать своевременное и достаточное пополнение информационных ресурсов.

Свойства СПА

Справочный аппарат как комплекс утвердился в отечественных библиотеках в 1930-х гг. В то же время были определены основные свойства поискового аппарата:

- Системность: связи элементов аппарата обеспечивают сохранение его целостности. Все части и элементы СПА взаимно дополняют друг друга, компенсируют своим составом и структурой органичную или искусственную ограниченность содержания и поисковых свойств др. элементов.

- Пластичность: свойство аппарата изменяться в зависимости от изменения содержания запросов, факторов развития. Длительно невостребованные элементы СПА следует переводить в архивированную форму, обеспечивая оперативный поиск и выдачу релевантной (соответствующей запросу) информации. Данное свойство выражает направленность общего свойства аппарата – динамичности.

- Надежность: образование в аппарате запаса информации, позволяющего выдавать ответы не только типичные и часто повторяющиеся, но и редкие, но значимые для пользователей[2] библиотеки.

- Экономичность: вынужденное материально-финансовыми ресурсами библиотеки ограничение состава и полноты аппарата. Это свойство оберегает аппарат от избыточности содержания, чрезмерного роста объема.

- Доступность: удобство его использования читателями. Становится доступным благодаря продуманному размещению аппарата, его частей и элементов, соответствующему их оформлению, поддержанию в рабочем состоянии.

- Оперативность: свойство отдельных компонентов СПА настраиваться на специфику информационного запроса.

Важным требованием является поддержание СПА на должном уровне, обеспечивающем быстроту поиска информации, комфортность пользования соответствующими его частями. Это предполагает не только регулярное удаление материалов из карточных частей СПА, но и постоянное слежение за их наполнением, соблюдение единых методических решений к индексированию, установление взаимосвязей между отдельными частями СПА, создание наглядных схем и алгоритмов поиска библиографической информации. Перевод каталогов и библиографических картотек в электронную форму требует многоаспектного раскрытия содержания документов и создания удобного интерфейса для пользователей.

Структура СПА

Профиль комплектования СПА библиотеки, как правило, совпадает с профилем комплектования первичных документов. Однако в отдельных специальных (научных и научно-технических) библиотеках возникает необходимость расширять этот профиль за счет приобретения библиографических источников по смежной тематике.

Информационно-поисковым массивом являются все составные части СПА. В состав современного СПА входят:

- справочно-библиографический фонд,

- система каталогов и картотек, электронные базы и банки данных,

- фонд неопубликованных библиографических пособий.

 

Справочно-библиографический фонд (СБФ) — это часть СПА, включающая издания и материалы, содержащие разнообразную информацию и необходимые для осуществления всех процессов библиографической деятельности библиотеки. В состав СБФ из общего фонда библиотеки выделяются:

- Официальные периодические и непериодические издания (Собрание законодательства РФ, сборники, содержащие тексты официальных документов — указы Президента РФ, законы, постановления Правительства РФ), как на традиционных носителях, так и на электронных. Создаются БД по правовой тематике (полнотекстовые и библиографические), среди которых особенно популярны «КонсультантПлюс», «Кодекс», "ФАПСИ". БД регулярно пополняются текстами законодательных актов федерального уровня.

- Информационные и библиографические издания крупнейших центров федерального и регионального уровней (РКП, ВИНИТИ, ИНИОН).

- Справочные издания различного целевого назначения — энциклопедии, справочники, словари, путеводители и т.д.

Основная часть справочно-библиографического фонда находится в научно-библиографическом отделе, справочные издания имеются также в читальных залах и на абонементах библиотеки.

Состав и объем СБФ зависят от типа библиотеки, содержания и характера запросов пользователей, направления и содержания библиографической работы. Здесь хранятся также электронные справочные и библиографические издания на CD-ROM и дискетах. По мере устаревания или замены издания перемещают в фонд основного хранения. Не подлежат исключению из СБФ указатели библиографических пособий, энциклопедии и др. оригинальные издания, ретроспективные указатели. Можно хранить справочные тома собраний сочинений и др. многотомных изданий. Длительно хранятся летописи рецензий, нот, изоизданий, географических карт.

Библиотечные каталоги (включая электронные),библиографические и фактографические картотеки, пополняемые библиографические базы данных.

Наиболее подвижная часть поискового аппарата. Каталоги и картотеки отражают хранящиеся в фонде целостные документы всех видов и раскрывают содержание сериальных изданий и непериодических сборников. Каталоги ведут сотрудники отдела обработки, а картотеки и аналитические базы данных – библиографы и др. специалисты. Ведущее место занимает универсальная (систематическая или предметная) картотека статей. Как и СК, СКС организована в соответствии с ББК. Для СКС характерно большое количество постоянных или временных тематических рубрик. Записи в ней сохраняются за последние 3-5 лет, а более поздние – выборочно. Помимо универсальных, библиографы ведут множество тематических и специальных картотек. Это объясняется пространственной удаленностью подразделений, неполным отражением отдельных видов документов в универсальных картотеках и др. причинами.

ГАК - Генеральный алфавитный каталог. Единый алфавитно-предметный указатель является ключом ко всем каталогам и картотекам библиотеки. Основной подход к организации ключа к каталогам - термин.

Базы данных (БД). Современный период развития информационных технологий характеризуется тем, что на смену печатному слову – книге, журналу, газете и т. д. приходят электронные формы изданий. Ежегодно увеличивается процент научной информации, представленной только в электронном виде, издаются электронные книги, ведется электронный документооборот, развиваются электронные библиотеки. Этот процесс необратим, т. к. традиционные печатные технологии не успевают справляться со все возрастающими темпами прироста информации и скоростью ее обновления. Если традиционные технологии библиотек предполагают недельные и более затраты на приобретение и обработку информации, то полнотекстовые БД предлагают возможности быстрого поиска и использования материалов, в том числе еще находящихся в печати, технологии оперативного индивидуального информирования пользователя о новых публикациях по интересующей его теме.

С развитием компьютерных технологий происходит расширение массива электронных ресурсов. Многие из них представлены в виде баз данных (БД), доступных на различных физических носителях и в режиме удаленного доступа.

База данных – набор данных, который достаточен для установленной цели и представлен на машинном носителе в виде, позволяющем осуществлять автоматизированную переработку содержащейся в нем информации.

Адресно-справочная база данных – отсылочная БД, в которой указаны адреса хранения искомых данных.

Документальная база данных – БД, в которой каждая запись отражает конкретный документ, содержит его библиографическое описание и, возможно, иную информацию о нем.

Библиографическая база данных – отсылочная документальная БД, содержащая библиографические записи.

Реферативная база данных – библиографическая БД, содержащая библиографические записи, включающие указания о содержании документа (аннотацию или реферат).

Полнотекстовая база данных – текстовая база первичных данных, содержащая полные тексты документов и т. д.

Фонд неопубликованных библиографических пособий (ФНБП).

Оригиналы или копии выполненных в процессе СБО письменных справок, а также оставшиеся в рукописи библиографические пособия и полученные в порядке обмена из других библиотек материалы.

Хранят: 1) в папках, по мере накопления составляют алфавитно-предметный указатель справок, 2) предметная картотека в виде карточек, фиксирующих выданные пользователям рукописные библиографические списки.

Это не архив, т. к. обладает информационной, а не исторической ценностью. Справки могут представлять интерес для многих читателей. Могут храниться как на традиционных (бумажных) носителях, так и электронных — в виде базы данных. По мере необходимости фонд обновляется.

Электронный (виртуальный) аппарат. Автоматизация библиотечно-библиографических процессов, способствующая формированию собственных электронных ресурсов, и подключение к сети Интернет существенно расширяют справочно-поисковый аппарат (СПА) библиотеки и ее фонд в целом. Появление новых составляющих справочно-поискового аппарата – электронных каталогов (ЭК), баз данных (БД), изданий на CD-ROM - и возможность включения в его комплекс некоторых Интернет-ресурсов позволяет говорить о формировании электронного, в том числе виртуального, СПА библиотеки, а, следовательно, о новой стадии его эволюции. В соответствии со своей миссией, каждая из библиотек комплектует фонды печатными и электронными изданиями, предоставляет доступ к удаленным полнотекстовым ресурсам. Информация о фондах отражается в электронном каталоге библиотеки, при этом библиографическое описание может быть связано URL ccылкой с текстом требуемого документа. Словари и тезаурусы позволяют осуществлять тематический поиск по фондам библиотеки. Электронный каталог убрал все границы между существующими традиционными каталогами и совместил все их функции: учетную, информационную и поисковую.

 

Неотъемлемой частью СПА являются т.н. информационно-поисковые языки (ИПЯ) в библиотечной технологии представлены набором как иерархических языков (ББК, УДК и др.), так и другими лексическими единицами, в которых выступают слова (включая, между прочим, и язык библиографического описания).

Правила использования имеются практически ко всем ИПЯ. Особенно наглядно они представлены в схемах — алгоритмах поиска информации в каталогах, картотеках, библиографических указателях и даже в справочных изданиях.

ИПЯ к распределенным источникам библиографического поиска включают в себя:

1. разделы систематических и предметных каталогов, содержащие описания библиографических изданий и специальные каталоги/картотеки таких пособий (изданий);
2. универсальные и отраслевые указатели (списки, обзоры) библиографических пособий;
3. систематизированные перечни (описи) каталогов и картотек библиотеки;
4. вспомогательные указатели к каталогам и картотекам;
5. общий предметно-именной ключ, основные разделы которого соответствуют основным типам библиографического поиска.

Оценка качества справочно-поискового аппарата

Одной из основных функций библиотеки является создание информационной продукции. Насколько качественно представлен СПА библиотеки зависит оценка всей информационной деятельности учреждения.

Критерий выдачи информации в явном, а иногда и в скрытом (латентном) виде имеет место при поиске как библиографической, так и фактографической информации. На основании этого критерия мы судим о качестве библиографического обслуживания, о состоянии и качестве СПА и/или отдельных его частей.

Вопросы предоставления библиотечными учреждениями качественных информационных услуг находят отражение в локальных стандартах и административных регламентах. При этом учитываются следующие показатели:

- режим работы библиотек с учетом потребностей пользователей;

- квалификация специалистов,  оказывающих справочную и консультационную помощь;

- материально-техническая база библиотек;

- доступность услуг любому гражданину РФ или иностранному гражданину;

- соответствие СПА фондам библиотеки;

- наличие и полнота необходимых компонентов СПА;

- систематичность и регулярность обновления СПА (не реже 1 раза в месяц);

- доступность не только к СПА данной библиотеки, но и приобретённым библиотекой политематическим библиографическим базам данных

Собственная система критериев качества разработана для оценки информационных услуг, оказываемых через Интернет. К ним относятся такие показатели, как:

- доступность вне зависимости от возраста, географической удалённости и расположения, времени суток, языковых ограничений, типа транспортного канала, скорости доступа в сеть интернет (не менее 128 кбит/с;

- удобство и понятность интерфейса программного обеспечения;

- высокая пропускная способность каналов связи и производительность сервера обработки данных  .