Использование технологии Windows в среде Access

Microsoft Access, как средство создания реляционных БД, использует все достоинства технологии Windows.

Среди достоинств средств Access выделим следующие:

• СУБД Access полностью совместима с другими компонентами пакета Microsoft Office;

• Access обеспечивает возможность динамического обмена данными DDE (Dynamic Data Exchange) с любым приложением Windows, поддерживающим DDE;

• Access поддерживает также механизм OLE, обеспечивающий связь и внедрение объектов различных приложений, следующего вида: установление связи с объектами другого приложения; внедрение объекта в данное приложение БД. Причем достоинством внедренного объекта является то, что при его активизации открывается программа, которая его создала, по этому новый пользователь имеет возможность изменить объект по своему усмотрению. При использовании механизма OLE как связи с объектом для другого приложения объект по-прежнему сохраняется в файле приложения-источника. Поэтому такой объект может обновляться независимо от приложения-потребителя, вызвавшего его, а в базе данных это позволяет иметь всегда последнюю версию объекта.

Внедряемыми или связываемыми объектами могут быть документы различных приложений Windows — рисунки, графики, электронные таблицы или звуковой файл. Например, в таблице наряду с обычными реквизитами, характеризующими информационный объект, может храниться любая графическая информация о нем — схемы, чертежи, диаграммы и т. п. Таким образом, в Access расширяется традиционное понятие данных, хранимых в базе:

• Access распространил широко используемый в Windows метод drag-and-drop (перетащить и отпустить) на работу с формами и отчетами. Например, для создания подчиненной формы или отчета можно заранее перетащить подготовленную форму или отчет из окна базы данных. Также можно перетащить таблицу или запрос, из которых автоматически создается подчиненная форма или запрос.

• Access может использовать данные других СУБД. Непосредственно могут обрабатываться файлы Paradox, dBase, FoxPro, Btrieve;

• Access может использовать все файлы СУБД, поддерживающих стандарт открытого доступа к данным ODBC (Open Database Connectivity) — Oracle, Microsoft SQL Server DB2, Sybase SQL Server. Так ODBC определяет язык и набор протоколов для обмена между пользовательским приложением и самими данными, хранящимися в сервере, то есть используется как средство коммуникации между настольным ПК (клиентом) и сервером.

2. Основные компоненты СУБД Access

Основными компонентами (объектами) базы данных являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

Таблица — фундаментальная структура системы управления реляционными базами данных. В Microsoft Access таблица — это объект, предназначенный для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов). Каждое поле содержит отдельную часть записи, например фамилию, должность или инвентарный номер. Обычно каждая таблица используется для хранения сведений по одному конкретному вопросу, например о сотрудниках или заказах.

Запрос — вопрос о данных, хранящихся в таблицах, или инструкция на отбор записей, подлежащих изменению. Ниже перечислены типы запросов, которые могут быть созданы с помощью Microsoft Access:

• запрос-выборка задает вопрос о данных, хранящихся в таблицах, и представляет полученный динамический набор в режиме формы или таблицы без изменения данных. Изменения, внесенные в динамический набор, отражаются в базовых таблицах;

• запрос-изменение изменяет или перемещает данные. К этому типу относятся запрос на добавление записей, запрос на удаление записей, запрос на создание таблицы или запрос на обновление;

• перекрестные запросы предназначены для группирования данных и представления их в компактном виде;

• запрос с параметрами позволяет определить одно или несколько условий отбора во время выполнения запроса;

• запросы SQL — это запросы, которые могут быть созданы только с помощью инструкций SQL в режиме SQL: запрос-объединение, запрос к серверу и управляющий запрос.

Форма — это объект Microsoft Access, в котором можно разместить элементы управления, предназначенные для ввода, изображения и изменения данных в полях таблиц.

Отчет — это объект Microsoft Access, который позволяет представлять определенную пользователем информацию в определенном виде, просматривать и распечатывать ее.

Макрос — одна или несколько макрокоманд, которые можно использовать для автоматизации конкретной задачи. Макрокоманда — основной строительный блок макроса; самостоятельная инструкция, которая может быть объединена с другими макрокомандами, чтобы автоматизировать выполнение задачи.

Модуль — набор описаний, инструкций и процедур, сохраненных под одним именем. В Microsoft Access имеется три типа модулей: модуль формы, отчета и общий модуль. Модули форм и отчетов содержат локальную программу для форм или отчетов. Если процедуры общего модуля явным образом не объявлены личными для модуля, в котором они появляются, они распознаются и могут вызываться процедурами из других модулей этой базы данных.

База данных может содержать несколько модулей, в том числе общие модули, модули форм и модули отчетов.

3. Типы данных СУБД Access

Для каждого поля таблиц базы данных необходимо указать тип данных Тип данных определяет вид и диапазон допустимых значений, которые могут быть введены в поле, а также объем памяти, выделяющийся для этого поля Перечень типов данных полей и описание значений, сохраняемых в таких полях, приведены в следующей таблице

Таблица 1 Типы данных базы данных Microsoft Access