Макет отчета

Создание итогового отчета с помощью мастера отчетов

Создание отчета с помощью автоотчета

Отчеты

Создание макроса

Макросы

Макросом называют набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции, например, открытие формы или таблицы, печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет.

1. В окне базы данных выбрать вкладку Макросы(Macros).

2. Щелкнуть на кнопке Создать (New).

3. Выбрать макрокоманды и определить их аргументы.

4. Сохранить макрос и нажать кнопку Запуск на панели инструментов.

Окно макроса делится на две части: верхнюю и нижнюю. В верхней части окна макроса содержится список действий и необязательные комментарии (примечания), описывающие эти действия. В нижней части окна макроса содержатся аргументы макрокоманд.

Отчет – объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.

Типы отчетов

1. Ленточные.

2. Группы/итоги (табличные).

3. Колоночные (отчет в одну колонку).

4. Многоколоночные.

5. Почтовые наклейки.

6. Несвязанные отчеты.

1) На вкладке «Отчеты» (Reports) –Создать (New) и выбрать источник, на основе которого создается отчет.

2) Выбрать вариант автоотчета: В столбец (Columnar), Ленточный (Tabular) – ОК.

1. В окне базы данных перейти на вкладку Отчеты(Reports) и нажать Создать в режиме мастера (by using Wizards).

2. В окне выбрать таблицу или запрос и добавить необходимые поля с помощью кнопки “>”. Далее.

3. Выбрать тип представления данных в отчете (способ группировки данных), указав таблицу, по которой будет осуществляться группировка. Далее.

4. Выделить в списке Добавить уровни группировки? (grouping levels) поле, по которому необходимо группировать записи и нажать кнопку “>”.

5. Если необходимо выбрать свой способ группировки, то нажмите кнопку Группировка. Появится диалоговое окно «Интервалы группировки». Задайте интервалы группировки полей и нажмите кнопку ОК. Далее.

6. Установить порядок сортировки данных по полю, если необходимо.

7. Для вывода диалогового окна «Итоги» нажать соответствующую кнопку и выбрать нужную функцию (Sum, Avg, Min, Max). Далее.

8. Выбрать вид макета отчета (ступенчатый (Stepped), блок, структура1,…).

9. В группе Ориентация выбрать ориентацию бумаги (книжную или альбомную). Далее.

10. Выбрать один из предложенных стилей отчета. Далее.

11. Ввести название отчета и нажать кнопку Готово (Finish).

Отчет может состоять из следующих разделов: заголовок отчета (Report Header), верхний колонтитул (Page Header), заголовок группы (Group Header), область данных (Detail), нижний колонтитул (Page Footer), примечание группы (Group Footer) и примечание отчета (Report Footer).

Добавить или убрать заголовок и примечание отчета можно с помощью команды Заголовок/примечание (Header/Footer) меню Вид (View). Добавить или убрать колонтитулы в отчет можно с помощью команды Колонтитулы меню Вид. Добавить поля в отчет можно с помощью команды Список полей (Field List) меню Вид (View). Добавить или убрать заголовок и примечание группы можно с помощью команды Вид (View) – Сортировка и группировка (Sorting and Groupping).