Организационные документы

Тема 4 Составление и оформление организационно-распорядительных документов

Отметка о переносе данных на машинный носитель

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка о заверении копии

При заверении копии документа ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", с новой строки наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения, а затем неосновную печать ("Для документов", "Канцелярия").

Например:

Верно

Начальник отдела кадров Подпись Печать И.М.Петрова

05.06.2006

Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" включает краткие сведения об исполнении или, при наличии соответствующего документа, ссылку на его дату и номер, слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ.

Данная отметка заполняется исполнителем и подписывается руководителем подразделения организации, в котором исполнен документ, как правило, на оборотной стороне последнего листа документа;

31. отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)

Реквизит "Отметка о поступлении" располагается в нижней правой части первого листа документа. Включает наименование организации, индекс входящего документа и дату, при необходимости может дополняться указанием времени.

Реквизит "Отметка о переносе данных на машинный носитель" располагается на нижнем поле первого листа документа.

Реквизит "Отметка о переносе данных на машинный носитель" включает запись "Информация перенесена на машинный носитель", подпись лица, ответственного за перенос данных, и дату переноса.

1. Организационные документы

2. Распорядительные документы

3. Справочно-информационные документы

4. Документирование трудовой деятельности

5. Специфика подготовки и оформления ОРД с использованием компьютерных технологий

Организационные документы содержат положения, строго обязательные для исполнения, и фиксируют организацион­ные, контрольные функции управления, реализующие нор­мы административного права, являющиеся правовой осно­вой деятельности организации. С точки зрения срока дей­ствия они относятся к бессрочным, так как действуют до мо­мента их отмены и утверждения новых. Данные документы в обязательном порядке проходят процедуры согласования и утверждения, выполняемые уполномоченным на это орга­ном или руководителем.

К организационным документам относятся: устав орга­низации, положение об организации или о структурном под­разделении, инструкция на процесс (вид деятельности), должностная инструкция, правила организации деятельно­сти, структура и штатная численность, штатное расписание.

Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Уставы предприятий, учреждений, организаций утверждаются вышестоящими органами (министерствами, администрацией субъектов федерации), устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций.

Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (службы).

Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц. Инструктивный характер носят такие виды документов, как правила, регламенты и др.