Подготовка переговоров

Подготовительный этап ведения переговоров начинается с того момента, когда по договоренности вторая сторона принимает предложение о проведении деловых переговоров. От того, насколько тщательно будут подготовлены переговоры, зависит не только их результат, но и сам процесс: будут ли переговоры длительными конфликтными или они пройдут быстро, без срывов. Подготовка к переговорам ведется по двум направлениям: организационному и содержательному.

1. Организационная сторона подготовки переговоров:

· определение времени деловых переговоров выбирается, исходя из их прогнозируемой продолжительности;

· выбор места проведения деловых переговоров согласовывается между участниками. Перед встречей необходимо подготовить выбранное помещение на предмет создания комфортности и деловой обстановки;

· формирование количественного и качественного состава делегаций производится в соответствии с компетентностью сотрудников по рассматриваемым на переговорах вопросам.

Сбор и обработка информации выполняется в трех направлениях:

· по существу рассматриваемой проблемы;

· на базе данных о фирме, с которой планируется проведение переговоров (когда и кем была основана, в каких странах и с какими партнерами ведет дела, в каких сделках имела наибольший успех, сведения о финансовом положении, объеме операций и т.д.);

· информация о руководстве фирмы и о тех, с кем придется вести переговоры (где родились, какие учебные заведения заканчивали, основные этапы карьерного роста, состав семьи, хобби и т.д.).

Содержательная сторона подготовки переговоров.

На стадии проработки содержания деловых переговоров следует учитывать интересы участвующих сторон и необходимость достижения разумного соглашения. При подготовке к переговорам нельзя стремиться к односторонней выгоде. Заметив возможность подобного исхода, рекомендуется во время переговоров поставить в известность договаривающуюся сторону. В противном случае с выигравшей стороной могут прервать дальнейшее возможное сотрудничество.

Таким образом, соглашение, достигнутое в процессе деловых переговоров, должно отвечать законным интересам обеих сторон, справедливо регулировать конфронтацию интересов, являться долговременным и не испортить отношения между договаривающимися сторонами.

Основными направлениями деятельности второй стадии подготовительного этапа являются:

Постановка проблемы. При подготовке к деловым переговорам необходимо, прежде всего, определить круг вопросов, решение которых следует выносить на переговоры между заинтересованными сторонами. По некоторым рассматриваемым позициям целесообразно провести предварительные консультации между партнерами с уточнением деталей, которые могут оказать влияние на предстоящий переговорный процесс.

Определение интересов сторон. Интересы сторон – это ключевое понятие переговорного процесса. Стороны, вступая в переговоры, всегда имеют общие, собственные и непересекающиеся интересы.

Общие интересы сближают партнеров во время переговорного процесса и являются основой конструктивного решения.

Собственные интересы подразделяются на взаимоисключающие и дополнительные.

Взаимоисключающие интересы вступают в конфликт с интересами противоположной стороны (например, стороны претендуют на одну и ту же территорию).

Дополнительные интересы договаривающихся сторон вытекают из достигнутого соглашения (например, заключенный договор резко повысит рейтинг фирмы).

Непересекающиеся интересы – это такие интересы, реализация которых не затрагивает интересы другой стороны, т.е. конечной целью договаривающихся сторон являются разные приоритеты.

Поэтому при подготовке к деловым переговорам следует четко представлять, в чем совпадают, а в чем расходятся интересы договаривающихся сторон, какие интересы являются общими, какие – взаимоисключающими, а какие – непересекающимися. Неплохо владеть информацией и о дополнительных интересах партнера, что может явиться веским аргументом в процессе дискуссии.

Определение интересов сторон позволяет найти для решения проблемы дополнительные пути, которые требуют приложения меньших затрат и усилий. Такие пути могут быть определены как односторонне, так и в результате переговоров с партнерами.

Выработка общего подхода к деловым переговорам. Анализ интересов договаривающихся сторон позволяет найти общий подход к выработке решения, определить стратегию и тактику ведения деловых переговоров, и свою позицию на них.

В процессе анализа продумываются также возможные альтернативные решения проблемы с наименьшими потерями для каждой стороны.

Предварительно следует разработать возможные предложения, отвечающие тому или иному варианту решения, а также вескую аргументацию, обосновывающую предложенные варианты решения.

Составление необходимых документов и материалов. Обычно подготовительный этап завершается разработкой соответствующих документов и материалов. Эти документы будут служить на переговорах ориентирами, с которыми сверяется ход обсуждения, и вносятся необходимые изменения. Такими документами являются проекты соглашений, протоколов, договоров, резолюций, контрактов и т.д.

Для повышения эффективности подготовки переговоров, возможно, использовать следующие методы:

· проведение экономической, правовой или иной экспертизы;

· составление балансных листов (на листе бумаги записывают разные варианты решения, а против каждого из них – возможные позитивные и негативные последствия его принятия);

· проведение группового обсуждения отдельных вопросов переговоров по методу «мозгового штурма»;

· проведение деловых совещаний;

· проведение деловых игр;

· экспертный опрос по оценке вариантов решений;

· использование компьютерной техники для имитационного моделирования; выявления степени риска и неопределенности; выбора норм и процедур для принятия решений; оптимизации процесса принятия решений с использованием компьютера в качестве «третьей стороны».

Занимаясь подготовкой к переговорам, следует проанализировать возможность и целесообразность предварительных консультаций с партнёром. Консультации помогут выявить интересы партнёра, его видение проблемы и, в конечном счете, лучше сформулировать позицию. Предварительные встречи и консультации целесообразны в случае, если у партнёров нет достаточно чётких представлений друг о друге.