Тема 6: Робота з довідниками у програмі

План.

Мета: Навчитися працювати з документами програми, опанувати їх структуру та команди роботи з ними.

Тема 5: Введення нового документа

1. Вибір документа для введення

2. Редагування реквізитів документа

3. Таблична частина документа

4. Збереження документа

Вибір документа для введення може здійснюватися різними способами.

Введення з журналу. Якщо активним є вікно якого-небудь з існуючих у системі журналів документів, то для введення нового документа потрібно:

üнатиснути кнопку на панелі інструментів вікна журналу;

üнатиснути клавішу Ins;

üу головному меню програми відкрити меню Действия, у цьому меню

вибрати пункт Новый.

Якщо в журналі можуть відображатися документи декількох видів, на екран буде виданий запит для вибору виду документа. У цьому списку будуть видані найменування документів тільки тих видів, що можуть відображатися в поточному журналі.

Порада! Якщо в системі існує багато видів документів, і ви не пам'ятаєте, у якому журналі відображаються документи потрібного вам виду, – відкрийте повний журнал. Документи, введені в повний журнал, автоматично відображаються також і у всіх журналах,для яких це обумовлено конфігурацією.

У списку видів документів необхідно клавішами чи мишею вибрати найменування потрібного виду документів і натиснути кнопку ОК. Після цього на екран буде виданий діалог для заповнення реквізитів нового документа.

Якщо в журналі зберігаються документи тільки одного виду, список видів документів видаватися не буде. Відразу буде виданий діалог для заповнення реквізитів документа.

Введення з меню. Ваш інтерфейс може включати команди меню чи кнопки панелі інструментів, що можуть дозволяти відразу почати введення документа – без відкриття журналу, у якому зберігаються ці документи. Для цього варто вибрати відповідний пункт меню чи натиснути спеціально створену для цього кнопку на панелі інструментів.

Інформація про порядок уведення конкретних документів може знаходитися в загальному описі конфігурації. Щоб вивести опис на екран, варто вибрати пункт Общее описание у меню Помощь головного меню програми чи натиснути кнопку на панелі інструментів головного вікна програми.

При роботі в журналах операцій і проводок також існує можливість увести новий документ.

Редагування реквізитів документа

Зовнішній вигляд форми документа, його властивості, поводження керуючих елементів визначаються при настроюванні конфігурації задачі і, у загальному випадку, можуть бути найрізноманітнішими.

Якщо це обумовлено конфігурацією, форма документа, як і багато інших форм редагування даних, що набудовуються, може містити закладки. Такі керуючі елементи використовуються для форм документів, що містять велику кількість інформації, що редагується. У цьому випадку всі реквізити, що редагуються, згруповані на різних «сторінках», між якими можна переключатися, клацнувши мишею ту чи іншу закладку.

Якщо закладок багато, у правій частині рядка закладок форми з'являться кнопки, якими можна виконувати горизонтальне прокручування закладок.

У діалозі, як правило, заповнюються реквізити Номер, Дата, інші поля введення, що відповідають реквізитам документа, а також багатострічна частина документа, якщо вона є. Якщо це обумовлено конфігурацією, форма введення документа може перевіряти коректність і повноту введених даних. У випадку неправильного введення можуть з'являтися відповідні повідомлення.

Після того, як реквізити заповнені, для запису документа варто натиснути кнопку ОК чи подібну їй кнопку, призначену для збереження результатів редагування, чи закрити вікно діалогу натисканням кнопки закриття вікна , кнопки Отмена чи їй подібної. Після того, як на екран буде виданий запит про збереження змін, варто відповісти Так для запису документа, чи Ні — для відмовлення від запису.

Номер і дата документа

Практично будь-який документ має поля для введення дати і номера документа. Ці реквізити обов'язкові для заповнення, і програма не дозволить закінчити введення документа, якщо вони не заповнені.

Якщо при настроюванні конфігурації для документа встановлена ознака автоматичної нумерації, то поле для введення номера документа буде містити номер, автоматично сформований системою. Цей номер можна виправити, однак програма простежить, щоб зазначений вами номер не збігався з номерами документів цього ж виду, уже введених у систему.

Якщо це обумовлено конфігурацією, при введенні документа його номер буде перевірятися на унікальність за правилами, визначеним у конкретній конфігурації, і, якщо при збереженні документа система знайде порушення вимог унікальності, буде видане повідомлення Номер не уникальный!, тоді введений номер варто виправити.

Унікальність номерів документів може підтримуватися для документів даного виду в цілому, чи для документів, введених у межах визначеного інтервалу часу. Наприклад, може бути заборонено вводити протягом року накладні з однаковим номером. З іншої сторони, ті ж накладні за різні роки могли б мати однакові номери.

Унікальність номерів і правила їхнього автоматичного присвоєння можуть бути визначені єдиними для декількох видів документів.

Наприклад, це може бути наскрізна нумерація для прибуткових і видаткових накладних.

У конфігурації може бути заданий так званий префікс номера документа. Це приведе до того, що при введенні нового документа черговий номер буде запропонований не тільки виходячи з правил автоматичного присвоєння номерів, але і з визначеним префіксом. Проте, користувач може цілком відредагувати запропонований номер, включаючи його префіксну частину.

Система пропонує як дату документа робочу дату. встановлену в загальних параметрах (пункт Параметры меню Сервис головного меню програми). У загальному випадку робоча дата дорівнює поточній системній даті комп'ютера. Запропоновану системою дату можна змінити.

Додаткові реквізити

Редагування інших (додаткових) реквізитів документа може виконуватися різними способами в залежності від типу значення реквізиту, що визначається в конфігурації.

Таблична частина

Документ може містити табличну частину, у цьому випадку в діалозі для введення реквізитів документа буде присутня таблиця.

Для перегляду табличної частини використовуються загальні прийоми роботи з табличною частиною форми. Осередки таблиці документа є такими ж реквізитами, як і реквізити шапки, і їхнє уведення виконується відповідно до правил, викладеними вище. Однак робота з таблицею має деякі особливості.

Коректування осередку таблиці

Для коректування реквізиту табличної частини потрібно клавішами чи мишею вибрати осередок, що містить цей реквізит, і натиснути клавіші Shift+Enter. Осередок переключиться в режим редагування, тоді можна буде змінити значення реквізиту, що міститься в ньому. Для закінчення редагування осередку варто знову натиснути клавішу Епter.

Введення рядка

Перший рядок табличної частини вводиться автоматично, коли ви переходите в табличну частину, клацнувши на ній мишею. При цьому поточний осередок рядка автоматично переключається в режим редагування. Натискання клавіші Епter, після вказівки необхідного значення реквізиту, вимикає режим редагування поточного осередку і переводить курсор у наступний осередок (звичайно в сусідній). Коли значення введене в останній осередок рядка, натискання клавіші Епter вимикає режим редагування осередку. Для введення в табличну частину нового рядка варто натиснути клавішу Іns.

Звичайно колонка пропускається, якщо її значення обчислюється чи заповнюється автоматично. Але ви завжди можете повернутися до пропущеного стовпчика і відредагувати автоматично введене значення.

Для коректування реквізиту табличної частини варто вибрати цей реквізит клавішами чи мишею і натиснути клавіші Shift+Enter. Осередок переключиться в режим редагування, тоді можна буде змінити значення реквізиту. Для закінчення редагування варто натиснути клавішу Епіеr.

Видалення рядка

Для видалення рядка табличної частини варто вибратирядок клавішами чи мишею і натиснути:

üклавішу Del;

üчи кнопку на панелі інструментів вікна діалогу.

Увага! Видаленнярядка відбувається без додаткового попередження.

Копіювання рядка

Новий рядок у табличну частину можна ввести шляхом копіювання вже існуючого рядка. Для цього виконайте наступні дії:

üвиберіть клавішами чи мишею рядок, що буде служити зразком;

üнатисніть клавішу F9 чи кнопку на панелі інструментів вікна діалогу. У табличну частину буде доданий новий рядок, реквізити цього рядка будуть заповнені значеннями, скопійованими з реквізитів рядка-зразка.

Номери рядків

Крайній лівий стовпчик табличної частини діалогу містить номера рядків табличної частини. Рядки документа завжди упорядковані по номерах рядків. При введенні нового рядка в табличну частину йому автоматично присвоюється черговий порядковий номер.

Для документа в конфігурації може бути визначений один із двох варіантів роботи з номерами рядків табличної частини.

Перший варіант припускає можливість редагування номерів рядків. У таких документах автоматично сформований номер можна змінити при введенні нового рядка і надалі – у процесі редагування рядка.

Зауваження! Система не підтримує нульові номери рядків. При спробі ввести нульовий номер система не дозволить завершити редагування цього реквізиту табличної частини.

Можливість коректування номера рядка можна використовувати для примусового сортування рядків табличної частини документа в потрібному порядку. Якщо в результаті.видалення рядків табличної частини порушилася безперервність їхніх номерів, її можна відновити, вибравши пункт Обновить номера строк у меню Действия головного меню програми.

Другий варіант визначає автоматичну нумерацію рядків документа. Для таких документів номер рядка змінювати не можна. Номера рядків у таких документах завжди розташовуються строго послідовно і не мають пропусків.

Однак, для таких документів існує можливість пересувати рядки нагору і вниз. Для переміщення рядків використовуються пункти Перемостить вверх і Перемостить вниз меню Действия і кнопки панелі інструментів вікна документа. При переміщенні рядків номера рядків автоматично змінюються.

Вставка рядка

При введенні нового рядка в табличну частину документа він додається в кінець. Однак існує можливість уставити рядок у визначене місце табличної частини документа. Для цього потрібно помістити курсор на той рядок, перед яким ви хочете вставити новий рядок і вибрати пункт Вставить строку з меню Действия головного меню програми. Новому рядку буде привласнений номер того рядка, на якому стояв курсор. Після закінчення введення рядка інші рядки будуть зміщені вниз і відповідно перенумеровані.

Видалення (помітка на видалення) документів

Якщо це передбачається в конкретній конфігурації і якщо це визначено параметром Режим удаления объектов (пункт Параметры меню Сервис, закладка Общие)система підтримує зсилочну цілісність інформаційної бази. Це значить, що в цьому режимі не проводиться безпосереднє видалення таких об'єктів системи, як елементи довідника і документи, при цьому можливо лише установити помітку на видалення об'єкта, але не видалити його. Власне видалення об'єктів (зокрема, документів) виконується при виконанні відповідної сервісної процедури – пункт Удаление помеченных обьектов меню Операции, якщо ця операція доступна конкретному кінцевому користувачу.

У якому режимі – безпосереднього видалення чи пометки на видалення – працює система, легко визначити за назвою пункту меню Действия (відповідно Удалить чи Пометитьнаудаление).

Для помітки на видалення документа необхідно:

üвідкрити журнал, у якому відображаються документи потрібного виду. Це може бути повний журнал, у якому відображаються усі введені документи,чи який-небудь визначений журнал;

üпомістити курсор на рядок з документом, що видаляється;

üнатиснути клавішу Del чи натиснути кнопку на панелі інструментів вікна журналу, чи вибрати пункт Удалить у меню Действия головного меню програми.

Після відповіді Так на запит про видалення запису документ буде вилучений (позначений на видалення). Позначений на видалення документ позначається перекресленим значком у крайній лівій графі таблиці журналу.

Скасування помітки на видалення документа

Для скасування помітки на видалення документа відкрийте журнал, уякомувідображаються документи потрібного виду, помістіть курсор на рядок з раніше позначеним документом і:

üнатисніть клавішу Del;

üнатисніть мишею кнопку на панелі інструментів вікна журналу документів;

üвиберіть пункт «Отменить пометку на удаление» у меню Действия головного меню програми.

Після відповіді Так на запит про скасування помітки на видалення документ буде відновлений. Це буде відбито в зміні умовного значка в крайній лівій графі таблиці.

Введення документа на підставі

Система 1С:Підприємство має можливість копіювати інформацію з документа одного виду в документ іншого виду. У цьому випадку для введення нових документів можна використовувати механізм введення на підставі. Цей механізм дозволяє, наприклад, створити видаткову накладну, перенести в неї інформацію з раніше виписаного рахунка.

Для введення документа на підставі іншого документа потрібно при роботі в журналі установити курсор на документ-підставу і:

üнатиснути клавіші Аlt+F9;

üнатиснути кнопку на панелі інструментів вікна журналу;

üвибрати пункт Ввести на основании у меню Действия головного меню програми.

На екран буде виданий список видів документів. У ньому необхідно клавішами чи мишею вибрати найменування потрібного виду документів і натиснути кнопку ОК. Після цього на екран буде виданий діалог для введення нового документа обраного виду, у якому реквізити будуть заповнені інформацією, скопійованою з документа-підстави.

Новому документу привласнюється черговий порядковий номер. Як дата документа буде проставлена робоча дата, встановлена в загальних параметрах. У будь-якому випадку, запропоновані програмою номер і дату документа можна змінити.

Проведення документа

Проведенням документа називається дія, що виконує зміни інших даних системинапідставі інформації документа.

При натисканні кнопки форми документа, для якої визначене проведення документа (звичайно це кнопка ОК чи Провести ), на екран видається запит необхідності проведення документа:

Якщо на запит відповісти Так — документ буде проведений. У журналі документів проведений документ буде позначений у крайньому лівому стовпчику знаком .

Відповівши Ні на запит, ви можете відмовитися від проведення документа прямо зараз, а виконати проведення іншим часом.

Скасування проведення документів

Для того, щоб зробити документ не проведеним потрібно в меню Действияголовного меню програми вибрати функцію Создать документ не проведенным. Після підтвердження ознака проведеного документа зміниться.

При скасуванні проведення документа скасовуються всі дії, що він виконав у процесі проведення.

Не проведений документ можна відкоригувати, записати, провести (чи не проводити), а знак у крайньому лівому стовпчику журналу буде правильно відбивати поточний стан документа.

Операція і проводки документа

Документ бухгалтерського обліку в системі 1С: Підприємство може автоматично сформувати операцію і занести в неї необхідні проводки. Операція в документах може бути сформована вже при записі документа, а проводки — тільки в момент проведення.

При роботі в журналі документів і у формі документа існує можливість відкрити операцію поточного документа, відкрити журнал проводок для показу проводок поточного документа, а також виконати перехід у журнал операцій і журнал проводок по поточному документі.

Операція документа

Для того щоб відкрити операцію поточного документа, виконайте одну з наступних дій:

üнатисніть кнопку панелі інструментів вікна чи журналу форми документа;

üу головному меню програми відкрийте меню Действия, в цьому меню виберіть пункт Открытьоперацию.

При цьому відкривається форма операції, сформованої документом, на якому стояв курсор у журналі документів, чи який відкритий для перегляду і редагування.

Якщо в конфігурації було заборонене редагування вручну операцій документів, то операція буде відкрита тільки для перегляду. Якщо в поточного документа немає операції, дана дія буде недоступна