Порядок проведения инвентаризации

Порядок проведения и документального оформления инвента­ризации товарно-материальных ценностей регламентируется Мето­дическими указаниями по инвентаризации имущества и финансо­вых результатов. Организацию, проведение и контроль за проведением инвентаризации осуществляют две комиссии: постоянно действую­щая и рабочая.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвен­таризационных комиссий утверждает руководитель предприятия.

В состав постоянно действующей комиссии входят: руководитель организации или его заместитель (председатель комиссии); главные бухгалтеры; начальники структурных подразделений (служб); пред­ставители служб внутреннего аудита, независимых аудиторских ор­ганизаций.

Рабочая инвентаризационная комиссия, прежде чем приступить к проверке фактического наличия товарно-материальных ценностей, обязана: опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы; в организациях и структурах торговли и общественного питания снять остатки наличия денежных средств в кассах; установить вы­ручку текущего дня; проверить исправность всех весоизмеритель­ных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения; получить на момент инвентаризации последние реестры приходных и расходных документов или отчеты о движении материальных цен­ностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все при­ходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам) с указанием даты инвентаризации и подписи. Лица, ответственные за сохранность ценностей, делают в описи расписки о том, что к на­чалу инвентаризации все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию и поступившие под их ответственность ценности оп­риходованы, а выбывшие — списаны в расход. Аналогичные рас­писки берутся и у лиц, имеющих подотчетные суммы или доверен­ности на получение ценностей.

Затем все материальные ценности заблаговременно или в присут­ствии инвентаризационной комиссии должны быть сгруппированы рассортированы по наименованиям, сортам, размерам в определен­ном порядке, удобном для подсчета количества.

Товары, подготовленные к отправке согласно выписанным наря­дам, но не оплаченные и не вывезенные покупателями до инвента­ризации, должны быть распакованы и внесены в опись. Одновре­менно на всех экземплярах нарядов или других документов делается соответствующая отметка.

Проверка ценностей проводится при обязательном участии ма­териально-ответственных лиц. В исключительных случаях, когда перевешивание продукции может привести к ее порче (плодоовощ­ная продукция, хранящаяся навалом), перевешивание можно не проводить, а остатки брать из карточек количественного и количе­ственно-суммового учета, т.е. из данных бухгалтерского учета. Ре­зультаты в этом случае выводятся при зачистке продукции по окон­чании ее реализации.

Ценности, находящиеся в неповрежденной упаковке, т.е. в целых пронумерованных кипах, ящиках, бочках, проверяются по специ­фикации или маркировке на таре. По ценностям, которые при рас­паковке не могут подвергнуться порче или понижению качества, комиссия обязательно проводит выборочную проверку (не менее 10 %), делая об этом соответствующую отметку (оговорку) в описи. Если выборочной проверкой будут установлены расхождения между фактическим наличием и данными спецификации или маркировки, то рабочая комиссия обязана провести полную проверку наличия ценностей.

Определение массы (объема) ценностей, хранящихся навалом, до­пускается производить на основании обмеров (отвесов) и технических расчетов. При этом акты обмеров, ведомости отвесов подписываются членами комиссии и материально-ответственными лицами, а выве­ренный итог ведомостей вносят в опись. Следует заметить, что соль, как правило, перевешивается. Однако на складах, имеющих значи­тельные ее запасы, когда перевешивание затруднено, допускается определение количества по обмеру. Вместе с тем не реже одного раза в два года или при смене материально-ответственных лиц соль должна быть перевешена.

Данные о фактических остатках материальных ценностей записы­ваются в инвентаризационные описи (форма Инв-3) в двух или трех (при смене материально-ответственных лиц) экземплярах. Описи составляют отдельно по каждому материально-ответственному лицу или по месту хранения ценностей. Первый экземпляр заполняется материально-ответственным лицом, принимающим ценности. В про­цессе заполнения описи ведется взаимная сверка каждой страницы, в случае ошибки (расхождения) проводится проверка ценностей. Наименование ценностей и их количество показываются по но­менклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с ис­пользованием средств вычислительной техники, так и ручным спо­собом; чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. На каждой странице указывают прописью число поряд­ковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, вне зависимости от того, в каких едини­цах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны. Исправления в описях производятся корректурным спо­собом и подписываются всеми членами рабочей инвентаризацион­ной комиссии и материально-ответственными лицами. В описи не допускается оставлять незаполненные строки. На последних стра­ницах они прочеркиваются.

Описи подписываются всеми членами рабочей комиссии и материально-ответственными лицами. В конце описи материально ответственные лица дают расписку в том, что проверка ценностей проведена в их присутствии правильно, к комиссии претензий нет и перечисленные в описи ценности принимаются на ответственное хранение. В случае смены материально-ответственных лиц в инвен­таризационных описях лицо, принявшее ценности, расписывается в их получении, лицо, сдавшее ценности, — в Ил сдаче. Если инвен­таризация проводилась без материально-ответственных лиц (брига­дира), а также после стихийных бедствий, краж и ограблений, описи подписываются представителем административных органов, который включается в этих случаях в состав инвентаризационной комиссии.

Ценности, принятые (сданные) на ответственное хранение, оформ­ляются инвентаризационной описью (форма Инв-5), а находящие­ся в пути — актом инвентаризации (форма Инв-6).

Товарно-материальные ценности, поступившие во время проведения инвентаризации, заносятся в отдельную опись под наименованием «товарно-материальные ценности, поступившие во время инвента­ризации». Одновременно на приходном документе за подписью председателя рабочей инвентаризационной комиссии делается от­метка «после инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

В исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера предприятия в период проведения инвентаризации могут отпускаться ценности в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Они записываются' в отдельную опись «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время ин­вентаризации». В расходных документах делается отметка за подпи­сью председателя инвентаризационной комиссии. При этом в опись и акт инвентаризации включаются только те суммы, которые под­креплены документами, но находятся в пути с расчетными доку­ментами поставщика; по отгруженным — копиями предъявленных покупателям документов, а по документам с просроченной опла­той — с обязательным подтверждением учреждениями банка; по на­ходящимся на складах сторонних организаций — сохранными рас­писками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации. При выведении результатов инвентаризации пред­варительно должна быть произведена сверка сумм в этих описях с другими корреспондирующими счетами. При этом в описях кроме наименования ценностей приводятся наименования покупателя, поставщика, перерабатывающего предприятия, арендодателя или арендатора, дата отгрузки и выписки документов, их номера.

Во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом поме­щении, где проводится инвентаризация.

Проведение инвентаризации на предприятиях общественного пи­тания, где ведется количественно-суммовой учет, имеет некоторые особенности. Так, к моменту инвентаризации на производстве (кух­не) предприятий общественного питания могут оставаться необра­ботанное сырье, полуфабрикаты и готовые изделия. Там, где учет ценностей ведется в стоимостном выражении, остатки полуфабри­катов, готовых изделий включают в инвентаризационную опись по наименованию, количеству, учетной цене (без пересчета на сырье). В тех случаях, когда учет ценностей ведется в количественно-сум­мовом выражении и по данным инвентаризации на производстве требуется вывести результаты по наименованиям продуктов, возни­кает необходимость в пересчете остатков полуфабрикатов и готовых изделий в исходное сырье. Остатки полуфабрикатов и готовых изде­лий пересчитывают по нормам, предусмотренным при составлении калькуляции. Количество необработанных продуктов по наимено­ваниям суммируют с количеством сырья, находящегося в полуфаб­рикатах и готовых изделиях, и в описи проставляют общее количе­ство продуктов в производстве.

Кроме того, в заготовочных цехах по производству полуфабрикатов и в кондитерских цехах к моменту инвентаризации могут находиться остатки продукции, не прошедшей полной технологической обра­ботки. В этом случае следует взвесить (пересчитать) фактическое количество продуктов в незавершенном производстве и записать эти данные в расчет перевода продукции в необработанное сырье исходя из норм отходов и потерь сырья при его кулинарной обра­ботке. При последующем пересчете полуфабрикатов в необработан­ное сырье учитывается, на какой стадии технологической обработки произведено снятие остатков (очистка, обвалка, жиловка и т.д.). Нормы отходов берут в зависимости от степени обработки продук­тов по Сборнику рецептур.

Для наглядности расчетов приведем пример: 15 февраля при про­верке остатков ценностей в цехе производства полуфабрикатов ока­залось в наличии: 266 кг очищенного картофеля; 51,9 кг трески, на­резанной кусками. В соответствии со Сборником рецептур (табл. «Расчет расхода сырья, выхода полуфабрикатов и готовых изделий») нормы отходов при холодной обработке картофеля и овощей в пе­риод с 1 января по 1 марта составляют 30 %. Следовательно, масса необработанного картофеля будет равна 380 кг (266 ∙100 / (100 % — - 30 %)).

Для перевода нарезанной кусками рыбы в непереработанное сы­рье по раскладке находим, что норма массы брутто 132 г соответст­вует выходу полуфабриката массой нетто 91 г. Масса трески в необ­работанном виде будет равна 75,28 кг (51,9 ∙ 0,132 / 0,091).

Такие расчеты составляют в тех случаях, когда продукция, не прошедшая полной технологической обработки, изготовляется из однородного сырья. Однако в наличии могут оказаться полуфабри­каты (тесто, котлеты и др.), изготовленные из различного сырья. В этом случае количество необработанного сырья, использованного для производства полуфабрикатов, определяют по каждому его виду расчетным путем. Для этого фактическую массу всех полуфабрика­тов при определении необработанного сырья делят на сумму одного полуфабриката по норме выхода и полученное количество единиц умножают на нормы закладки отдельных видов сырья в соответст­вии с рецептурой (калькуляцией).

Пример. При инвентаризации материально-ответственным ли­цом предъявлен фарш из говядины массой 95,2 кг для бифштексов натуральных рубленых. По Сборнику рецептур масса каждого полу­фабриката составляет 66 г (говядина второго сорта — 57 г, сало сви­ное — 9 г). Расход сырья массой брутто в соответствии с рецептурой предусмотрен: говядины второго сорта — 77 г, сала свиного — 9 г Отсюда общее количество полуфабрикатов по норме составит 1442 шт. (95,2 / 0,066). Расход говядины будет 111 кг (0,077 ∙ 1442), сала сви­ного - 12,98 кг (0,009 - 1442).

Общее количество кулинарных изделий и полуфабрикатов (по наименованиям), а также данные пересчета их на сырье записывают в инвентаризационную опись.

Для ускорения инвентаризации товаров на складах и в магазинах целесообразно использовать товарные ярлыки, составляемые мате­риально-ответственными лицами на каждый вид товара. При пар­тионном учете вместо ярлыков применяются партионные (кипные) карты. В ярлыках указываются наименование, единица измерения, показатели качественной характеристики товаров (артикул, размер, рост, сорт и т.п.), цена, количество. Товарные ярлыки (кипные карты) проверяет председатель инвентаризационной комиссии или по его поручению члены комиссии. На ярлыке (партионной карте) ставят регистрационный (порядковый) номер. Ярлык (партионную карту) подписывают работник, продававший товар, председатель инвента­ризационной комиссии и материально-ответственное лицо. Затем его регистрируют в контрольной ведомости и передают работнику бухгалтерии или оператору вычислительной машины для включе­ния в инвентаризационную опись, которая печатается на вычисли­тельной машине.

Для повышения ответственности инвентаризационных комиссий за результаты и качество своей работы в организациях проводятся контрольные проверки инвентаризации. Они позволяют установить правильность включения в опись фактических остатков материаль­ных ценностей. Контрольными проверками охватывается не менее 10—15 % общего числа фактически проведенных инвентаризаций. План контрольной проверки составляется в организациях ежеквар­тально, а выполнение его контролируется в специальной книге учета. Контрольные проверки проводят по окончании инвентаризации, но обязательно до открытия склада, секции после инвентаризации. На имя лица, осуществляющего контрольную проверку, руководи­тель организации или главный бухгалтер выписывает распоряже­ние. Лицо, осуществляющее проверку, предъявляет распоряжение председателю инвентаризационной комиссии. Последний вручает проверяющему первый экземпляр описи и в присутствии комиссии производит подсчет (на выбор) в натуральном выражении остатков ценностей и сверяет их с записями в инвентаризационной описи. Результаты проверки оформляются актом. Он составляется в двух экземплярах — один вместе с описями инвентаризации сдают в бух­галтерию, второй хранится у материально-ответственного лица. В акте указывают наименование проверяемых ценностей, их количество по инвентаризационной описи и фактически оказавшихся при кон­трольной проверке. Одновременно с проверкой фактического нали­чия товаров проверяется правильность оформления инвентаризаци­онной описи, наличие виз на документах и отчетах.

Если при контрольной проверке не обнаружено расхождений между данными об остатках ценностей, отраженных в инвентариза­ционной описи, и фактическим их наличием, то склад, секция мо­жет быть открыта для работы. В случае выявления значительных расхождений с данными инвентаризационной описи назначается новый состав рабочей инвентаризационной комиссии для проведения повторной сплошной инвентаризации. Наряду с этим руководитель организации рассматривает вопрос об ответственности первого со­става рабочей инвентаризационной комиссии за допущенные нару­шения в проведении инвентаризации.