Вопрос 6 Отражение в бухгалтерском учете расчетов с подотчетными лицами и особенности налогообложения

Порядок представления авансового отчета

Порядок представления и составления авансового отчета утвержден приказом ГНАУ от 23.12.2010 г. № 996 (далее - Порядок № 996), который разработан во исполнение п.п. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 НКУ.

Согласно п. 5 Порядка № 996 авансовый отчет составляется подотчетным лицом в случае получения им денежных средств под отчет на предприятиях всех организационно-правовых форм или у самозанятого лица. Обращаем внимание, что данный порядок не содержит требований относительно представления авансового отчета физическому лицу - субъекту предпринимательской деятельности.

Авансовый отчет представляется в бухгалтерию предприятия до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором подотчетное лицо завершает командировку или выполнение отдельного поручения по доверенности предприятия, выдавшего денежные средства под отчет.

Если во время командировки подотчетное лицо получило наличные денежные средства с применением платежных карточек, то авансовый отчет таким подотчетным лицом представляется в бухгалтерию до окончания третьего банковского дня после завершения командировки.

Если командированное лицо использовало платежную карточку для проведения расчетов в безналичной форме, срок представления отчета может быть продлен работодателем от 10 до 20 банковских дней, но только в случае уважительной причины, а именно: выявления расхождений между соответствующими отчетными документами (п.п. 170.9.2, 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 НКУ и п. 2 Порядка № 996).

При наличии остатка неизрасходованных денежных средств, выданных под отчет, такая сумма возвращается в кассу предприятия или зачисляется на банковский счет лица, выдавшего под отчет денежные средства, до или во время представления авансового отчета.

Для учета расчетов с подотчетными лицами предусмотрен аналитический субсчет 372 "Расчеты с подотчетными лицами", который ведется отдельно по каждому подотчетному лицу. Выдача аванса под отчет осуществляется по дебету субсчета 372:

- через кассу предприятия (кредит субсчета 301 "Касса в национальной валюте" или 302 "Касса в иностранной валюте");

- или путем предоставления корпоративной карточки, на которую зачисляются оборотные денежные средства (кредит субсчета 313 "Прочие счета в банке в национальной валюте" или 314 "Прочие счета в банке в иностранной валюте").

На налоговый учет выдача денежных средств под отчет не влияет.

В налоговом учете отражается только непосредственно операция, осуществленная подотчетным лицом по заданию руководителя в рамках хозяйственной деятельности предприятия и подтвержденная соответствующими документами.

При этом в учете такая операция проводится по дате авансового отчета и классифицируется с учетом ее направленности.

Например, подотчетное лицо (заместитель директора) приказом руководителя было командировано в другой город для подписания договора. Понесенные в командировке расходы на основании утвержденного авансового отчета:

- в бухгалтерском учете списываются на расходы в зависимости от функций подразделения, в котором работает командируемый работник (в данном случае на счет 92 "Административные расходы", так как директор является работником административного аппарата);

- в налоговом учете командировочные расходы отражаются на основании п.п. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 НКУ.

Если подотчетным лицом приобретаются товары (сырье или материалы), то на основании первичных документов и по дате авансового отчета:

- в бухгалтерском учете такие товары (сырье или материалы) приходуются на соответствующий счет (счет 20 или 28);

- в налоговом учете их стоимость включается в состав расходов в соответствии с требованиями п. 138.6 ст. 138 НКУ, а сумма НДС включается в налоговый кредит на основании должным образом оформленной налоговой накладной (ст. 198 НКУ).

Счет 372 - активно-пассивный. Этот счет может иметь как Дт так и Кт сальдо.

Дебетовое сальдо по этому счету будет показывать сумму дебиторской задолженности подотчетных лиц перед предприятием, т.е. когда денежные авансы были выданы в подотчет и работники за них еще не отчитались,или такое сальдо может быть, когда работник отчитался, но у него остался остаток не возвращенный в кассу. При составлении отчета такое Дт сальдо необходимо показать в отчетной форме 1 “ Баланс” по стр. 210 “ Другая текущая Дт задолженность”

Кредитовое сальдо по этому счету будет отражать сумму кредиторской задолженности предприятия перед подотчетным лицом. В том случае, когда несвоевременно будет выплачен перерасход по предоставленному Отчету или когда работник съездит в командировку за свой счет, сдав при этом авансовый отчет, но деньги еще не получил. Такое сальдо отражается в Балансе в Пассиве по стр.610 “ Другие текущие обязательства”

На сумму выданных денежных авансов в подотчет в бухгалтерии на основании расходных кассовых ордеров делаются проводки:

1. Выдача из кассы ДС в национальной валюте:

Дт 372 Кт 301

2. Выдача из кассы ДС в иностранной валюте.

Дт 372 Кт 302

При списании израсходованных подотчетных сумм на основании предоставленных Отчетов в специальных графах Отчета могут быть выполнены следующие проводки:

1. При списании расходов по командировке работников основного производства:

Дт 23 Кт 372

2. При списании расходов по командировке работников аппарата управления цехов, участков:

Дт 91 Кт 372

3. При списании расходов по командировке работников заводоуправления и административного персонала всех других предприятий не имеющих цехового деления

Дт 92 Кт 372

4. При списании расходов по командировке работников сбыта, отдела снабжения, отдела маркетинга:

Дт 93 Кт 372

При списании расходов по командировкам в счетах гостиниц, в проездных билетах может быть налог на добавленную стоимость. На сумму НДС делается отдельная проводка:

Дт 6412 Кт 372

Называется в налоговом учете - налоговый кредит, на эту сумму предприятие имеет право уменьшить налоговые обязательства перед бюджетом по НДС(налогу на добавленную стоимость).