Вопрос 1 Суть понятия « подотчетные лица»

План

1. Суть понятия «подотчетные лица».

2. Порядок оформления и оплаты служебных командировок.

3. Порядок выдачи наличности под отчет

4. Сроки представления авансового отчета и возврата неиспользованных денежных средств.

5. Порядок составления, проверки, обработки отчетов об использовании денежных средств, предоставленных на командировку или под отчет

6. Отражение в бухгалтерском учете расчетов с подотчетными лицами и особенности налогообложения.

Нормативная база:

1. Положение №637 — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. №637.
2. Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59

На каждом предприятии могут быть такие расходы, которые невозможно оплатить по безналичному расчету с текущего счета в банке или наличными деньгами через кассу предприятия.

Это могут быть расходы связанные:

1. со служебными командировками работников предприятия;

2. с приобретением сырья, материалов, бензина, запчастей, с/х продуктов, скупкой стеклотары;

3. с хозяйственными нуждами предприятия (отправка почтой корреспонденции, подписка, оплата почтово-телеграфных услуг, оплата пошлины и сборов и т.д.)

4. Автотранспортные предприятия, которые осуществляют межобластные перевозки выдают деньги подотчет на оплату стоимости бензина или дизельного топлива, для закупки за пределами области.

Для оплаты таких расходов выдаются денежные авансы из кассы предприятия. Лица, которым выдаются денежные авансы на вышеперечисленные расходы, называются подотчетными.

Определение термина "подотчетное лицо" в действующем законодательстве отсутствует. Единственный документ, содержащий это понятие «Инструкция по учету средств, расчетов и других активов бюджетных учреждений» утвержденная приказом Госказначейства от 26.12.2003 г. № 242, действие которой распространяется исключительно на бюджетные организации.

Согласно этому документу подотчетное лицо - это работник учреждения, который получил под отчет средства для будущих расходов. При этом подотчетная сумма - это средства, выданные работнику учреждения на расходы, связанные со служебными командировками и/или на административно-хозяйственные расходы. Подчеркнем, что средства выдаются именно работнику.

Исходя из приведенных терминов, а также, принимая во внимание соответствующие нормы КЗоТ и п. 2.11 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637 (далее - Положение № 637), можно сделать вывод, что подотчетным лицом является работник предприятия, которому поручено выполнить определенное задание (покупка материальных ценностей, заказ (оплата) услуг, командировка и т. п.). На эти цели выдается определенная сумма денежных средств (аванс), за которую работник обязан отчитаться, представив в бухгалтерию предприятия документальное подтверждение потраченных средств, оформленное отчетом об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет (далее - авансовый отчет).

Таким образом, выдача предприятием наличных средств под отчет на осуществление расходов, связанных с хозяйственными нуждами предприятия и на командировку, возможна только физическому лицу - работнику, который находится в трудовых отношениях с таким предприятием. На это также указывает НБУ в письме от 21.12.2006 г. № 11-113/4734-13871.

Если же у предприятия возникает необходимость в выдаче денежных средств лицу, не находящемуся в трудовых отношениях с этим предприятием, в этих случаях можно поступать только в рамках гражданско-правового законодательства путем заключения, например, договора поручения. Такие правоотношения регулируются нормами ГКУ и условиями заключенного договора поручения и никакого отношения к подотчету не имеют.

Список лиц, имеющих право получать в кассе предприятия наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, утверждается руководителем предприятия (Приложение к Приказу об учетной политике и организации бухгалтерского учета на предприятии).

На хозяйственные, операционные цели и командировочные расходы под отчет выдаются наличные ДС на определенные цели и сроки.

Выдаваемая денежная наличность подотчет должна быть израсходована только на те цели, на которые была получена.

Подотчетное лицо, по истечении установленного срока, обязано предоставить отчет об использовании денежных средств по назначению и предъявить оправдательные документы, а также внести в кассу недоиспользованную сумму.