Бухгалтерский документ и его назначение. Понятие о первичных документах

Понятие о первичных документах

Первичный учет представляет собой единый, повторяющийся во времени, организованный процесс сбора, измерения, регистрации, накапливания, хранения информации, а в условиях автоматизации – ее передачи и первоначальной обработки. Это начальная стадия системного восприятия и регистрации отдельных операций, характеризующих хозяйственные процессы и явления, происходящие в организации. Его объектами являются: заготовление, приобретение и расходование материальных ресурсов, нормированное и отработанное время, выработка рабочих-сдельщиков, затраты на производство, движение полуфабрикатов и остатков незавершенного производства, объем выпуска продукции, ее отгрузка и реализация, расчеты с поставщиками и покупателями, банками, персоналом, бюджетом и внебюджетными органами, учредителями и т.д. Каждый хозяйственный факт, совершенный на предприятии, обязательно должен находить свое отражение в бу, а это возможно только при его документировании. На этой стадии учетной работы первоначальные сведения о хозяйственных процессах и явлениях, возникающих на участках, в цехах, и др. местах отражаются в первичных документах.

Документ (от латинского доказательство) – это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Документы являются основанием для отражения операций в бу, оперативного управления хозяйственной деятельностью, осуществления контрольных функций. Документ устанавливает ответственность отдельных исполнителей за выполненные ими операции. Учетные документы составляются, как правило, на типовых бланках утвержденных форм, которые содержат необходимые реквизиты.

Реквизиты – это показатели, приводимые в документах, которые необходимо заполнить данными совершившихся операций. Большое разнообразие хозяйственных операций вызывает необходимость в различных реквизитах. Однако есть реквизиты, без заполнения которых документ считается недействительным. Это его название, номер, дата и место совершения операции, содержание хозяйственной операции, измерители, подписи лиц, ответственных за совершение хоз. операций и оформление документа.

Все учетные документы классифицируются по разным признакам на 6 групп.

1 группа – по назначению (оправдательные, распорядительные, комбинированные и бухгалтерского оформления);

2 группа – по содержанию (первичные и сводные);

3 группа – по способу обработки (вручную и на машинах);

4 группа – по месту составления (внутренние и внешние);

5 группа – по охвату операций (накопительные и разовые);

6 группа – по количеству позиций (однострочные и многострочные).

Оправдательные документы составляют лица, ответственные за совершенную операцию; они несут ответственность за составление документа. Такими документами оформляются произведенные операции. Эти документы служат оправданием в расходовании или получении материальных ценностей. Документы должны обязательно подписываться руководителем. К ним относятся кассовые ордера, накладные, акты.

Распорядительные документы содержат распоряжение или приказ на совершение хозяйственной операции. К ним относят доверенность, чеки, приказы о выдаче подотчетных сумм и т.д.

Комбинированные документы представляют собой сочетание разных видов документов, например, распорядительных и оправдательных, т.е. они служат одновременно и распоряжением, и оправданием совершенной операции (расчетно-платежная ведомость на выплату з/п); или оправдательных и бухгалтерского оформления (авансовый отчет); распорядительных, оправдательных и бухгалтерского оформления (расходный кассовый ордер).

Документы бухгалтерского оформления создаются в бухгалтерии для подготовки учетных записей, их обобщения на основании распорядительных или оправдательных документов. Это бухгалтерские справки, расчеты накладных расходов, разработочные таблицы.

Первичные документы оформляются непосредственно в момент совершения хозяйственного факта или сразу после него путем его первоначальной регистрации, удостоверяющей содержание хоз. факта и то, что он имел место в действительности. К первичным документам относят кассовые приходные и расходные ордера, табели учета рабочего времени, счета-фактуры, накладные и т.д.

Сводные документы представляют собой сводку (обобщение) однородных данных нескольких первичных документов. К ним относятся отчет кассира, калькуляция. Сводные документы обеспечивают существенное сокращение количества учетных записей, т.о. сокращая трудоемкость учета.

Внутренние документы составляются непосредственно на предприятии.

Внешние документы поступают от контрагентов т.е. со стороны – из банков, от поставщиков, покупателей, налоговой инспекции. Эти документы составляются по типовым формам (выписки банка, накладные, счета-фактуры).

Накопительные документы оформляются постепенно, по мере совершения однородных операций. Учетные записи в таких документах производятся по истечении отчетного месяца общим итогом, что сокращает количество записей (лимитно-заборная карта, табель учета рабочего времени, наряды на сдельные работы).

Разовые документы оформляют каждую хоз. операцию и составляются в один прием (требование на отпуск материалов со склада).

В зависимости от количества позиций документы могут быть однострочными (кассовый ордер, требование) или многострочными (лимитно-заборная карта, ведомость на выплату з/п).

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме (стандарту). Под формой понимается состав и расположение реквизитов. Состав реквизитов определяется назначением документа и характером регистрируемых в нем операций. В зависимости от характера регистрируемых операций формы документов делятся на типовые и специализированные.

Типовыми называются документы, предназначенные для регистрации однородных, широко распространенных операций, которые имеют место во всех организациях или в их большинстве (кассовые ордера, табели, накладные).

К специализированным относятся формы документов, служащие для регистрации операций специализированного узкоотраслевого характера, имеющие место в отдельных группах организаций или отрасли. Например, карта закройщика и штамповочная карта – на обувных фабриках.