Инвентаризация имущества и обязательств

В хоз. практике не исключается возможность отклонений факт. наличия объектов имущества от данных бу на контрольную дату. Следствием таких отклонений являются излишки, недостачи, пересортицы, суммовые разницы по ТМЦ, излишки или недостачи ден. средств в кассе, ценных бумаг и денежных документов, занижение или завышение сальдо дебиторской или кредиторской задолженности по конкретным участникам расчетов. Причинами отклонений могут быть:

- превышение факт. недостач и потерь против установленных норм естественной убыли сырья, материалов, топлива, товаров, готовой продукции при их хранении, перевозке, безвозвратных отходов и потерь (например, при транспортировке сыпучих грузов);

- хищения, растраты, недостачи, умышленная порча и уничтожение оборотных запасов и внеоборотных активов;

- запущенность в аналитическом учете имущества и обязательств;

- различные искажения данных в документации, принятой к бу, ошибки в оценках имущества и в самих бухгалтерских проводках.

Существуют процессы, которые либо вообще не поддаются повседневному документированию (например, естественная убыль), либо данные первичных документов по тем или иным причинам искажаются (ошибки при оформлении и учете складских операций, злоупотребление, хищение, бесхозяйственность, потери при авариях и др. форс-мажорных ситуациях). Истинные данные о таких фактах могут быть выявлены только при инвентаризации.

Инвентаризация – это сверка документов бу с фактическим наличием ТМЦ на предприятии по местам их хранения, а также имущества, сданного в аренду, переработку, полученного от др. собственников. Инвентаризация является одним из наиболее доступных и действенных инструментов последующего контроля, т.е. контроля, реализуемого спустя определенное время после проведения бухгалтерских процедур, за достоверностью данных бу о наличии имущества и состоянии обязательств и средств в расчетах. Назначается процедура инвентаризации приказом руководителя предприятия, в котором указываются лица, входящие в инвентаризационную комиссию и дата начала ее работы. Начиная с этой даты и до окончания инвентаризации на предприятии запрещается любое перемещение материальных ценностей и имущества.

Порядок проведения инвентаризации, оформление ее результатов, оценки и списания отклонений на расходы или прибыль, или возмещение нанесенного ущерба за счет виновных лиц, регулируется Федеральным законом 129-ФЗ "О бу", статья 12, ПБУ по видам имущества и специальным нормативным документом.

В зависимости от объема проверок учетных данных инвентаризация м/б частичная, полная (генеральная), выборочная (локальная). Полная инвентаризация охватывает все хоз. средства. Частичная инвентаризация ограничена отдельными объектами хоз. средств. Она проводится для контроля за материально-ответственными лицами. Выборочные инвентаризации охватывают отдельные составляющие конкретного объекта хоз. средств (по одному номенклатурному).

Инвентаризация необходима для того, чтобы вовремя выявить ошибки в учете и проверить сохранность мат. ценностей у материальных лиц. Эти лица принимают непосредственное участие в инвентаризации, а по ее окончании подписывают инвентаризационный акт.

Инвентаризация материалов проводится путем подсчета, взвешивания, перемера, оценки их состояния. В ходе этой работы составляется инвентаризационная опись.

Фактическое наличие проверенных таким образом материальных ценностей сверяется с данными бу по документам, числящимся в бухгалтерии, т.е. сведения инвентаризационной описи, составленной в месте хранения МЦ, сличаются с записями на бухгалтерских счетах.

Для этого составляется сличительная ведомость, в которой по каждому из видов материалов приводится 2 графы:

-оказалось в наличии (количество и общая сумма);

-числится по данным учета (количество и сумма).

Как результат инвентаризации после сличения выделяются излишки (количество и сумма) и недостачи (количество и сумма) – для этого вводятся отдельные графы. Поэтому ведомость и получила название сличительной.Вид такой ведомости в различных производствах несколько отличается, но суть одна.

Аналогичным образом проводится инвентаризация основных средств, но форма инвентаризационной описи и сличительной ведомости несколько изменяется, т.к. объекты основных средств записываются в них по каждому инвентарному объекту.

При инвентаризации денежных средств подсчитывается их фактическое наличие в кассе, полученная сумма сверяется с данными бу. При этом все кассы предприятия закрываются и опечатываются на время проведения проверки, чтобы исключить передачу средств из кассы в кассу.

При инвентаризации расчетов производится их тщательная выверка (когда и по каким документам что именно получено или отдано и на какую сумму). Здесь работают со счетами-фактурами и др. первичными документами, т.к. именно они содержат необходимую информацию.

Проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях:

1. При передаче имущества в аренду, при выкупе, продаже, при преобразовании государственного и муниципального предприятия в АО или товарищество.

2. Перед составлением годовой бух. отчетности. Инвентаризация зданий, сооружений может производиться 1 раз в 2-3 года, а библиотечных фондов 1 раз в 5 лет. В районах Крайнего Севера инвентаризацию МПЗ проводят в период их наименьших остатков.

3. При смене материально-ответственного лица (на день приема и передачи дел).

4. При установлении фактов хищений и злоупотреблений, а также порчи ценностей.

5. В случае пожара или стихийных бедствий.

Выявленные при инвентаризации излишки приходуются и зачисляются в прибыль. Недостачи взыскиваются с виновных лиц. Если виновные не установлены или суд отказал в иске, то недостачи отражаются как издержки производства, обращения (в пределах норм естественной убыли) или убытки (если есть превышение нормы).