Способы проверки и исправления учетных записей

Классификация учетных регистров

Учетные регистры и записи

Учетные регистры – это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках их образования. Они служат для отражения хозяйственных операций на счетах бу. К учетным регистрам относятся отдельные листы, ведомости, журналы, книги, машинограммы, а также машинные ленты, диски, дискеты и другие машинные носители, в которых осуществляется группировка однородных данных для отражения на счетах бу.

В учетных регистрах информация, содержащаяся в первичных учетных документах, фиксируется, оценивается, накапливается и обобщается (систематизируется). Отражение хозяйственных операций в учетных регистрах является очень ответственным этапом учетной работы.

По материальной основе учетные регистры делятся на бумажные (книги, ведомости, машинограммы и карточки) и на безбумажные. Книги ведут для учета кассовых операций, покупок, продаж, обобщения всей учетной информации в Главной книге. Ведомости представляют собой отдельные листы. Данные из них заносятся в ж/о. Использование ведомостей дает возможность разделить учетную работу. Машинограммы получают при распечатке информации с компьютера. Они составляются как по синтетическим, так и по аналитическим счетам. Карточки применяются для аналитического учета основных средств, материалов, готовой продукции, нематериальных активов и группируются по определенным признакам. Карточки ведутся в пределах каждого синтетического счета.

По способу группировки учетные регистры делятся на хронологические и систематические. В хронологических учетных регистрах бухгалтерские записи производятся в хронологическом порядке их совершения и поступления (книга покупок, ведомость поступления денежных средств в кассу). В систематических бухгалтерских регистрах осуществляется группировка хозяйственных фактов по однородному содержанию в соответствии с определенными признаками. Записи составляются на бухг. счетах аналитического и синтетического учета (ведомость по учету затрат по видам продукции и предприятию в целом). Систематические и хронологические записи объединяются в одном учетном регистре – журнале-ордере. В комбинированных регистрах сочетаются признаки хронологической и систематической записи. Синхронистические регистры предназначены для отражения систематической или хронологической и систематической записей, имеющие многоколончатую форму.

По степени обобщения учетные регистры делятся на регистры синтетического и аналитического учета. В синтетических регистрах учет ведется общими итоговыми суммами на основании заранее сгруппированной информации только в денежном выражении с указанием корреспондирующих счетов без пояснительного текста. В аналитических регистрах записи выполняют подробно с пояснениями по каждому документу в отдельности или по группам однородных документов. В материальном учете учет ведут в натуральном и денежном выражении.

По назначению регистры делят на контокорректные, материальные и многографные. Контокорректные регистры предназначены для аналитического состояния расчетов предприятия с дебиторами и кредиторами. Информацию отражают в денежном выражении отдельно по дебету и кредиту, что позволяет видеть состояние расчетов после каждой совершаемой операции. Материальные регистры применяются для учета активов, выраженных в количественном выражении. Различают 2 вида материальных регистров: количественно-суммовые и количественно-сортовые. Количественно-суммовые регистры имеют колонки: приход, расход и остаток, каждая из этих колонок подразделяется на 2 (количество и сумма). В количественно-сортовом регистреинформация о движении ценностей представлена только в количественном измерении (карточка складского учета материалов). Многографные регистры содержат несколько колонок, предназначенных для отражения результата совершенных операций составляющими его суммами, и используются в основном для учета затрат (ж-о? 10).

Графление бухгалтерских регистров м/б параллельным, последовательным и смешанным. При параллельном графлении записи по дебету и кредиту располагаются на одной строке. В одностороннем регистре записи располагаются на одном развороте информационного носителя, где колонки для дебета и кредита помещаются либо справа от текста (неразделенный регистр), например, журнал регистрации хоз. операций, либо для дебета – слева, для кредита – справа (разделенный регистр (встречается редко)). Двухсторонний регистр имеет 2 страницы с одинаковым текстом: одна – для записей по дебету, другая – для записей по кредиту. В многоколончатом регистре информация отражается на одной странице, но значения показателей записывают в нескольких колонках для различных признаков (журнал-главная). При последовательном графлении в регистре сначала отражаются записи по дебету, а ниже – по кредиту. При ручном способе ведения учета такой регистр неудобен, т.к. неизвестно, сколько строк займут дебетовые записи. Регистр последовательного графления – баланс. При смешанном графлении в колонках располагают формулы проводок с указанием кодов счетов. Наличие записи в колонке указывает на принадлежность информации к дебету или кредиту счета.

Содержание учетных регистров, как и данные внутренней бухгалтерской отчетности, признано коммерческой тайной предприятия.

Совокупность учетных регистров определяют форму бу.

В практике бу применяется несколько способов проверки итогов записей. Контроль основан на взаимной системе увязки данных учетных регистров. Так, если регистр построен по принципу шахматной ведомости, общий итог по вертикали должен совпадать с общим итогом по горизонтали.

Для проверки полноты записей можно подсчитать итоговую сумму по регистру и сверить его с итогом по первичным документам.

Другой способ контроля – взаимосверка итоговых сумм в одних бухгалтерских регистрах с аналогичными суммами в других. Например, сумма по дту счета 50 в корреспонденции со счетом 51 проверяется вначале по ведомости 1 (дт 50), а затем по ж/о 2 (кт 51). Кроме того, обязательно проверяются данные аналитического и синтетического учета по каждому счету.

После всех проверок записей данные переносятся в Главную книгу, по данным которой составляется отчетность.

Обнаруженные ошибки подлежат исправлению специальными способами. Среди них наиболее распространены три способа: корректурный метод, дополнительная и сторнировочная записи.

Способ исправления ошибок зависит от момента их выявления и характера. Корректурный метод применяют в тех случаях, когда ошибка замечена в течение учетного периода до составления баланса, носит частный характер, т.е. приведена в одном из регистров или документов, и когда ее исправление не требует изменения указанной корреспонденции счетов. При этом исправления в документах или учетных регистрах производится путем зачеркивания или оговорок. Изменение частей текста путем удаления его частей недопустимо. Ошибочная запись суммы или текста зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было его прочитать. Затем вписывают правильную сумму и текст с указанием даты исправления и подписи лица, сделавшего его. В зависимости от исправления применяют 3 вида оговорок: "исправленному верить", "вписанному верить", "зачеркнутое не читать". Если документ составлен в нескольких экземплярах, исправления делают на каждом экземпляре.

Дополнительная и сторнировочная записи применяются в тех случаях, если ошибка выявлена после подведения итогов за учетный период, а также если ошибка повторяется в нескольких регистрах. В том случае, если корреспонденция счетов составлена верно, а стоимостная оценка занижена, делается дополнительная запись. Она имеет такую же корреспонденцию счетов, а сумма равна разнице между правильной и сделанной ранее. Например, стоимость отпущенных на производство материалов составила 100 т.р., проводка дана на 10 т.р., т.е. 20 – 10?10 т.р. При проверке обнаружена ошибка и сделана дополнительная запись 20 – 10?90 т.р.

Сторнировочная запись применяется при необходимости аннулировать частично или полностью ошибочную запись.

В первом случае устраняется превышение ошибочного показателя при правильной корреспонденции счетов. Например, стоимость отпущенных на производство материалов составила 10 т.р., проводка дана на 100 т.р., т.е. 20 – 10?100 т.р. При проверке ошибка обнаружена и дана сторнировочная проводка 20 – 10?(90). В российском учете сторнировочные суммы пишутся красным или обводятся квадратом, в западном учете – берутся в круглые скобки.

Во втором случае, когда ошибка допущена не только в стоимостном показателе, но и в самой корреспонденции счетов, необходимо сторнировочной записью полностью аннулировать ошибочную проводку и затем записать правильную. Например, на стоимость отпущенных в основное производство материалов на 100 т.р. вместо проводки 20 – 10 сделана проводка 23 – 10?100 т.р. Обнаруженная ошибка исправляется путем составления сторнировочной записи 23 – 10?(100) т.р. и составления правильной проводки 20 – 10?100 т.р.